淺議新形勢下煤炭企業檔案管理工作現狀及應對措施

侯貴青

【摘要】在新形勢下煤炭企業產業結構調整轉型過程中，對檔案管理工作提出了更高的要求，煤炭企業必須認識到檔案管理工作中的不足，檔案管理工作者如何積極探索出一條務實高效的檔案管理工作模式，全面提升檔案信息化建設水平，為煤炭企業服務成為檔案管理工作的重中之重。

【關鍵詞】新形勢；煤炭企業；檔案管理

煤炭企業檔案是企業在發展過程中形成重要信息資源，是企業各項工作活動的重要組成部分，對傳承企業文化、經濟利益、合法權利及全面發展具有不可替代的作用。傳統檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得檔案管理人員的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。完整的檔案是煤炭企業的一項基礎工作，不僅是煤炭企業發展的真實記錄和歷史憑證，而且是維護企業利益的必備條件，但是，在新形勢下煤炭企業檔案管理工作仍然存在著諸多問題，如何改善此種工作現狀，就成為檔案管理人員必須思考和探索的課題。

一、與時俱進，實現現代化管理

隨著企業發展，檔案數量和種類越來越繁雜，涉及的各類檔案越來越多。因此，只有實現檔案管理現代化，牢固樹立與時俱進思想，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

1、增強專業素養，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、掌握現代化管理技能，提高綜合能力。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3、利用現代化技術，提高檔案規整效率。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

二、健全檔案管理工作機制

1、牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此檔案管理論文內容要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

2、把好檔案材料的收集關。煤炭企業要結合自身的管理體制、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。

3、完善檔案管理制度。煤炭企業要建立起一套與企業自身相適應的科學、完整的檔案管理責任制度，強化領導責任和崗位責任，促進企業領導對檔案工作真正重視起來，并給予支持，使檔案工作從上到下形成一種檔案管理工作鏈，使檔案工作責任真正落到實處，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、保存、利用的程序化。如果責任不明確，條塊管理各行其是，勢必造成檔案的散失，就會給企業造成不必要的損失。

4、堅持統一管理、分級負責的工作原則。統一管理檔案有利于保證煤炭企業檔案的安全與完整，能有效防止資料的流失，有效提高檔案資源的開發利用。煤炭企業應逐步將檔案工作與生產經營管理制度、工作程序以及有關人員的崗位責任結合起來，形成煤炭企業檔案自我約束、自我完善的管理體制。既要按照檔案集中統一管理、分級負責原則，做到檔案的安全性和完整性，又要把檔案工作納入煤炭企業發展規劃和生產經營、目標管理當中，有效地促進煤炭企業檔案工作整體水平的提高。

5、認真做好檔案監交管理。檔案監交管理對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此檔案管理人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

三、樹立檔案工作發展新理念

煤炭企業領導及檔案管理人員要樹立檔案工作發展新理念，充分認識檔案在企業發展中的主導作用。要積極拓展檔案利用渠道，改善基礎設施，不斷擴大檔案管理工作的發展空間。檔案雖然不是商品，不直接為本企業創造經濟效益，但檔案的服務、信息具有間接性價值。因此，煤炭企業要有把檔案工作和其它工作同步發展的理念，使煤炭企業的檔案工作更好的為本行業和社會服務。

四、加強檔案人員綜合能力的培養

檔案管理工作是一項業務性很強的工作，具有較強的專業性和延續性，檔案管理人員綜合素質的高低也直接影響著檔案管理工作的好壞，因為檔案管理工作是由檔案、必要的物質條件和專業人員三個要素組成的，人是做好檔案工作的首要前提，也是其中最主要、最活躍的因素，所以，煤炭企業領導要從提高檔案部門的地位和管理水平出發，重視檔案人員培養，穩定檔案管理人員工作崗位，采取形式多樣的培訓形式，著力打造出一支業務精通、敬業奉獻、高素質、適應檔案信息化管理技能結構合理的管理人才群體，使煤炭企業檔案工作走上良性發展軌道。

五、結束語

煤炭企業在產業結構調整，經濟轉型和激烈的市場競爭中，既要抓住機遇、更新觀念，更要內強素質、實事求是把檔案管理工作重點放在煤炭企業發展對檔案的需求上來。要利用多種渠道宣傳檔案資源信息，積極主動的在實踐中探索出煤炭企業檔案工作新思路，逐步建立和完善檔案管理工作體制和檔案管理工作制度，積極培養出一支檔案信息化管理技能人才，為煤炭企業檔案管理工作的健康發展奠定堅實基礎，使煤炭企業檔案在健康發展中發揮出應有作用。