淺析提高檔案利用效果的途徑

王 威

（哈爾濱市社會科學院《學理論》雜志社 黑龍江 哈爾濱 150010）

淺析提高檔案利用效果的途徑

王 威

（哈爾濱市社會科學院《學理論》雜志社 黑龍江 哈爾濱 150010）

檔案管理的最終目的是為了實現檔案的有效利用。檔案利用者通過利用檔案可以產生較好的經濟效益和社會效益。而所產生的經濟效益可以在某一項工作或是活動中產生，也可以在較大范圍內產生，而且還可以產生現實或是將來的經濟效益。檔案利用所產生的社會效益是無法進行有效計量的，這些所取得的效益即是檔案利用的效果，也是對整個檔案工作的評價和檢驗。文中對提高檔案利用效果的途徑進行了具體的闡述。

檔案；利用效果；業務建設；編研；效益

一、搞好檔案館（室）的基礎業務建設

要想有效的提升檔案利用效果，則需要優化和豐富檔案館的館藏，強化其基礎業務建設。檔案館的基礎業務通常包括六個環節，即檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用，其收集、整理、鑒定和保管工作都是圍繞利用工作展開的，而且對于這五個環節工作水平的衡量則以其是否便于利用及能否發揮出檔案的最大效益為衡量標準。所以說檔案館基礎業務的前五個環節的工作都是檔案利用基礎工作，做為檔案利用工作的物質基礎和前提保障。這些基礎性工作質量的好壞，與檔案利用效果息息相關，所以在實際工作中，需要有效的提高檔案的收集工作，有效的提高檔案館檔案的歸檔率、完整率和準確率，確保檔案結構的合理性，使所收集的館藏內容更為豐富和齊全。在對檔案整理工作中，要做到科學性和系統性，能夠及時、準確的對檔案利用者所需的檔案信息進行查找，為檔案利用效果的提高奠定良好的物質基礎。為了更好的提高檔案館館藏的質量，則需要準確的的對檔案進行鑒定，確保檔案內容的完整性和準確性。另外還要具有高質量的檢索工具和完善的檔案檢索體系，這樣才能更好的為檔案利用提供優質的服務，有效的提高檔案利用的效果。

二、做好編研工作

檔案編研參考資料在檔案利用服務中發揮著極為重要的作用。所以做好編研工作十分關鍵。在對檔案資料進行編研過程中，需要充分的考慮檔案利用才堅檔案信息的需求，取其檔案資料中的精化部分，從而編輯成二次文獻，確保能夠為社會發展過程中提供真實、完整及系統的檔案信息。通過搞好編研工作，可以確保所編輯出來的檔案效果具有較高的質量，從而更好的滿足社會發展過程中對檔案信息的多元化需求。

三、檔案工作者樹立牢固的效益觀念

檔案利用過程中離不開檔案工作者這一重要因素，而且檔案工作者自身的觀念也會對檔案利用效率帶來較大的影響，所以做為一名優秀的工作人員，需要樹立牢固的效益觀。首先要具有較好的需求觀念，對社會的各種需求進行充分的考慮，樹立良好的市場觀念，這樣才能根據市場的需求來提供有價值的檔案產品。其次要樹立良好的時間觀念。隨著社會的快速發展，人們在對檔案利用過程中對時效性更為強調，這就需要檔案工作者要及時為用戶提供檔案利用服務，否則檔案利用的效果則會大打折扣，甚至會受到消弱乃至失去。最后還要具有良好的服務觀念。檔案管理工作一直以來都重視收藏，而對利用較為輕視，但在當前新形勢下，需要及時轉變觀念，樹立主動服務、超前服務及定點服務的理論，對于可以開放的檔案盡管有效的開發，采取上門服務等多種形式來更為檔案需求者提供及時、滿足的檔案服務。部分部門對檔案的需求量較大，而且也較為集中，所以針對這些部門可以采用定點服務的方式，確保及時滿足檔案利用者對檔案信息的需求。

四、加強檔案宣傳工作

檔案基礎工作做得再好，可是沒有或很少有用戶前來利用，就如一桌豐盛、美味的佳肴沒有顧客品嘗一樣，也就失去了它的意義。從這個角度上說，宣傳是開啟檔案利用大門的一把鑰匙。檔案作為一種信息，擴散面越廣，接收者越多；社會獲得的檔案信息總量越大，在社會上產生的效益就越大。通過舉辦檔案展覽等向外界宣傳利用檔案收到的效益和沒有利用檔案使工作發展受到的影響，啟發引導人們利用檔案信息。

五、做好檔案利用需求的研究工作

在檔案利用工作中，我們不僅需要熟悉自己的館藏，還必須充分了解利用者對檔案信息的所需所求。否則，利用工作就陷入了盲目性，不利于檔案利用。首先要了解利用者利用的目的或所需的檔案材料，根據其需要，為其提供利用。其次，了解社會和單位內工作的重點和特點，有針對性地提供滿足利用者需求的服務。這樣才能便于更好地為利用者服務，提高檔案利用效益。

六、搞好利用信息反饋

檔案利用信息反饋，可以把利用過程中的各種情況及時、準確地反映出來，及時發現利用工作中的薄弱環節，研究改進措施，使檔案工作處于良好循環狀態。檔案人員可根據利用者的有效利用為領導決策、制訂計劃等做出連續服務，并針對利用者的需求，不斷調整檔案信息傳遞方式，拓寬傳遞渠道，加快傳遞速度，做好主動跟蹤服務。

七、正確處理好檔案利用效益與檔案保護、保密之間的關系

講求現實效益是檔案利用工作必須堅持的原則，但許多“孤本”檔案都具有永久保存長期開發利用的價值。如果片面地考慮檔案利用的現實效益。頻繁地使用檔案原件，使檔案原件受到損毀，就無法使檔案發揮其長遠效益。因此，檔案信息資源的開發利用，必須兼顧現實效益和長遠利用，不能追求檔案現實效益而忽視了對檔案原件的保護。

八、結束語

在檔案利用價值實現過程中，還需要做好檔案的保密工作，一旦在檔案利用過程中與保密原則上發生矛盾時，則需要服務整體利益，將國家利益放在最高位置，在個人利益與集體利益之間進行取舍時，需要服從于集體利益，對于利用過程中可能會帶來較大的利益，但由于其涉及到國家安全或是重大利益不宜提供時，則需要對其進行保密，不宜進行提供利用。要檔案利用過程中要從全局性和整體性利益出，更好的端正好效益和保密之間的關系，確保在利用過程中能夠帶來積極的、正面的效益。

[1]王曉偉.有效加強檔案利用工作的措施探討[J].中國科技信息，2011（10）.

[2]岳素芳.淺析影響檔案利用工作的五個因素[J].黑龍江檔案，2013（4）.