淺談信息化條件下如何提高醫院的檔案管理水平

周西民

隨著信息科學和計算機的廣泛應用，醫院信息化建設已成為提升醫院管理水平，提高醫療服務質量的重要內容。因此在信息時代，加強醫院信息化建設，提升檔案管理水平，更好地服務于臨床和科研，成為了醫院提高服務水平的一項重要舉措。筆者在加強醫院信息化建設，提升檔案管理水平方面進行一些實踐和初步探索，下面就如何加強信息化建設，不斷提升檔案信息化管理水平談些個人的看法。

1 加強對“檔案信息化”的認識

檔案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 強化對“檔案的信息化管理”的認識

（一）檔案信息化管理的內涵：檔案信息化管理的內涵包括兩個方面：一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。

（二）檔案信息化管理的內容

1.數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入本文由收集整理計算機，以備處理。

2.工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

3.檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

3 醫院檔案信息化管理的重要性及必要性

（一）適應社會發展的需要：現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高，傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。

（二）提升檔案管理水平的需要：從總體上來看，醫院檔案管理現代化程度不高，有些單位還比較落后，這就需要不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的設備與技術，提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

（三）確保醫療事業可持續發展的需要：檔案信息化管理不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會大大提高工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

4 提高醫院的檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理水平高低、檔案服務質量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；有較強的應變能力。

（二）加大資金投入

醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃，包括整個硬件平臺和 網絡 基礎設置，如需要投入的設備就有 計算 機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些 電子 產品更新換代速度快，生命周短，其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

（三）強化領導意識

檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現，領導必須認識到只有在這種思想指導下，才會強化對檔案工作的領導和支持，才會給予硬件及軟件等方面的支持，醫院檔案管理者才有信心搞好檔案管理，所以，領導層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

（四）加強安全管理

隨著醫院信息化建設的深入，檔案信息系統的安全對醫院各項工作的正常運轉至關重要，一旦系統故障而又在短時間內難以恢復，將會嚴重影響患者的治療和正常的醫療秩序。同時檔案信息資源是醫院的核心機密，在實現信息資源共享的同時應保證信息資源的安全。根據《醫院信息系統基本功能規范》及信息化發展的需要，醫院要制定《網絡與信息安全應急處置預案》和《信息系統監管實施辦法》、《計算機網絡系統安全規則》、《電子打印病歷管理暫行規定》、《檔案安全管理工作規定》、《檔案安全應急處置預案》等多項管理規章制度，采取有效措施，確保醫院信息檔案安全。

1.建立信息安全管理小組。領導小組由醫院領導及相關部門負責人組成，并在信息科設專職系統管理員，在綜合檔案室設專職檔案系統管理員，各科室設兼職信息安全員，確保各項部門信息系統安全運轉。

2.加強網絡安全管理。一是內外網的物理隔離。加強醫務人員信息技術培訓以及規章制度的宣貫，同時定期和不定期對各終端工作站進行安全檢查。二是安裝網絡版殺毒軟件，定期查殺病毒否，對服務器及工作站操作系統及時升級。三是在數據庫自動備份的基礎上，實現異地備份，并建設數據庫同步復制系統，引進數據庫安全管理系統，確保信息數據庫的高可用性和高安全性。四是通過光纖專線與醫保中心、上級主管部門進行數據交換，并設立防火墻及入侵檢測系統，保證數據的安全。

3.認真落實應急預案。確保在特殊情況發生時，以最快時間進行數據及系統的恢復，減輕和消除突發事件造成的危害和影響，將各種損失降到最低程度，妥善處理系統故障期間患者就診和治療問題，維持正常的醫療秩序。

4.實施權限控制。醫院信息系統實施用戶權限、密碼管理，著手開展密碼加驗證卡雙重登錄驗證建設工作，加強用戶的安全性。并對關鍵操作進行日志記錄，加強監控管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制，引入 科學 實用的網絡安全應對策略，加強監控。

（五）做好檔案的開發利用

檔案信息資源的開發和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應用和交流的基礎，開發信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進行深加工，系統地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內容和更好的服務給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠程診、網絡傳遞、文件載體等，進行醫院檔案的電子化管理。電子檔案的優點是檢索方便、快捷，并適用于電子網絡的傳輸。電子網絡傳輸有傳統傳輸方式無法比擬的優勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時間內送達利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴大，易于保管。它的占用空間小，節省了大量的人力、物力和財力。以檔案信息的開發利用，帶動豐富檔案信息資料，實現檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫院建設與發展中得到持續、健康發展。

隨著信息化建設的深入，數字化設備的廣泛應用，信息管理系統涵蓋醫院管理各個領域，檔案管理信息化的深度和廣度不斷推進，成效突顯，如通過開發利用信息檔案，為醫院管理層提供實時動態信息，為管理調控和決策提供依據，方便決策層對各種管理和業務信息進行了實時監控、有效分析和科學決策；使繁復的臨床醫療工作提速，提高了管理調控的效率，促進了醫療質量的提升，讓患者和員工切實感受到檔案信息化帶來的便利。但檔案信息化管理任重道遠，需要我們不斷探索，不斷創新，不斷完善，才能緊跟時代發展的步伐。