如何做好新成立社區檔案管理工作

羅文珍

（依安縣依安鎮泰安社區 黑龍江 齊齊哈爾 161500）

如何做好新成立社區檔案管理工作

羅文珍

（依安縣依安鎮泰安社區 黑龍江 齊齊哈爾 161500）

檔案鑒證了一個部門的成立和發展歷程，所以從社區成立那天起就要注重檔案資料的收集和管理，更大效能的為社會服務，發揮檔案的社會效益，進而為人類社會的生存和可持續發展創造條件，因此，社區檔案的管理非常重要，尤其是我們這樣新成立的社區，更要從源頭抓起。

檔案管理；檔案質量；檔案信息

一、檔案要做到全面管理，具體有以下幾個特點。

1、全員參與。檔案做好全面管理，就要求檔案形成過程中的所有人員參與。只有檔案管理每個人都有責任，才能保證檔案的完整性、統一性，保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

2、全過程控制。作為社區檔案管理者，要及時收集、整理，嚴格審核、印制檔案資料，編輯研究出便于利用的檔案管理電子信息系統。

3、運用科學手段。運用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學手段，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、檔案管理的標準要求

1、樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有關。因此，要從領導開始，提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化的大趨勢，重視單位的檔案網絡信息化、數字化建設。

2、不斷提高檔案人員素質，健全規章制度，建立約束機制。思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案人員素質的高低，對檔案質量影響甚大。要加強自身的業務學習，積極做好培訓，以適應新時期檔案工作的要求。

3、把實現檔案價值作為檢驗質量的唯一標準。每個從事檔案人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，體現檔案的真正價值。

4、檔案管理要方便有需要時的查閱，所以要歸口、按年限有規律的存儲。

5、堅持以預防為主，防檢結合，重在提高。搞好檔案全面管理，就要把握好重點。要從“事后把關”轉移到“事先預防”上來，以做到防患于未然。

三、提高檔案管理水平的方法與步驟

檔案管理人員要經過系統的專業知識的培訓；檔案管理thldl.org.cn的必備硬件（檔案室、檔案柜、微機）、檔案管理軟件等，都要配全；室藏檔案要注重文件、資料的收集、整理；檔案制度要完善；編制《檔案分類大綱》、《檔案保管期限表》等。

實施步驟：1分析現狀，社區包括哪些需要存檔的資料。2分析檔案管理會存在哪些問題，主要原因是什么。3針對影響檔案質量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的具體措施。4組織實施落實解決和改進檔案管理的措施或計劃。5與計劃和目標對照，檢查落實措施后取得的效果。6總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，預防類似事件發生。7對發現的問題，無論是遺留的，還是新出現的，都要從第一步開始，持續改進。

四、社區檔案管理的有效方法

1、建設檔案庫房。社區雖然單位不大，也要建立專門的檔案庫房。從檔案管理與安全保密的角度說，庫房設在辦公樓的一樓。門窗進行加固，以防盜竊。庫房與閱覽室分開，并指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度。

2、制定操作職責。制定適宜的、可操控的檔案管理人員的職責尤為重要，這也是維護好檔案的完整性與安全性的需要。這既是基本任務，又是保管工作的目的。實質上就是做到不壞、不丟、不散、不亂。

3、注重檔案的交接。檔案具有及強的延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。做到一是檔案交接要及時；二是檔案交接手續要嚴密。

4、加強檔案信息電子化建設。開展檔案信息電子化管理，適應社會發展的趨勢。它的優勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成微機軟件形式的二次文獻信息，以便于供人們利用。主要特點：①充分利用和發揮了現有微機的潛能，提高了利用率。杜絕檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅僅用于檔案錄入或文件打字貯存，利用的低效率，從而造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能發揮作用。②縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。在手工信息加工工作模式中，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”，時間過長，造成了信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，這就快捷地出版了二次文獻。③檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，并將拷貝成果送到領導及上級部門，這就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然的也就得到了提高。

5、加強涉密檔案的管理：①涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。②層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質。絕密檔案管理人員必須有較增強其責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經辦的事情要件件設防，防止“無形”儲存在頭腦中秘密被泄露。檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。③加強涉密檔案的日常管理。在涉密檔案的調閱、移出、銷毀等時候，都應嚴格按規定手續辦理，指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，及時查處，并進行補救。④做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。要正確分析、鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據工作需要，全面確定檔案的保存價值，以準確地判定檔案的保管期限。

結語

我們是新成立的社區，檔案管理就是要社區領導、檔案工作全體人員都積極參與，有效提高檔案管理人員的意識，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，使檔案得到科學的管理，用豐富科技信息資源，來推動檔案事業的發展。建立這樣的工作思路和方法，才能確保社區檔案管理工作得到穩步的提高。