信息化數據在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工貿技師學院職業訓練處,湖南株洲,412000）

信息化數據在管理工作中的重要作用

曹 筇

（湖南工貿技師學院職業訓練處,湖南株洲,412000）

在全球教育改革朝著以教育信息化引領教育現代化的今天，以數字化校園建設為主要內容的教育信息化成為學校教育現代化的重要標志之一，而辦公信息化是教育現代化的重要組成部分。通過生成的數據和網絡，辦公信息化有促進管理現代化，對業務流程進行優化創新，實現精細化管理，有效降低成本，提高工作效率的作用。

信息化；數據

1 辦公信息化數據在工作中的現狀與分析

1.1 學院這幾年的辦公信息化建設主要是在硬件方面的投入，軟件方面只做了嘗試，沒有大范圍推廣

從應用效果看，學院內部通過網絡化溝通和信息共享，較之過去辦公效率大有提高

1.1.1 各部門及系部的歸檔資料數據只是在內部儲存，且當其他部門要調用一些學院共享數據（如招生簡章，各類圖紙，公共教案等）只能通過qq，或者u盤，學院網站下載等方式達到目的。信息化數據的利用率極低，且受制于網絡是否和外網相連。部門相互之間的數據無法自由共享，導致學院項目工作效率不高。

1.1.2 沒有對歸檔的共享數據進行過統一規范，只有各部門各系部做數據的管理人員才知道所需具體數據，而一般項目需要數據的時候只能通過他們獲取。

1.2 造成上述問題的原因主要

1.2.1 思想認識問題。

傳統的數據統計工作是以紙質文件為主要工作對象，而自從計算機應用于我們的工作中后，數據的載體---電子文件以其獨特的優勢正逐步的取代以往的紙質文件。它具有操作方便，自動分類組合，檢索快捷，節省儲存空間等無可比擬的優勢,要發揮這些優勢就必須不斷的學習新的知識。但是學院現在還有不少人認為，辦公信息化只是把數據錄到電腦里去，只要會操作辦公軟件，需要數據的時候直接調用就夠了。

1.2.2 管理滯后，信息化數據資料的統一匯總沒有規范。

我認為我院對數據文檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對文檔數據歸檔進行規范化管理的規章制度。實事上生成的數據需要整理歸類，并由管理人員進行數據的編輯和匯總。如果學院要進行精細化管理，那么它就成了一個比較復雜的文檔。因為它能直接體現任何時間任何人在做的任何事情，而不是不是做了一個表就存一個表那么簡單。一旦需要各部門聯動做一件事情的時候，通過網絡發幾個統計數據是沒有任何含義的，因為它不能體現數據的出處，也不能保證數據的完整性，一旦出現錯誤只能增加工作量和降低工作效率。

1.2.3 對現有的信息化設備利用率不夠

辦公信息化的設備不光只包含了計算機，打印機和網絡，還應包括各種能提升工作效率的軟件，軟件只能靠負責具體事務的工作人員來摸索，或者通過相互交流獲取。這都是需要付出時間才能得到的。我學院服務器上能下載的數據非常少，部門數據和共享數據幾乎沒有，從而浪費了網絡空間。而內部網絡結構劃分不合理，導致我院辦公信息化只能依靠外網來進行。信息化軟件（oa系統）推廣也不夠利用率不高。

1.2.4 沒有專人負責信息化硬件設施設備維護

2 對學院信息化管理的一些建議

2.1 制定相應制度，保證各部門各科室的數據統一性和完整性。

2.2 學院在局域網內部設立一個共享的文件服務器，以部門名字冠名，專門存儲各部門或者老師需要查閱的數據。當需要做項目文件時，根據項目在文件服務器中設立文件夾，做項目時，將相關數據放入其中，各部門各系部必須有專人配合完成。一年做一次就可以。

