淺談醫院聲像檔案管理的現象和做法

譚 敏

（高要市人民醫院 廣東 肇慶 526040）

淺談醫院聲像檔案管理的現象和做法

譚 敏

（高要市人民醫院 廣東 肇慶 526040）

本文簡單描述了醫院聲像檔案的現象并從六個方面淺談做好醫院聲像檔案管理的方法。

醫院；聲像檔案；現象；做法

隨著醫療衛生事業的不斷發展，聲像檔案在醫院的醫療、科研、教學等活動中也越來越發揮重要的作用，管理好醫院聲像檔案顯得十分重要。

醫院聲像檔案是指以磁性材料和感光材料為主體，以聲像為主要反映形式，記錄醫院和個人在各項活動中直接形成的對醫院有保存價值的照片、唱片、影視片、錄音帶、錄像帶、磁帶等專門載體的歷史記錄，是醫院檔案的重要組成部分。聲像檔案是最能直觀、形象、生動地記錄和反映人物音容笑貌以及事件、事物的真情實景。下面，結合實際，在醫院聲像檔案管理上，談談筆者的看法。

一、醫院聲像檔案管理的現象

隨著社會的發展和現代辦公條件的改善，醫院在各類活動中形成了大量的聲像檔案。但長期以來，由于醫院對聲像檔案材料的收集歸檔工作重視不夠，檔案意識不強，致使醫院聲像材料普遍存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，許多需要歸檔保存的聲像材料沒有及時移交綜合檔案室統一保存，造成一些重要的聲像檔案散存于各科室和個人。隨著人員變動和科室調整，有的損毀、流失，有的被個人據為己有，不僅直接影響了聲像檔案的保管及利用，而且嚴重影響了不同門類和載體檔案的集中統一管理和綜合開發利用工作。

二、醫院聲像檔案管理的做法

（一）領導重視

做好醫院聲像檔案管理的前提要醫院領導重視，把聲像檔案管理工作放上重要議事日程，確定分管領導，配置相應設備和專兼職工作人員，并經常進行監督檢查，幫助解決工作中的實際問題。同時，醫院領導要創造業務培訓的機會給聲像檔案工作人員，加強專業學習，多途徑提高檔案工作人員素質，從而提高醫院聲像檔案管理水平。

（二）健全規章制度

根據相關法律法規要求，結合醫院實際，制定切實可行的醫院聲像檔案管理辦法，建立健全相應的管理制度。對產生的聲像材料從收集和歸檔到移交綜合檔案室統一管理、對永久和長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交和對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定等等情況作出規定，做到有章可循、有法可依，以確保聲像檔案歸檔和管理質量。

（三）歸檔范圍

1.公務活動照片、視頻錄像。包括各類會議、領導考察、外出參觀、接受上級檢查、上級領導及外單位專家到我院活動的照片、視頻錄像和工會、團委組織的職工文體活動等，這些為醫院聲像檔案中最基本的歸檔內容。

2.醫療業務照片、視頻錄像。包括：醫院醫療活動、科研、教學等照片、視頻錄像，主要是專科建設、“二甲”復核評審過程、新技術開展、新項目發布會、典型病例討論研究會、學術交流會等，這些為醫院聲像檔案中重要的、特色的歸檔內容。

3.珍貴歷史照片。指能反映醫院各個時期的歷史和變遷的照片。

4.其它照片、視頻錄像。包括：醫院的獎牌、證書、錦旗、感謝信等。

（四）歸檔要求

1.聲像檔案必須收集齊全，規范整理，由醫院綜合檔案室實行集中統一管理。

2.凡應歸檔的聲像材料，由攝錄人員或承辦科室負責收集、整理、編輯，并加以必要的文字說明，及時移交給醫院綜合檔案室。

3.歸檔照片檔案包括紙質照片和電子數碼照片兩種載體形式，歸檔錄音錄像檔案為音頻文件和視頻文件。數碼照片須是原版。

4.歸檔的聲像檔案材料必須在有關的設備上演示或檢測，醫院檔案室認可運轉正常、圖像清晰、聲音清楚，內容完整準確后，方可辦理歸檔手續。

（五）分類整理

1.醫院綜合檔案室按照載體、類別、保管期限等要求，做好聲像檔案的分類、排列、編號等整理工作。整理前應對聲像材料進行篩選、鑒別，選擇聲音、圖像清晰完整，體現主要內容、主要人物、場景特色等因素的聲像材料歸檔。

（1）分類原則：聲像檔案一般按問題（內容、事由）進行分類。分類時必須遵循聲像載體材料的自然形成規律，保持聲像載體之間的有機聯系，注意其成套性的特點，便于保管和利用。

（2）組卷方法：照片一般按專題、內容組卷，同一專題、內容照片數量較多時可組成若干卷；數量少時可將若干專題、內容的照片組成一卷。底片的組卷要與照片相對應，并注明參見號。

錄像帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。錄音帶、光盤等可由若干（盤）組成一個保管單位。

2.整理方法：聲像檔案應加以必要的文字說明，并與檔案載體一同放在聲像檔案保管單位內。

照片檔案應簡要說明事由、時間、地點、人物、背景、密級、攝影者等。錄像、錄音材料以自然盒（盤）為單位注明錄制科室、地點、時間、內容、密級、帶長（時間）、編號等。光盤、軟盤等應注明存儲文件的內容、運行的軟件、硬件環境、版本號等。數碼檔案應按事件建立文件夾，存放聯系密切的數碼照片。

一個保管單位內裝有若干盒（盤）聲像檔案的，應填寫卷內文件目錄。聲像檔案應裝入具有一定硬度的特制盒套內，其封面與一般檔案卷、盒一樣，分別填寫檔號、題號、責任者（錄制科室或個人）、錄制時間、密級、保管期限。應嚴格按照聲像檔案載體的分類、整理順序編制案卷目錄。

（六）保管要求

1.保存聲像檔案的適宜溫度為：溫度5℃-15℃，相對濕度40%-60%。

2.保存聲像檔案的庫房，應能防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體。錄音帶、錄像帶均應采取豎放方式保存在專用柜內。保存錄音帶、錄像帶的地方應遠離變壓器、電動機、無線電裝置等能夠形成磁場的電器設備。

3.在永久保存的聲像檔案中，以數字形式存儲的應建立備份。具有珍貴價值和歷史意義的數碼照片，應沖冼保存。

錄音帶、錄像帶要做到定期檢查。一般每隔4年重繞一次，每10年復制一次。如發現磁帶變形、段裂、磁粉脫落等現象，要及時進行清洗和技術處理；照片如發現有發黃、發霉、變質等現象，應及時采取措施加以補救。光盤保存的檔案一般4年轉存一次，原盤同時保留時間不少于4年。

4.聲像檔案未經鑒定和批準，任何科室不得擅制銷磁和涂改；如需復制，應辦理批準手續（除形成科室外）；銷毀聲像檔案，必須由醫院綜合檔案室鑒定，并報醫院主管領導批準。

醫院聲像檔案是醫院前進和發展的見證者，它不僅可記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為醫院管理者提供決策依據。我們要不斷開拓創新，探索醫院聲像檔案管理的新方法，使聲像檔案管理在醫院的改革發展中發揮應有的作用。