檔案管理計算機化的問題與相關方法

白 峰

南陽醫學高等專科學校，河南南陽 473000

檔案管理計算機化的問題與相關方法

白 峰

南陽醫學高等專科學校，河南南陽 473000

當今社會隨著科學信息技術的不斷發展，檔案管理計算機化逐漸地替代了傳統的人工檔案管理模式。對高校而言，檔案管理部門建立統一化的計算機形式的檔案管理，提高檔案管理水平，促進檔案管理系統化、科學化、規范化發展已經是當前高校檔案管理的發展趨向。然而在實際的檔案管理計算機化的建立過程中卻出現很多問題，需要檔案管理人員采取相應措施。本文就以檔案管理計算機化的問題與相關方法為研究課題，系統地進行闡述和研究。

檔案管理；計算機化；問題和方法

計算機網絡的發展給現代人們的生活方式帶來了巨大的轉變，檔案管理的計算機化已經是當代檔案管理的趨勢，并且隨著科學技術的推動，檔案管理計算機化已日漸完善。然而，在高校的檔案管理計算機化中還是存在一些問題因素，例如校內學生檔案電子文檔的統一性及真實性，以及電子檔案的法律效力不明確性等問題。此外，高校的檔案管理人員的計算機技術的專業知識和管理經驗存在嚴重的缺乏。所以，應該加強對高校檔案管理計算機化的建設工作，積極解決檔案管理計算機化中存在的問題，推動檔案管理計算機化的高效穩定發展已經是當下高校檔案管理現代化的必然要求。

1 檔案管理計算機化的優點

1.1 檔案管理檢索快捷

計算機化的檔案檢索比較方便快捷，只需要檔案管理人員輸入檔案檢索的主題詞就可以找到所需要的結果。因為檔案管理部門大部分都是按照學生年級或是專業進行分類管理，因此在主題檢索的過程中檔案管理人員就可以設置一些主題詞進行限制，這樣一來就能大大地檢索速度。

1.2 便于檔案的管理

采用檔案管理計算機化、網絡化形式的管理，管理人員就可以利用計算機網絡將不同類型的檔案文件進行分門別類式的管理，并且為其設置專屬的代碼編號，不僅有利于檔案的歸檔統計還能提高檔案管理人員的整理、編制速度。

1.3 利于檔案資源的優化整合

利用計算機化的檔案管理能實現最大限度的網絡化管理以及檔案信息的收集工作。一方面檔案管理人員可以借助于計算機實現最大限度的資料收集、錄入工作；另一方面，管理人員可以建立一套完善的檔案管理規章制度，提升檔案文獻的利用效率。此外，管理人員借助于計算機網絡技術還能夠大大提升檔案資源的優化整合，為社會提供更加便捷、高效的服務，充分地發揮檔案管理的經濟效益和社會效益[1]。

2 檔案管理計算機化的問題

2.1 檔案管理工作人員的思維僵化

長期以來，傳統的檔案管理模式已深深地植入檔案管理人員的腦海里。檔案管理人員容易形成固定的檔案管理模式，對檔案管理計算機化的認知方面還存在很多不到位的地方。具體表現為，很多高校都已建立了檔案管理計算機化，但是檔案文件還是傳統的紙質文件并沒有轉化成電子檔案。由于現在檔案管理計算機化是一個紙質檔案向電子檔案轉化的一個重要時期，這就需要高校的檔案管理人員兼顧電子檔案和紙質檔案的共同管理。然而，在實際的管理中因為紙質檔案文件數目過于龐大，需要耗費大量的人力、物力，加之檔案管理人員數量有限，從而導致紙質檔案管理文件混亂或是缺失[2]。

2.2 檔案管理人員缺乏計算機方面的專業知識和技能

現代化的檔案管理需要檔案工作者采用計算機信息技術，進行檔案的收集、錄入、保存、傳輸與共享等，從而使檔案管理達到無紙化、數字化、網絡化、社會化，從而發揮出檔案的最大利用價值。然而在高校檔案管理工作中，由于檔案管理人員計算機專業技能的缺失，在實際工作中他們仍然還是采用傳統的紙質檔案管理方式，檔案管理計算機化無法有效地落實到實踐中，造成學校檔案管理模式和管理方法滯后，在一定程度上成為阻礙了高校檔案事業的發展。

