新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的應用分析

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的應用分析

張曉偉

吉林省洮南市干部檔案室，吉林洮南 137100

隨著科技和社會的發(fā)展，我們已經(jīng)走進了信息時代。在這樣的一個時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，這就需要將新媒體、信息化、大數(shù)據(jù)……一個個新理念新技術(shù)和檔案管理工作逐步結(jié)合，提升檔案數(shù)字化水平，采用電子錄入，查找，促進檔案管理工作水平提升，以新媒體技術(shù)為基礎，開展建立網(wǎng)站，微博，微信公眾號以及建立官方APP，提升電子化檔案管理工作的活力，方便受眾群體可以隨時普及知識，使其獲得新的動力，讓其能夠在新的時代發(fā)揮新的作用。

檔案管理；新媒體技術(shù)；信息時代

1 新媒體時代下我國信息化檔案管理工作現(xiàn)狀

從史書記載來看，從古開始我國就很注重檔案保存。近年來，隨著社會發(fā)展，我國檔案管理工作也隨著電腦、網(wǎng)絡的更廣泛運用逐步系統(tǒng)化、信息化、規(guī)范化。但在自動化方面仍有不足之處，與新技術(shù)、新媒體結(jié)合仍舊不夠緊密。對個別珍貴文檔的保存仍舊僅停留在依靠計算機進行目錄整理的階段，對資料的掃描、錄入仍有欠缺。信息技術(shù)在檔案管理中目前絕大部分僅是在充當索引作用，未有效利用檔案信息化進行更多的服務。在新媒體時代的今天，我們更加要注重改革，要將更多的媒體技術(shù)引入到檔案管理中，積極有效地推動檔案管理信息化進程。

2 新媒體技術(shù)時代下電子化檔案工作的優(yōu)勢

2.1 采用電子技術(shù)查閱，拓展檔案管理方式并加強宣傳

傳統(tǒng)的檔案管理方式，即人力整理方式是一種原始、粗放的管理方式。費時費力，效率不高，同時也不利于檔案內(nèi)容的共享。而新媒體技術(shù)的應用正改善了這一狀況，能有效提升檔案管理效率，更快捷方便的傳播其內(nèi)容，打破傳統(tǒng)模式下的局限性。使不方便查閱檢索的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成更方便傳播查閱的電子檔案，讓更多用戶可以更簡單獲取自己需要的信息。

2.2 電子錄入和網(wǎng)絡平臺展示，提高檔案管理效率

傳統(tǒng)檔案工作效率低下，紙質(zhì)檔案全程過于依賴工作人員的收錄整理，而在檢索過程中依靠工作人員逐步查找，費時費力。而電子化檔案完全克服了這些缺陷，不僅錄入信息更方便快捷，而且展示方式、管理方式均更高效更明了。多個途徑展示檔案內(nèi)容，多方式展示卷宗，讓資料成為無圍欄檔案，使用著無需費時費力就可獲得所需信息。并借此提高使用者對獲取相關(guān)信息的積極性，并降低管理人員工作強度與難度。

2.3 利用網(wǎng)絡、微博、微信等媒體，擴大檔案宣傳影響力

在過去檔案管理工作中，主要交流方式是檔案管理部門創(chuàng)辦的內(nèi)部刊物、索引資料等。雖然是由檔案管理部門殫精竭慮做出的宣傳刊物，但是影響范圍較小，且整理難免有疏漏，而且僅憑介紹資料難免不夠直觀向人展示其內(nèi)容。而如今結(jié)合新媒體技術(shù)，開展網(wǎng)絡宣傳，微博，建立微信公眾號等，能擴大檔案宣傳影響區(qū)域，掙脫地域束縛，向更多地區(qū)人民宣傳珍貴檔案的內(nèi)容，提高社會影響力，提升信息開放性及公共性，提升其社會價值。

3 新媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的現(xiàn)狀問題

3.1 數(shù)字化程度不足

在目前社會信息化的背景下，我國眾多檔案管理機構(gòu)都在積極推進檔案數(shù)字化改革，并且為此制作了許多網(wǎng)站及在線檔案場館，為檔案信息更好的傳播與使用提供了優(yōu)秀的平臺，用戶可以更簡便更準確的找到自己需要的。但仍有許多不足之處存在。1）當前檔案機構(gòu)網(wǎng)站制作較差，頁面布局不夠美觀、人性化，內(nèi)容較空泛，信息更新不及時，檢索不準確，服務器較差，不能給用戶優(yōu)良的體驗。2）檔案信息管理系統(tǒng)不夠成熟，檢索方式較單一，不能人性化、自由自主的檢索，因而影響電子檔案使用效率。3）宣傳力度不夠，方式不合適，公眾難以了解到，網(wǎng)站沒有足夠訪問量。4）各級領(lǐng)導重視度不夠，僅僅將信息傳播平臺視為不重要的點綴，使得檔案信息化及網(wǎng)站建設、制作得不到應有重視，得不到足夠的人力、財力支持[3]。

