分析提高公路檔案利用率的最佳途徑

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

分析提高公路檔案利用率的最佳途徑

張萬民

（嫩江縣公路管理站 黑龍江 嫩江 161400）

經過多年的發展，我國的公路建設已經有了非常顯著的成績，公路質量和數量都有了明顯的提升，公路網絡覆蓋面更加的廣泛，整個交通系統的建設工作也達到了空前的高度，而公路建設的進一步發展是建立在對原有公路的了解基礎上的，這就需要公路檔案管理工作的積極配合來完成。因此要加大對公路檔案的管理工作，掌握期發展規律及相應的建設特點，提高公路檔案的利用率，從而為我國的公路建設工作提供更加可靠的參考依據。本文中首先對公路檔案管理存在的價值進行了簡述，并詳細的分析了如何提高公路檔案利用率的具體措施。

公路檔案；使用效率；方法措施

我國經濟的快速騰飛，加速了地域之間的經濟交流及人員貨物交流等，而做為我國主要運輸方式的公路交通線路，在發展過程中起到了非常重要的作用，分布廣泛的路網帶活了地方經濟發展，因此加快公路的建設速度及建設里程數是未來交通建設的主要工作方向之一。公路建設方案的制定以及相關管理工作都要依據公路檔案資料來完成，但長期以來我國單方面只注重公路建設，而忽略了相關公路資料的收集及整理工作，并沒有建立起完備的信息檔案等，這使得我國公路檔案的利用率極低，并沒有發揮出其應有的功能與作用，提高檔案利用率是如今公路檔案管理工作的重點任務。

一、公路檔案的存在價值

1.公路檔案是工程項目建設合法性的依據

公路工程建設程序是否符合相關要求，項目建設是否具有合法性，是公路工程建設中的首要問題。由于公路工程需要經過立項論證、規劃、可行性研究、勘察及設計等幾個階段，才能進入到施工建設階段。其中的每一個環節和程序，都會生成大量的文件檔案資料，這些檔案資料便是工程檢查和驗收的依據，也是公路建設合法性的重要依據。

2.公路檔案是工程項目交竣工驗收的依據

公路工程項目交竣工驗收主要是依據已有的檔案資料，對建設施工企業、監理單位的工作完成情況進行驗收。驗收時除了需要進行現場的勘察檢測外，關鍵還是要通過各單位提交的經認可的檔案文件來對整個公路工程進行質量判斷和評價，進而來對相關的試驗檢測內容、隱蔽工程、施工技術等進行驗收。其中的檔案資料需要由相關的監理、業主和政府監督部門共同認可，方可成為驗收的判定依據。

3.公路檔案是財政審計等部門審查的依據

建設單位、監理單位、施工單位的計量支付文件檔案，是工程財務審計的重要依據。尤其是工程設計變更、合同變更、預算調整等都是審計檢查的重點環節。必須具有比較完整和充分的檔案資料來進行說明和解釋在計量支付方面，計量文件檔案必須在業主和監理等均認可的條件下，才具備合法性，而支付文件檔案須建立在真實、合法及有效的基礎上。

二、提高公路檔案利用率的具體措施

1.正確認識公路檔案的利用價值

公路檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、統計以及利用等環節。檔案的收集和整理工作是檔案管理的基礎性工作。檔案的利用是檔案管理的主要目的。如果不需要利用檔案，那么收集和整理工作就毫無價值可言。在公路工程建設的整個過程中，無論是任何單位和個人都應該認識到檔案的利用價值，只有認識到這一點，才能在檔案收集和整理的過程中，更加具有主動性和責任感。檔案管理應該將利用工作擺在工作的中心位置，充分發揮公路檔案的利用價值。只有通過有效的利用，才能衡量出檔案收集和管理工作的優劣，也能夠及時對檔案收集、整理工作進行反饋，及時發現檔案管理工作中的不足，并進行必要的改進和完善。

2.建立科學的管理體系

公路工程檔案普遍存在范圍大、數量多和種類雜的特點，因此檔案管理部門應該結合公路檔案的特點，建立符合公路檔案管理需求的檔案管理體系和完善的公路檔案室藏結構。在公路工程建設期間，應該由檔案管理人員對一切具有歷史憑證作用和利用價值的檔案進行分類收集。收集過程中應該根據公路工程不同階段的項目實施性質，對檔案成套保管，保證各種門類及各種載體形態的檔案都能夠被完整、齊全地收集在內，建立起內容豐富、結構合理的收藏檔案體系，嚴格履行檔案管理的職責，延續公路工程檔案的利用價值，進而保證檔案的社會效益。

3.創造高效的檔案利用條件

做為公路檔案的管理者，其工作內容不僅僅只是檔案的整理及保存，而更應當做為公路檔案的開發者，并起到傳輸公路檔案的作用，這樣可以為公路檔案的利用帶來更多的便利條件。檔案管理者在日常的工作中，應結合自身工作經驗及相關的檔案管理信息，有創造性的編研出檔案管理的方式等，進而更好的體現出公路管理部門的服務性質。此外，做為公路檔案的管理者，應主動研究并調查其所面對客戶的需求，并進行分類處理，在對公路檔案進行深入的研究后，對其進行科學的整理，從而更加方便查詢及使用，從而為公路建設事業提供更加可靠的參考依據，進而更好的體現出公路檔案的使用價值。

4.創新檔案利用方式

檔案管理工作的服務水平決定了檔案利用率的高低。因此檔案管理者必須創新服務，將被動服務變為主動服務，轉變公路企業管理長期以來“重視施工建設，輕視檔案管理”的觀念。公路檔案管理應該積極主動地去適應檔案利用者的需求，對公路檔案資料的利用可能性進行深入分析和預測，主動、及時、準確地為檔案需求方提供服務。另外，檔案利用除了傳統的來室查閱、咨詢服務等多種服務方式外，公路檔案的數字化管理也是創新檔案利用方式、提高公路檔案利用率的最有效途徑之一。公路檔案的數字化管理能夠高效、準確、快捷地為用戶提供相應檔案，同時也減少了對原件反復使用所造成的損害。檔案的網絡化審批和審查，也提高了檔案審查工作的工作效率，進而提高了檔案的利用效率。

結語

綜上所述，公路檔案的使用情況決定著公路建設是否合理，也決定著公路檔案管理工作是否到位，提高公路檔案利用率，是公路管理工作具有服務性的具體體現。因此在公路的檔案管理工作中，應加大對相關檔案的收集及整理，并建立完整的信息化檔案，從而更有利于公路檔案的資源共享，從而有利于相關公路管理及建設部門的使用便利，從而更好的發揮出公路檔案應當具備的職能，從而提高公路檔案的利用率。

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[3]江文紅.論信息化時代公路工程檔案的開發和利用[J].民營科技.2010(02)