簡論加快實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑

楊玉峰

（黑龍江省木蘭縣社會救助局 黑龍江 木蘭 151900）

簡論加快實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑

楊玉峰

（黑龍江省木蘭縣社會救助局 黑龍江 木蘭 151900）

如何加快科技檔案管理現(xiàn)代化的步伐，是檔案管理部門和科技檔案管理工作者面對的一項重要課題。要想解決這一問題，就要首先從面臨的問題入手，認(rèn)真加以分析，并有針對性地提出解決的辦法與有效途徑。

科技檔案管理現(xiàn)代化；重要性；問題；途徑

科技檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動所形成的對國家、社會、單位及個人具有保存價值的、需要歸檔保存的科技文獻(xiàn)與文件資料，它是社會發(fā)展中有關(guān)科技活動的產(chǎn)物和真實記錄。在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的社會中，科技檔案就科技工作者而言，應(yīng)該充分有效地利用和開發(fā)科技檔案信息，使其在科技領(lǐng)域信息中發(fā)揮出主導(dǎo)作用。只有科技檔案管理現(xiàn)代化，才能保證科技檔案更好地為科學(xué)研究和社會發(fā)展服務(wù)。

一、推進(jìn)科技檔案管理現(xiàn)代化的重要性

新技術(shù)革命時代的到來，使得高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會生產(chǎn)中，并帶來社會生產(chǎn)力的一次又一次飛躍，也同樣影響著社會生活的深刻變化。特別是隨著計算機和通信技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，信息已經(jīng)成為人類活動和社會發(fā)展的重要資源。簡言之，信息資源的利用就是人類知識與智慧的利用，而科技信息的交流和利用，勢必會有效推動科技生產(chǎn)力的發(fā)展與社會的進(jìn)步。

二、實現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

就科技檔案而言，它是科技信息的物質(zhì)載體。但在我國的科技檔案管理工作中，有很長一段時間仍然停留在落后的傳統(tǒng)手工操作以及陳舊的管理體制上。具體講，主要包括以下幾個方面：

1.科技檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱譬如，設(shè)備老套陳舊，缺少完備的目錄和索引，有相當(dāng)一部分的科技檔案還沒有建立卡片登記，而制作這些卡片仍需要人工來完成，不但費時費力，需要大量的人力，還難以達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.科技檔案匯編周期長并效率低由于始終沒有把科技檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合起來，目錄和索引編制工作仍然由人工來完成，以致造成工作周期長、效率低。因為每完成一次編制都要將全部檔案從頭到尾翻閱一遍，從而耗費了大量的時間和精力。

3.檢索方面存在的問題由于科技檔案管理未實現(xiàn)現(xiàn)代化，科技人員在查詢文件資料時往往要花費很多時間。由于被動的采用這樣的檢索方式，勢必會造成漏查，因而導(dǎo)致科技檔案利用率的低下。

4.計算機軟件趕不上發(fā)展的需要一般講，計算機檔案管理軟件的研制開發(fā)工作基本上都是由本單位的計算機人員完成，而這些人員大部分對檔案專業(yè)知識了解甚少，以至于在編制過程中，因計算機與檔案管理的關(guān)系沒有弄清，造成計算機管理系統(tǒng)不能完全服務(wù)于檔案管理工作，也就談不上檔案管理現(xiàn)代化了。就檔案管理現(xiàn)代化的需要而言，應(yīng)該配備的是一套能夠基本適應(yīng)各級檔案室的軟件程序，也就是按照國家檔案局頒布的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、分類，再將檔案信息錄入計算機內(nèi)存儲，從而真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

5.檔案信息錄入的問題由于計算機管理檔案工作前期處理工作量非常大，往往導(dǎo)致檔案管理著錄過程中出現(xiàn)著錄項目不準(zhǔn)確及重復(fù)著錄等問題。加之著錄信息的錄入，存儲的工作量也較大，這對于藏量在幾萬卷甚至十幾萬、幾十萬卷的檔案館來說，在有限時間內(nèi)完成如此數(shù)量的錄入工作是很難做到的。

6.檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)人才數(shù)量不足據(jù)了解，目前檔案管理部門中計算機知識與檔案管理知識兼?zhèn)涞娜瞬艛?shù)量有限。其原因也是多方面的，一方面是檔案管理工作普遍存在工作量大、人員又少的狀況，使其很難抽時間進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；另一方面，檔案工作人員對計算機技術(shù)知識在學(xué)習(xí)上不愿努力并伴有畏難情緒。

三、實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑

在科技進(jìn)步飛速發(fā)展的今天，整個社會活動都離不開科技的支撐。在適應(yīng)科技的發(fā)展上，科技檔案管理現(xiàn)代化的問題日顯突出，也顯得愈加重要。在此情況下，愈發(fā)要求科技檔案管理盡快引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理模式，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

1.建立計算機檢索系統(tǒng)計算機檢索系統(tǒng)的功能就是將文件或卷宗的內(nèi)容、外部特征，這其中包括檔號、分類號、標(biāo)題名稱、文件種類、作者、發(fā)文字號、內(nèi)容提要、主題詞、密級、保管期限、附注等著錄項目，寫在格式統(tǒng)一的計算機輸入卡片上，輸入到計算機內(nèi)，以此形成數(shù)據(jù)庫。如果需要時，隨時可打開計算機進(jìn)行快速檢索，其超高的效率是顯而易見的。

2.建立計算機編目系統(tǒng)在科技檔案業(yè)務(wù)中，可以說每到工序都會接觸文件或卷宗的立檔單位名稱、全宗名稱、標(biāo)題、作者、檔號等等。而通過這些數(shù)據(jù)對檔案材料進(jìn)行整理，最后輸入到計算機中儲存起來，形成一個數(shù)據(jù)庫，隨時為需要者提供服務(wù)。

3.建立統(tǒng)計系統(tǒng)統(tǒng)計在檔案管理工作中是必不可少的，它的主要內(nèi)容就是對工作中的發(fā)生情況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查、分析、監(jiān)督，實施量化管理。統(tǒng)計系統(tǒng)的建立，就是將檔案機構(gòu)、人員、庫房等存儲于計算機的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行細(xì)化，譬如單份文件、卷宗數(shù)量、利用人次、類型等等。總的講，只要是需要的數(shù)據(jù)，都應(yīng)該存儲于計算機中，一旦需要可根據(jù)指令制定出各種統(tǒng)計報表，提供給各部門使用。

4.建立庫房管理系統(tǒng)庫房管理系統(tǒng)包括兩方面，其一是計算機能夠及時將庫房的實際及變化情況反映出來，使得檔案管理人員清楚地了解和掌握檔案存放的具體位置、相應(yīng)數(shù)量和保管情況等，以便查詢及利用。其二是要有效保證庫房的安全，確保防盜門、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防護(hù)設(shè)施的齊備與完好無損，并隨時對其進(jìn)行檢查與維護(hù)。另外，庫房必須設(shè)專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入。

5.強化科技檔案保密意識不論是各級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還是廣大檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)對科技檔案的重要性有一個清醒的認(rèn)識。通過對《檔案法》、《保密法》的認(rèn)真學(xué)習(xí)，增強保密意識，強化保密工作。特別是科技檔案管理人員，一定要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)科技檔案保密的規(guī)定，認(rèn)真履行其職責(zé)，從根本上保證科技秘密的安全，有效維護(hù)好科技單位和科研人員的知識產(chǎn)權(quán)。

6.加快提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)要對檔案管理人員及時進(jìn)行有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，使其盡快掌握和提高計算機技術(shù)知識水平，同時增加橫向交流的機會，以開闊視野，加快實現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化。