整理單位工程竣工材料時需要注意的事項

遲英嬌

竣工材料的整理對后期資料的歸檔工作具有非常重要的作用，檔案是對工程的全面反映和文字記錄，檔案在歸檔前統(tǒng)稱為資料或材料，一個系統(tǒng)的工程從開工到竣工的一系列資料都是由相關(guān)資料人員在施工現(xiàn)場完成收集整理工作的，資料收集整理應(yīng)堅持及時、準(zhǔn)確、全面的原則，下面以煤炭行業(yè)單位工程為例簡述幾點單位工程材料整理時需要注意的事項：

1.資料人員應(yīng)熟知《煤炭建設(shè)工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)要求，建設(shè)項目開、竣工報告、檢驗批、實驗記錄等各項目的資料填寫要求、注意事項在《煤炭建設(shè)工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)》中都有明確的規(guī)定，資料人員在驗收各階段資料填寫、整理是否規(guī)范時，應(yīng)認(rèn)真參考相關(guān)書籍。

2.竣工材料是對施工現(xiàn)場的真實反應(yīng)，竣工材料須真實可靠，因此在竣工材料中嚴(yán)禁出現(xiàn)代簽字現(xiàn)象，所有簽字必須是本人完成，如果發(fā)現(xiàn)有代簽字，所有資料應(yīng)不予審核、接收，應(yīng)扣除監(jiān)理、施工單位適當(dāng)?shù)馁Y料保證金，并對建設(shè)單位相關(guān)審核人進行相應(yīng)處罰。

3.為保證資料的持久性，單位工程竣工資料中不得出現(xiàn)純藍墨水、圓珠筆等不耐久字跡，如有的檢驗報告確系藍筆簽名或是藍色復(fù)印件，應(yīng)在編好頁后將其復(fù)印一份（附后）一并存檔。

4.單位工程竣工材料原則上不得出現(xiàn)復(fù)印件，但由于有些廠商一批材料只能提供一套檢驗報告原件，有些原材料檢驗報告極個別確系復(fù)印件時，應(yīng)在復(fù)印件上注明，超過1/6的復(fù)印件，將不予接收。

資料員在整理資料時應(yīng)注意，各項材料的合格證必須是原件，在有些特定領(lǐng)域使用的原材料應(yīng)按要求提供煤礦安全標(biāo)識，合格證中不得出現(xiàn)復(fù)印件或是彩色打印件。

合格證需單獨貼在A4幅面的白紙上，同一類型的材料集中粘貼，如有鐵制或是材制較硬無法粘貼的合格證，需裝入信封中，并標(biāo)注商品品名及卷內(nèi)順序號。

5.頁號的編寫應(yīng)注意：案卷內(nèi)以每份材料為單位，從“1”起順序編寫流水號，有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號，需使用鉛筆編寫頁碼，編寫時須保證清晰可見，掃描時能看清頁碼。

頁號編寫的位置：單面書寫的材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號，圖紙頁號編寫在圖紙標(biāo)題欄外面。

6.檔號章應(yīng)嚴(yán)格按照科技檔案案卷構(gòu)成要求，蓋在每件材料首頁的右上角處，并填寫序號（即每件材料的在案卷中的順序號）。

檔號章的規(guī)格大?。?/p>

（單位：毫米 ? 比例 ?1：2）

7.資料人員在整理竣工圖時，應(yīng)注意在竣工圖編制完成后，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)折疊圖紙（A4幅面），并將標(biāo)題欄外翻。并在圖紙正面右下角的標(biāo)題欄上方空白處加蓋“竣工圖”章，如圖面已滿，可蓋在圖紙背面——標(biāo)題欄外翻上方。

無論蓋何種章，都應(yīng)蓋端正，不得蓋反、蓋倒，并要求印章清晰、完整，保證案卷的美觀和清潔。

竣工圖章的規(guī)格大?。?/p>

（單位：毫米）

8.案卷材料的裝訂：由于各地方的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，有裝訂成冊的，也有按“件”裝訂，各內(nèi)頁按一定方式對齊，一般采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對齊，10頁以下的材料可用縫紉機軋邊的方式，過厚的材料裝訂時要用白色棉線在卷面左邊1厘米處，上下四等分打三孔豎向裝訂，結(jié)頭位于背面?？⒐D不用裝訂，采用風(fēng)琴式折疊法裝入檔案盒。