2.3 各部門各系部必須要專人來負責本部門工作過程中所產生的基礎數據，做好基礎數據的儲存、整理和上傳工作（如圖1）。

3 項目信息化數據管理的實施，以職訓處中小園區企業技能提升培訓項目為例

3.1 培訓前期

3.1.1 參培公司提供參培人員信息（身份證復印件，相片，報名表，勞動合同復印件，財務憑證復印件）。

3.1.2 職訓處此項目負責人根據參培人員名單制作開班備案表（其中包括參培人員名冊，企業合作協議，培訓老師資質復印件）

3.1.3 項目負責人準備各種要用的電子表打印出來，并發給處長及各位同事（理論與實操的考勤表，按照開班和考試時間制作個人項目任務時間表，項目任務完成表）

3.2 項目實施中期

3.2.1 項目負責人按照個人項目任務時間表嚴格填寫各種表。通過手機軟件根據每個人的個人項目任務時間表確認項目進程，及時提醒未完成工作任務。

3.3 項目后期

3.3.1 組織考試，拿到考證合格人員名單后，與參培人員信息進行合并，確認人數和補貼金額并制成電子表格。

3.3.2 各種紙質檔案通過高拍儀以圖片形式錄入電腦

圖1

圖2

3.3.3 做好合格證復印件，培訓證書及其他相關資料，做好報賬資料。

3.3.4 打印成冊。

3.4 項目總結：該項目是職訓處每年的工作任務之一

項目圖表示列如圖2：

在項目前期，到企業去收集資料做的方法可以通過高拍儀和身份證讀卡器電子儲存資料也可以用紙質文檔。如果是用紙質文檔，則在項目后期需要大量的排序復制。而在培訓老師資質復印件是每年必備的，學院很多項目都需要，所以此類型資料也可作為學院的共享資料。

在項目的中期，需要系部安排教室，職訓處要與教學團隊合作，參與培訓人員的教學管理。此項目因需要系部支持，所以在項目開始之前還需與系部開會商討具體事項。

項目的后期做資料時，由于參培人數比較多，且留底資料平均一個人需要至少12張A4的紙，因此光這一項消耗的紙張都是幾萬張以上。加之政策原因導致最后完成項目報賬的時間非常少。如果用復印機，不光耗時，還需要加班，或者需要學生來幫忙整理資料。而且整理復印出來的紙質文件也容易出錯。如果將所有文檔以電子數據方式儲存，在打印之初只需要調整好順序后打印一套，再去復印就不容易出錯。這樣做能起到節約資源、提高工作效率減少加班、永久保存的作用。而處室負責人可通過部門共享文件中的項目任務完成表來了解團隊每個人的工作任務完成情況，也可在項目實施的過程中根據完成任務的進度不同，進行精細化管理。

綜上所述，通過辦公信息化手段，既明確每個人的工作任務，實時跟蹤項目及其進程。又可對項目的流程進行優化，減輕工作負擔。而數據的篩選和整理又將所做項目的流程和結果晰毛辨發的保存下來，讓第一次看到數據的人也能做到爛若披掌。

通過數據來了解項目或者進行決策，已經成為衡量現代信息化管理的重要手段。數據就是信息化的核心，因為只有做好基礎數據的收集、整理，才能確保學院信息化建設的成功；只有做好基礎數據的維護、修繕，才能發揮信息系統的價值；只有做好數據的展現、挖掘，才能體現信息化的決策支持作用。

[1] 喻華 -《現代企業教育》2013年 第二期

[2] CIO的智慧：企業信息化管理的最佳實踐[美] Phillip Laplante，[美] Thomas Costello 著；栗霞，宋藝，王玉玲 譯 2013年

[3] 大數據時代[英] 維克托?邁爾-舍恩伯格，[英]肯尼思?庫克耶 著；盛楊燕，周濤 譯 2013年

The important function of information data in management work

Cao Qiong
（Hunan Institute of industry and trade technician vocational training department,Zhuzhou Hunan,412000)

In the global education reform toward leading the modernization of education in education informationization today,in the construction of digital campus is the main content of the education information become one of the important symbol of the modernization of school education,and the office of information is an important part of the modernization of education.The generated data and network,the office of information technology is to promote the modernization of management,optimize the innovation of business process,the realization of the refinement of management,effectively reduce the cost and improve work efficiency.

information;data