論如何有效做好企業檔案管理工作

楊玉宏

（黑龍江省木蘭縣蔬菜生產辦公室 黑龍江 木蘭 151900）

論如何有效做好企業檔案管理工作

楊玉宏

（黑龍江省木蘭縣蔬菜生產辦公室 黑龍江 木蘭 151900）

從實踐上看，企業檔案管理工作在企業發展中的作用越來越明顯，已經是企業管理中的一個重要組成部分。但面臨的問題也不少，需要我們認真加以分析，并提出相應的對策，使檔案工作能夠更好地為企業的發展服務。

企業檔案管理；問題；對策

企業檔案管理工作是所有檔案管理中的一個不可或缺的重要組成部分，并在企業發展中發揮出特有的作用。企業檔案是企業在生產、經營和管理等諸多活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄，它反映了一個企業由小到大、由弱變強的成長及發展歷程，是一個企業的重要資產和信息資源。從實踐看，建立和健全檔案工作，對企業提升整體經營管理水平、維護企業的合法權益、規避市場風險、提高經濟效益、促進企業不斷向前發展，都發揮出了十分重要的作用。

一、目前企業檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業檔案管理工作已基本納入到企業管理的范疇內，并發揮出了較為明顯的作用。然而，由于現代化企業制度的逐步建立和企業自身的不斷發展壯大，企業檔案管理工作卻沒有相應跟上。究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業的檔案管理人員，無法適應新形勢下企業發展的需求；加之有關各項規章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現象發生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業的健康和長遠發展都是十分不利的。

二、如何有效加強和完善企業檔案管理工作

（一）建立健全企業檔案管理機構制定完善有關的規章制度

1.及時設置企業檔案機構在設置企業檔案管理機構上，要充分考慮企業的性質、規模的大小、檔案業務數量，并根據相關規定做出正確的選擇。企業檔案的設置與調整應本著以下原則：企業可根據自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業今后的發展相適應，確保企業檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業的發展，在企業檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業務能力的提升，理論水平的加強，設備與設施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應選好企業檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業理論水平，可靠的政治素養，較強的管理及業務能力，是很難勝任此項工作的。其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業務知識及工作經驗是基本的保證。為了能盡快使企業檔案工作人員不斷提升業務能力，適應企業發展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業知識和操作技能的培訓，以不斷提高業務技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業檔案管理工作者。

3.加強和完善各種設備設施檔案管理設施的完備，是檔案管理的基礎性工作，應當加以重視，不能湊合。這方面的設備設施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。由于近些年隨著計算機網絡技術的迅速發展與廣泛應用，使企業在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網絡信息安全和企業檔案管理工作者提出了更高的要求，務必使我們充分認識到問題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權限管理體系，充分完善電子文件流轉跟蹤登錄管理技術。應該講，各項硬件設施的完善是做好企業檔案管理工作的基本物質保證。

4.依法治檔及完善各項規章制度認真學習《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應當說，依法治檔是做好企業檔案管理的重要內容，也是一項基礎性工作。只有真正實現企業檔案管理的法制化、制度化和常態化，檔案管理才能發出應有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業的發展做出服務。這里需要強調的是，所制定的各項規章制度都必須符合國家的有關法律法規，并結合本企業的實際情況，不但要具體、規范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監督、檢查和落實。

（二）加強企業檔案的規范化管理

科學與規范化的檔案管理，是企業檔案部門做好檔案管理的一項重要內容和措施。我們必須認識到，企業檔案不單單是某一企業的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。企業檔案管理工作的基本內容，就是針對企業的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監督和指導以及檔案的收集、保管、統計、鑒定等，以達到企業檔案信息資源開發利用的目的。

（三）做好企業檔案的安全與保密工作

企業檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業自身的經濟利益與合法權益。為此，作為一名合格的企業檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關的法律法規和保密紀律。具體講，應做到以下幾點：

一是要認真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規的庫房設施建設，能有效地預防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設置從保密方面考慮，應嚴格按照國家有關規定單獨興建，而且不應設在辦公樓的最底層；庫房要與辦公室、閱覽室分開；庫房的門窗應設置專門的加固防護措施；庫房應執行嚴格的管理制度，有專人負責，無關人員一律嚴禁入內。

二是加強絕密檔案的管理應該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應有高度的責任心、事業心，政治上可靠，作風上嚴謹，嚴格遵守規章紀律。

三是加強規范化管理作為企業檔案管理人員應認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業提供服務。