9.資料整理齊全一套后，在不加蓋檔號章的情況下，即可復(fù)印，作為復(fù)印件歸檔，后一并加蓋檔號章。

10.資料歸檔時應(yīng)注意嚴(yán)格按照資料交接程序辦理相關(guān)交接手續(xù)，在交接清單中應(yīng)注明資料的名稱、種類、數(shù)量，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對資料的數(shù)量，保證資料在交接過程中的完整性。

11.資料的歸檔是一個長期、復(fù)雜的過程，檔案管理人員一方面要熟悉相關(guān)的專業(yè)知識，另一方面要跟上檔案管理要求的變化，在資料交接手續(xù)辦理后及時完成相關(guān)歸檔手續(xù)。

12.檔案管理人員在編制目錄時應(yīng)將案卷目錄和卷內(nèi)目錄分開編制，卷內(nèi)目錄應(yīng)盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確，在條件允許的情況下可直接輸入檔案管理系統(tǒng)中，方便使用，但要求檔案管理人員反復(fù)核對所輸入的信息是否準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯別字等現(xiàn)象。

13.目錄編制完成后應(yīng)完成相應(yīng)的電子檔案存檔工作，隨著科技的發(fā)展進步，電子檔案越來越多的應(yīng)用到我們的日常工作中來，根據(jù)檔案管理的新要求，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時存檔，既提高了檔案的利用率，還為檔案保存的長期性提供了有力的保障。

14.電子檔案存儲時應(yīng)注意存儲設(shè)備的病毒查殺，切不可泄露單位的重要資料、信息，檔案人員也應(yīng)定期對自己常用的電腦進行病毒查殺，防止資料流失。

15.檔案整理前應(yīng)編制符合單位實際的分類標(biāo)準(zhǔn)，按檔案資料內(nèi)容進行歸類，如煤礦建設(shè)項目工程主要分為礦建、土建、安裝三大類工程，檔案管理人員應(yīng)了解所要歸檔的內(nèi)容屬于哪一類別資料，并根據(jù)資料性質(zhì)進行分類。

16.檔案的查、借、閱應(yīng)有一個系統(tǒng)的流程，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按要求辦理查、借、閱手續(xù)，并及時跟進檔案的使用方向，督促借閱人員按時歸還檔案資料，切不可隨意轉(zhuǎn)借他人，造成檔案資料的丟失。

17.在庫房、閱覽室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，工作期間吸煙，應(yīng)及時將煙頭、煙灰、火柴桿等放入煙灰缸內(nèi)，杜絕易燃火源，檔案庫房內(nèi)外禁放易燃、易爆物品，檔案管理人員下班時應(yīng)將檔案庫房內(nèi)照明燈全部關(guān)掉，切斷各項用電器電源。每半年檢查一次防火工具是否齊全、是否有效，檔案人員下班應(yīng)關(guān)好門窗，鎖好大門，送上報警器。

18.各單位應(yīng)根據(jù)自己的實際情況制定切實可行的檔案管理流程和檔案管理制度，明確各相關(guān)部門及相關(guān)人員的職責(zé)，并做好檔案知識宣傳、培訓(xùn)工作，增強相關(guān)人員對檔案法律法規(guī)的認(rèn)識程度，自覺遵守相關(guān)要求，提升對檔案的認(rèn)識程度。

由于有些工程項目從開工到竣工歷經(jīng)的時間長，導(dǎo)致檔案的整理歸檔工作時間跨度大，在未完成系統(tǒng)的歸檔工作時，檔案資料的利用頻率高，使用時間久，極易造成檔案資料的流失，檔案管理人員應(yīng)擔(dān)起自身的責(zé)任，及時了解資料的動向，督促使用人員及時歸還，必要時可采用相應(yīng)的懲罰手段，確保資料的完整性。

目前，有些單位還沒有意識到檔案工作的重要性，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對做好新形勢下檔案工作，對于推動經(jīng)濟社會科學(xué)發(fā)展、維護國家安全和社會穩(wěn)定、維護人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，具有重要意義。檔案管理人員應(yīng)加學(xué)習(xí)，不斷提高和促進自身的文化水平，做好檔案管理相關(guān)知識的傳遞，落實工作，為新時期檔案工作貢獻自己的一份力量。

（作者單位：國投哈密能源開發(fā)有限責(zé)任公司，新疆 哈密市839000）endprint