圖書館業務外包中的風險和防范

周欣影

（林甸縣圖書館 黑龍江 林甸 166300）

圖書館業務外包中的風險和防范

周欣影

（林甸縣圖書館 黑龍江 林甸 166300）

隨

圖書館；外包；風險和防范

目前，業務外包在我國圖書館領域逐漸得到了廣泛應用，并有涵蓋圖書館全部業務的發展態勢。理論上，業務外包雖有助于圖書館實現業務核心化戰略、降低運營成本、提高工作效率、改進服務質量，但許多業務外包案例表明其并未達到預期目標，相當比例的圖書館對業務外包持謹慎態度。近幾年來，一些學者開始關注圖書館業務外包的風險及控制，但數量不多，主要側重于圖書館具體外包業務風險的描述，較少從理論上分析風險的種類、本質及成因。本文擬在現有成果基礎上，分析圖書館業務外包全過程面臨的風險，并提出防范和控制風險的建議。

一、圖書館業務外包的現狀

圖書館業務外包是指圖書館確定外包業務的種類、數量和質量標準后向社會招標，將業務的生產權對外承包給中標的外部團體，中標團體按照與圖書館簽訂的合同提供服務，圖書館按合同監督績效并支付撥款。按照外包程度，業務外包分總體外包和部分外包。總體外包是指圖書館全部管理和服務委托給外部團體執行，部分外包則是圖書館將部分管理和服務委托給外部團體執行。我國尚未實踐圖書館業務總體外包，但圖書館業務部分外包在我國已相當普遍。根據已有文獻，筆者對目前實踐的圖書館外包業務進行了分類，主要有以下四大類：圖書館傳統業務，包括采訪業務、編目業務、上架排架業務、流通業務和圖書配送業務；圖書館讀者服務，包括信息中介服務和部分參考咨詢業務；信息系統服務，包括網站開發、硬件維護、軟件開發和數據庫建設；物業管理，包括環境衛生、安全保衛和設施維護。當然，實行業務外包的圖書館由于服務對象、戰略目標、辦館水平以及對自身核心業務定位的差異，業務外包的廣度和深度也有差異。

二、圖書館業務外包風險的防范策略

（一）減少業務外包法定程序。減少權力《尋租》，必須建立業務外包的正當法律程序。英美等國為保證政府合同外包的規范運行，都制定了政府合同的法律程序。規范圖書館業務外包程序可從四個層次進行：一是完善《政府采購法》等相關法律法規。圖書館業務外包屬于政府采購服務范疇，主要受《政府采購法》和《合同法》規制，但《政府采購法》運行十余年之后，存在采購范圍過窄、內控機制不健全、監督機制不完善等弊端，且至今該法《實施條例》和《實施細則》尚未出臺，因此當前應根據公共財政發展和財政管理體制改革的需要，修改完善《政府采購法》，加緊出臺《條例》和《細則》。二是及時單獨制定政府公共服務采購規章，就服務采購范圍、主體資格、外包方式、外包程序、缺陷補救、信息公開、業務監督、特定責任、業務退出等方面作出具體規定，增強服務外包的法定操作性。三是在此基礎上，圖書館管理部門或圖書館行業協會應制定《圖書館業務外包管理辦法》，使業務外包做到有章可循、操作規范：在外包決策階段，應把讀者和館內員工參與、專家論證、風險評估、合法性審查和集體討論作為服務外包決策的必經程序；在招標階段，對圖書館外包業務種類、外包方式、申請步驟、申請人資質等相關信息都應以公告形式及時向社會發布，做到公開透明；在外包履行過程中，也應將監管信息及時向社會公開。四是圖書館行業特點鮮明，業務流程、業務內容基本相同，圖書館學會組織可以根據行業特征，統一制定圖書館業務的質量標準，為業務外包提供質量規范。

（二）制定合理的外包策略。首先，外包業務種類的選擇應從本館實際出發。圖書館類型、層次和規模不同，面臨的經濟、社會、文化環境和本館資源的約束條件不同，外包業務的種類也不相同。另外，要綜合考慮成本、技術和業務本身性質幾個因素。從成本來看，業務外包應有成本優勢，否則就應自我生產；從技術上看，所需技術成熟的業務適宜外包；從業務本身性質來看，非核心業務適宜外包，核心業務是否外包，應根據具體情況分析。其次，應根據業務性質和本館實際情況選擇合適的外包形式。如果外包的業務為輔助業務，如圖書館物業管理、圖書加工和圖書編目等，可選擇獨立式外包，即由外包企業獨立完成所承包業務。如果外包業務屬核心業務，關系到圖書館的核心和可持續競爭力，但技術性較強，圖書館又難以獨立完成，如圖書館系統設計或軟件研發、信息資源數字化和網絡化建設和讀者活動，可選擇合作式外包，即由外包企業和圖書館合作完成外包業務。綜合考慮上述兩個方面，如果屬圖書館非核心業務，在成熟技術條件下，具有成本優勢的業務最適宜獨立式外包，不具有成本優勢的業務應自我提供；在非成熟技術條件下（圖書館此類業務極少），具有成本優勢的業務宜采取合作式外包，不具有成本優勢的業務可以自我提供，或采取合作式外包。如果屬圖書館核心業務，在成熟技術條件下，具有成本優勢的業務可采取獨立或合作式外包，不具有成本優勢的業務應自我提供，或在特殊情況下采取外包形式（如彌補短期內人手不足）；在非成熟技術條件下，具有成本優勢的業務宜自我提供或采取合作式外包，不具有成本優勢的業務應自我提供。再次，為防范壟斷風險，要千方百計維護和增進供應商市場競爭。為此，需要在合同競標過程中通過公開信息發布或主動的市場考察吸引和搜尋潛在的外包企業；在允許的情況下，可把一項業務分解成多個小型業務的方式，增進外包企業之間的競爭。另外，圖書館應掌握外包合同的主動權和靈活性，使外包業務種類、外包形式、外包期限能隨著圖書館工作的變化、外包市場的變化和外包質量的優劣及時做出調整。

1.莫振軒.論圖書館業務外包的風險控制[J].圖書館論壇.2005(03)

2.馮潤玲.圖書館業務外包評估探討[J].情報雜志.2007(07)

3.戴湘寧.談圖書館業務外包的風險防范[J].雞西大學學報.2009(02)

4.肖芬玲.試論圖書館業務外包的監督管理[J].中國高新技術企業.2010(07)