學校檔案管理信息化策略分析

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學校檔案管理信息化策略分析

黃桂珍

[摘要]隨著我國教育制度的深入改革，教育體系的相繼完善，信息技術高速發展的今天，檔案的信息化已經廣泛涉及并應用到學校的日常管理的工作中。檔案管理信息化的開展，意味著學校發展形成中的各種資料、學生信息、教史檔案系統性的整理歸攏，科學有據地建立數據化資源，使檔案管理向著信息化發展。本文在檔案管理信息化的大趨勢下，針對以往建設中存在的問題，從基礎設施建設、技術人員素質和思想認識等多方面存在的問題，進行了切實的分析，及提出了一些相關策略。

[關鍵詞]學校；檔案管理；信息化；策略

當今計算機已經普及，檔案信息的管理也在日益廣泛運用。學校檔案的信息化管理已是大勢所趨。但是相較于西方發達國家，我國的信息化管理還是有相當大的差距，還需要我們不斷學習汲取西方國家先進的技術，增強我們的創新意識。在新的教育改革的形勢下，建設完善、系統的檔案，使檔案信息化、便捷化、系統化得到運用，將是歷史性的跨越，加強學校檔案信息化策略，迫在眉睫。

一、當前我國學校檔案信息化建設的現狀和必要性

隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案信息化管理，顧名思義就是建立檔案信息數據庫、信息資源共享、網絡平臺優化互聯等，對檔案體系改革的切實推進展開工作。學校檔案是記載校辦校史、建筑規模、重要事件、領導更迭、教職工評級及學生生源、學籍等信息的重要真實憑據，以圖文音像和文字材料為載體，是學校在教務及管理工作的歷史參考和重要依據。

我國學校檔案信息化建設基礎薄弱，受重視程度普遍不夠。在管理方面存在學校領導及教職工沒有真正提升認識高度。檔案管理人員專業素質不夠，檔案信息管理環節疏漏，基礎設施嚴重老化，校方只一味的片面追求經濟利益所帶來的“前景”，真正忽略了教育改革的道路上，完善強化檔案的信息化程度，才是真正的建立健全管理和增強學校硬件設施及軟實力提升的重要組成部分。

二、檔案信息化管理存在的問題

1、檔案信息化重視程度不足，信息化系統的安全系數不高。學校的檔案管理具有自身的特點：專業性和學術性，龐大的體系構建中，檔案的資料信息，意義重大，作為參考借閱、綜合資源分享的媒介，信息的安全性就尤為重要。由此引起的網絡安全隱患，國家、組織及個人的信息可能會泄露。

2、檔案管理缺乏專業的技術人才、設備落后、陳舊的管理意識、訓練有素的人才缺失有著密不可分的關系，一些學校使用退休職員或者閑職人員安排到檔案管理的崗位中，沒有真正的將有用之才安排到相應的崗位上，從而使其不能參與到檔案信息化的隊伍中。

3、檔案信息化管理不到位，各種應建檔案、歸攏整合工作散亂，沒有系統的收納組織、分類，相關部門也沒有出臺相關政策進行學校信息化建檔制度的監督和檢查工作，使學校檔案資源不能夠得到有效的開發和利用，致使今天的檔案改革制度的延緩和滯后。

三、學校檔案信息化管理的策略分析

為了解決當前學校檔案信息建設中出現的問題，完善健全檔案管理制度，從以下幾個方面著手：

1、加強觀念意識，提高認識工作

學校必須充分認識到檔案改革的重要性，積極投身到信息化管理的建設中來，加強財力、物力的投入，強化基礎設施的建設，提高認識程度，擴大檔案信息化管理的重要性。

2、立足長遠發展，建立標準化流程

針對檔案信息化建設工作，制定一套完善的規劃體系，全面系統的推進規范標準的信息化制度，院校領導親自實施監督協調，疏通各部門各環節在建檔過程中相互融洽、有效分工；建立專門的檔案管理部門，有利于檔案專屬建設工作，一方面方便了電子檔案的建立，另一方面也可以為其他部門提供信息資源化共享平臺。

3、培養任用檔案管理的技術人員

檔案管理作為一項專業工作，需要加強對檔案管理人員的專業素質和知識的培訓，加強人文因素的管理，引進計算機及檔案管理專業型人才，組建一支具有專業化知識的隊伍，采取激勵機制，創造學習深造的機會，增加檔案管理人員培訓和學習的機會，集思廣益，征集學校檔案信息化組建的意見，組織學校活動，促使廣大師生參與到檔案收集查閱的活動中，從而加強檔案信息化共享的重要性認識。

4、建立健全學校檔案信息化數據庫，搭建共享平臺

對于學校各類檔案進行分類、歸檔、標記，嚴格制定建檔管理辦法，信息化平臺組建。學校作為一個組織機構復雜，部門人員繁雜，學生流動性大的場所，建立信息化檔案無形中就是一個龐大的系統工程，搭建一個系統平臺就需要眾多部門相互分工，相互合作來聯合進行目錄組織構架，實現網絡平臺信息化共享，也便于今后檔案管理工作的統一管理，不僅能夠改善原始陳舊的檔案管理中存在的人員、儲備空間、防護易損及資金使用等問題，更能加大各部門之間溝通和綜合資源的有效利用。

5、加強技術支持和信息系統的安全性防范

信息化管理在科技文明發展的歷程中，也有不利的一面，網絡的推廣相應地帶來了安全性隱患，檔案管理技術的不斷更新，各種黑客攻擊、病毒侵擾也嚴重危害到電子數據的安全。學校應該大力加強技術支持，提高檔案管理技術人員安全警惕意識，時刻做好防護網絡黑客攻擊及查殺病毒的防范工作，并對檔案管理體系及相關電子文檔管理做好保密加密工作。結合相關政府部門，遵守法律法規，嚴格使用國家認證技術、管理體系及技術平臺進行日常的維護管理工作。

結語

學校檔案信息化管理任重而道遠，采取監管并舉，提升認知意識，著手拓建是開辟新的檔案管制平臺當前的主要任務。檔案信息化建設是推動我國教育事業改革的重要一步，是新時代新技術領域的綜合運用。根據當前我國教育事業中存在的不利因素，學校應認清自身的具體實情，存在的問題，把握信息化實施的具體措施，把建設工作落到實處，以便更好的促進學校的發展，完善檔案改革制度的網絡化推進和資源共享，推動我國教育事業的現代化和信息化進程。

參考文獻

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黃桂珍，女，現任職于益陽商務電子職業中等專業學校。漢族，1962年10月出生，職稱：圖書館員。

作者簡介