3.2 檔案工作者思想及技術(shù)落后

近年來我國檔案業(yè)從業(yè)者科學文化水平有所提高，但相比于其他行業(yè)仍舊存在不小的差距，尤其是對計算機技術(shù)及新媒體技術(shù)的理解應用能力較差，不能跟上時代進步的速度。沒有足夠的人才來建設，是檔案數(shù)字化進步的一大難題。不少從業(yè)者感覺再學習較難，使一部分人產(chǎn)生了畏懼情緒，這也是檔案業(yè)難以在數(shù)字化建設方面有所建樹的原因之一。

4 新媒體時代下建立信息化檔案管理工作的對策

4.1 注重提升自我，優(yōu)化檔案管理水平

檔案管理工作水平的高低，從根源上來講是由自身技術(shù)水平、建設水平、認知水平?jīng)Q定的。且不提過去，在當今新媒體普及的背景下，檔案資源的質(zhì)量以及其管理工作的效率都決定了檔案管理工作本身的品質(zhì)與水準。因此，在這個信息化時代，檔案管理不僅要提高工作的技術(shù)水準，完善業(yè)務建設，更應當豐富檔案資料庫內(nèi)容。采用的技術(shù)也好，宣傳工作也罷，都只是“面子”，“面子”只能吸引人，要留住人靠的還是豐富的內(nèi)容，方便、快捷、準確的使用體驗，這些才是工作的“里子”。只有不斷的豐富資料庫，收藏更多有價值的檔案資料，采用更先進的檢索管理系統(tǒng)，讓使用者能帶著希望而來，抱著滿意而去。對于珍貴的一些文獻資料，也應有次序有準備的展示給公眾，并利用新媒體技術(shù)強化編輯分類，對收藏內(nèi)容進行有效的宣傳，才是新時代取勝之道。

如圖，就是一個典型的檔案管理數(shù)據(jù)庫軟件結(jié)構(gòu)圖。我們要從新媒體技術(shù)入手，多采用多了解新媒體技術(shù)，不僅要了解新媒體技術(shù)，更應該明白用什么，怎么用，為什么用。

4.2 以新媒體為介，擴大宣傳力度

技術(shù)上的問題很多時候并不是主要問題，意識問題才是最根源、最主要的問題。我們首先要從自身入手，改變自己之前對檔案管理工作的認識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，改變檔案信息獲取方式，進而改變讀者們的理念。目前的讀者們?nèi)耘f傾向使用傳統(tǒng)方式獲取所需要信息，譬如去圖書館檢索紙質(zhì)資料，從電臺電視獲取需要信息等。在新媒體時代，我們要突破這一傳統(tǒng)觀念，應該更多地了解、應用新媒體技術(shù)，通過網(wǎng)絡等新媒體形式去宣傳報道所藏資料信息以及工作的進展與動態(tài)，讓民眾了解更多、接觸更多、使用更多。促進檔案信息在民眾中的傳播率、使用率、普及率。

4.3 提高工作人員業(yè)務水平

信息時代背景下，檔案管理工作不可避免的要和新媒體技術(shù)互相結(jié)合。因而，檔案管理從業(yè)人員應及時了解并學習時代的變化、發(fā)展趨勢，著重需要注意其如何與檔案工作相結(jié)合。注重知識更新以適應其發(fā)展。

5 結(jié)束語

檔案數(shù)字化是隨著當前信息技術(shù)的發(fā)展所產(chǎn)生的一種新的檔案管理方式。數(shù)字化檔案在對檔案的收集、整理、存儲、傳播、統(tǒng)計、檢索等工作中有這較傳統(tǒng)方式極大的優(yōu)勢。利用新媒體技術(shù)是當前大勢所趨，也是更優(yōu)方案。我們應從全新的角度看問題，站在科技的前端，開展全體工作人員學習新知識，新技術(shù)，提高服務水平，跟上新媒體時代步伐，通過開展建立網(wǎng)站、微博、微信、手機APP等，在滿足人人在家也能隨時隨地閱讀和查找，讓民眾享受到更好的全新的體驗，做不懈的努力！

[1]尹寶君.大數(shù)據(jù)時代檔案管理中新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合研究[J].蘭臺世界，2015（23）：114-115.

[2]魏紅.新媒體背景下檔案管理工作職業(yè)發(fā)展研究[J].辦公室業(yè)務，2014（17）：211，213.

[3]張占武，史慧.檔案數(shù)字化、媒體化建設探析[J].圖書館理論與實踐，2014（11）：29-31.

G2

A

2096-0360（2015）14-0041-02

張曉偉，工作單位為吉林省洮南市干部檔案室。