2.3 計算機化的檔案管理平臺不夠完善

檔案管理的計算機化，不僅需要檔案管理人員將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案，還需要建立一個完善的檔案管理計算機平臺，從而方便檔案管理的檢索和查閱以及補充。此外， 檔案管理采用計算機化雖然減少了檔案管理人員對檔案資源的優化整合時間，但卻容易出現檔案管理的安全問題。例如，一些黑客人員攻擊校內的網站平臺的過程中很容易對聯網的電子檔案進行竊取和篡改，這就造成檔案核對環節的資料錯誤和缺失，并且因為是外界因素的干擾造成檔案文件的缺失，所以責任人方面難以確認[3]。

3 檔案管理計算機化存在問題的相關方法

3.1 檔案信息化管理平臺的搭建

檔案信息化管理平臺的搭建是保障檔案管理實現計算機化的根本保障。該平臺主要包括：應用基礎設施平臺、檔案信息資源整合交換平臺、檔案信息資源中心、檔案管理應用支撐平臺以及檔案管理應用平臺。并根據以上檔案管理平臺的主要作用，安排專業的人員進行管理，并且平臺之間具有一定的關聯性，這樣也是保障信息化管理平臺之間資源的共享[4]。

此外，這五個信息平臺的搭建應建立一個統一的檔案管理規章制度進行優化管理，以保障各個信息化平臺之間的統一性。并選用一些熟知學校檔案資源，并具有計算機專業知識和技能的人員來從事學校的檔案管理工作，以保障檔案管理信息化平臺得到最大限度地發展，真正意義上實現檔案管理的計算機化。

3.2 提升檔案管理計算機技術水平

高校檔案管理計算機化的基礎工作是硬件設備的完善。包括：檔案信息采集設備、檔案信息存儲設備、檔案綜合管理系統軟件，實現檔案信息的管理與利用功能。

其次是提升檔案管理人員信息化的建設和管理水平。實行檔案管理計算化過程就是，把紙質文件經掃描儀或電子文件形成數字化信息，實現檢索目錄信息化、庫房管理信息化以及管理業務信息化等，改變了檔案管理模式，提高了檔案管理水平。

最后還需要提升檔案管理計算機技術水平，這是實現檔案管理計算機化的技術保障。檔案管理的計算機水平的提升主要是從計算機技術的安全性和檔案管理的整合技術的提升。計算機技術安全性的提升，就是要做好檔案管理的保密工作，一方面設置防火墻和密碼等設施，防止外來隱患因素的干擾，另一方面，優化現有的計算機檔案管理的安全性能，尤其是檢索、查閱時的安全性，避免外來因素對檔案信息的篡改[5]。

4 結論

綜上所述，通過對檔案管理計算機化的問題與相關方法的探究，可以得知，如今檔案管理正處于傳統模式到計算機化管理的轉變。在現實工作中，高校檔案管理上還是存在一定的問題，例如技術設備的限制、檔案管理制度的不完善和技術人員的缺乏等，因此若要在根本上解決這些問題隱患，應該從計算機化本身出發，搭建檔案信息化管理平臺提升計算機技術水平，才能真正實現檔案管理的優化發展。

[1]李秀云，李莉，段慧，等.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫刊，2014（10）：101-102，104.

[2]王方芳.淺談會計電算化檔案管理[J].科學中國人，2015（7）：11.

[3]高宇靜.電子文件檔案化管理分析[J].企業改革與管理，2015（8）：36.

[4]譚曉冬.探討現階段的信息化檔案管理[J].大科技，2014（15）：3-4.

[5]閆懷康.淺析信息化時代下檔案管理的創新與發展[J].華章，2014（28）：350.

TP3

A

1674-6708（2015）144-0034-01