淺談檔案管理信息化建設

顏 彬

（牡丹江市青少年業余體校 黑龍江 牡丹江 157000）

淺談檔案管理信息化建設

顏 彬

（牡丹江市青少年業余體校 黑龍江 牡丹江 157000）

在信息化時代和市場經濟條件下，信息化建設的發展對包括檔案管理工作在內的各行業產生了強烈沖擊。檔案的利用范圍越來越大，檔案應用服務方式也在不斷創新。檔案管理信息化建設必須加快實現檔案管理信息資源的數字化、規范化、系統化、網絡化的進程。以社會和現代信息技術為基礎，以信息資源建設為核心，使用戶能夠充分利用檔案信息資源。本文闡述了檔案管理信息化建設的重要意義和主要任務。分析檔案管理信息化過程中應遵循的基本原則，并提出檔案管理信息化建設的幾項內容。

檔案管理；信息化；建設

一、檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必由之路。隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案管理應達到現代化、科學化、規范化的要求。科學手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用。運用現代化信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化在加強檔案信息數字化管理的基礎上。已逐步向網絡化發展。通過網絡最大限度地開發和利用已開放檔案資源。檔案管理信息化建設對推動經濟和社會發展具有十分重要的意義。

二、檔案管理信息化建設的主要任務

首先，制定和實施檔案工作的標準和范圍，完善檔案信息化管理體制。滿足檔案工作現代化的需要。其次，以檔案信息資源建設為核心，全面提高檔案科技創新能力。擴大檔案信息資源開發利用，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化進程。最后，以人為本，培養和造就大量掌握現代科學技術知識的復合型檔案人才。

三、檔案管理信息化建設的基本原則

1.規范建設原則。實現檔案信息化建設沒有標準、規范的約束是不行的。目前市場上的檔案管理軟件數量繁多，良莠不齊。嚴重影響了檔案信息化管理的健康發展。國家檔案局應根據檔案工作實際，制定全國檔案信息化的規范標準體系。規范使用符合國家檔案管理標準的標準化檔案管理軟件。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

2.文檔一體化原則。文檔一體化是檔案信息化建設的前提。通過辦公自動化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息。避免檔案部門的重復勞動。使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序整體。

3.確保安全原則。在檔案信息化進程向前推進的同時，也面臨著許多安全風險。因此，我們必須構筑檔案信息的安全保障體系，樹立檔案信息安全觀念，充分保證檔案信息的安全性。我們可以采?。簶嬛布踩婪扼w系；提高軟件安全性能；做好安全制度建設，提高管理人員信息安全素質。

四、檔案管理信息化建設的主要內容

1.信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設的基礎和核心。是以檔案資料紙質或機讀形式為主要對象，用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工使之轉化為二次文獻信息供人們利用。在網絡的協助下，使文檔管理能實現網絡一體化。通過各種信息技術使檔案管理信息化得以實現。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一。它的開發和利用是檔案信息化建設取得成功的關鍵。

2.基礎設施建設?；A設施建設包括檔案信息網絡系統建設和檔案數字化設備建設（數碼相機、掃描儀、打印機等）。它是檔案信息資源共享以及信息交換的基礎條件。數字化設備的使用，使得文檔一體化管理得以實現。這些奠定了檔案信息化管理的基礎。

3.應用系統建設。檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應用系統建設內容。它是檔案信息資源開發利用和檔案網絡建設的技術保障。推動了檔案管理與辦公自動化的同步發展。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。

4.標準規范建設。檔案信息化建必須遵循一定標準。標準建設無疑將作為檔案信息化建設的重要內容。我國檔案信息化建設總體上還處于初級發展階段，在信息標準化和規范化管理方面比較薄弱。加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建設。完善檔案信息化標準體系。制訂檔案信息化標準，建立健全檔案信息化標準實施機制。

5.人才隊伍建設。加快檔案信息化建設步伐，人才是關鍵，人才在檔案信息化建設中始終處于主導地位。由于電子檔案管理信息內容的數字化、電子檔案信息的技術化、開發利用形式的多樣化，這樣就對檔案業務人員提出更高的要求。所以，必須加強檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案人員掌握和管理現代化技術的技能。只有人才問題解決了才能滿足社會發展對檔案工作的需要，才符合檔案信息化建設的正確方向。

6.安全保障體系建設。在信息化過程中建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制，確保檔案信息的安全，具有特別重要的意義。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性、抗抵賴性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合行信息系統防護體系。目標在于實現檔案信息及管理系統的安全。

[1]楊會之，《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001

[2]邱雨平，《試談檔案管理與信息化建設》，中國科技博覽，2009.35

[3]王建芳，《如何提高檔案信息自動化的應用水平》，河南：河南省檔案局，2009版