學校檔案管理的數字化網絡化創新發展

李劍峰

（中共揚州市委黨校 江蘇 揚州 225000）

學校檔案管理的數字化網絡化創新發展

李劍峰

（中共揚州市委黨校 江蘇 揚州 225000）

在部分檔案建設條件相對薄弱的學校，要實現檔案數字化網絡化的創新發展，必須與學校教學用電腦相配套，實現計算機資源共享；必須發動具有較高計算機技能的電腦教學人員，共同建立檔案數據庫；必須與校園網絡相鏈接，有效開展數字化檔案利用。

學校檔案；數字化；網絡化；創新發展

學校是一個數字化基礎設施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學校開展檔案的數字化和網絡化運用，有著優良的社會基礎和重要的特殊意義。雖然在一些條件優越的高校，檔案的信息化和網絡化已經有了長足的進展，但絕大部分學校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學校的數字化網絡化發展水平極不相稱。如何充分利用學校得天獨厚的有利條件開展檔案的數字化和網絡化，對學校檔案的數字化和網絡化建設具有啟迪和推進作用。

一、學校檔案數字化和網絡化的現狀

學校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學、學籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導下，絕大部分學校領導都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進行了規范整理。部分學校大部分為可對相關人員開放查閱的非機要保密檔案，服務對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉化的重點領域。而且學校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學籍檔案，在為畢業生就業就學報考、出國深造提供學歷證明等方面具有重要的依據和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數字化和網絡化在省級以上條件較好的高校有所發展，一些學校還利用自身優勢研發了自己的檔案管理系統，并在各部門建立了局域網，可以在網上進行立卷歸檔，有的還進行了數字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內的絕大部分的學校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。

導致這些狀況的原因，一是學校領導認為資金的投入應該放到教學上，只有把教學質量搞上去，把生源數量搞上去，學校才能做大做強。檔案的投入不能產生經濟效益，沒有數字化照樣查檔案。對手工傳統的檔案管理也是現狀，很難有資金投入，至于數字化和網絡化，在領導的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學校經濟效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學校檔案員缺乏計算機基本技能、更沒有數字化網絡化知識和經驗，因循守舊不積極主動爭取和創新發展。

要實現學校檔案的數字化和網絡化，除了針對以上來提高學校領導的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質這些常規方法外，學校還可以從以下途徑，創造性地開展數字化和網絡化。

二、與教學設備相配套，解決學校檔案數字化設備

學校開展計算機技術教學和科研，已經是很普遍的現象。在條件較好的小學，都設置有計算機或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學校，大部分部門都配備了計算機，條件更好的則組織了校園網絡。但是，很多這樣的學校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設備，進行資源共享，從事檔案的數字化和網絡化建設。數字化的設備，除了計算機，還需要有掃描儀，而一般學校因以計算機為教學重點很少購置。但用其作為數字化的重要工具對學生計算機技術的學習也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學校購買應該是沒有問題的。共享這些設備資源的辦法，首先是向學校領導提出共享方案，與教學部門達成協作共識，在把檔案數字化的數據庫建立在教學用的主機或服務器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學任務的時候由檔案員上機使用。也可把檔案的數字化與教學內容結合到一起，在進行數字化教學的同時，也巧妙地利用了教學設備對檔案進行數字化。

三、與教學對象相結合，發動師生動手建立檔案數據庫

在一般學校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學校檔案數字化的任務比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術，開展數字化和網絡化有很大的困難。與此相反，擔任電腦教學任務的老師，都是具備較高計算機技能水平的人員，他不僅可以當作檔案數字化網絡化的指導老師，在教學任務不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數字化和網絡化。更重要的是，他還可以指導學生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內的數字化檔案，形成一個數字化檔案制作的強大隊伍。以解決學校檔案數字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數字化過程中，我們可以根據“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠地進行，從當年的檔案開始，然后向上推進；在內容上首先對學校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學檔案和學籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數字化，建成完整、系統的檔案信息數據庫。

四、與校園網絡相鏈接，有效開展數字化檔案利用

在很多學校，已經建立了從校園網絡到互聯網在內的各種網絡平臺，學校的各種管理，也基本上實現了網絡化。師生們在網絡上建立論壇、博客、個人網頁、聊天交友，交流學習等各種信息，即便是在還沒有建立校園網絡的學校也是一樣，人們已經利用互聯網建立起班級同學會，校友會，利用QQ等網絡工具進行無縫的信息交流，網絡生活已經成為師生們特別是學生們的生活的一部分。這為數字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質和文化基礎。我們只須把數字化的檔案信息鏈接到學校網站、論壇等網絡相應頁面上，有條件的還可以制作出自己的網站或網頁，就可以實現學校數字化檔案的網絡化。

在進行檔案信息的鏈接時，首先注意區分好可以公開和不可以公開的檔案，注意做好機要檔案的保密工作，不要把不能公開的檔案鏈接到網上。部分檔案可只提供目錄，以要求查閱者持相關證件到檔案室查閱；然后要注意做好信息數據的安全工作。對數字化的檔案要利用硬盤、光盤等載體，對數據進行多套備份，并異地保管：建立好網絡的防火墻，防止黑客、木馬和病毒的入侵；再要注意設計好數字化檔案的瀏覽頁面，防止被人惡意增刪，修改，破壞了原始的真實性。最后要做好信息的及時更新，保證把最新的信息提供給者。

隨著檔案信息化建設的不斷深入。學校檔案以數字的形式采集、存儲、以高度有序的自動化方式進行管理已是必然趨勢。充分利用學校的條件和優勢，進行學校檔案數字化建設，可以較快的步伐，實現檔案工作以手工管理向以計算機管理為主，以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主，以檔案存儲保管為主向提供利用、服務為主的轉變，為學校和社會提供高效、優質的檔案數字化信息服務。