淺析新形勢下高職院校檔案管理工作存在的問題及改進建議

袁 艷

（中山職業(yè)技術(shù)學院 廣東 中山 528404）

淺析新形勢下高職院校檔案管理工作存在的問題及改進建議

袁 艷

（中山職業(yè)技術(shù)學院 廣東 中山 528404）

近年來，我國高職院校迅速發(fā)展，隨著信息化技術(shù)的普及以及學生畢業(yè)后的彈性就業(yè)等一系列問題，這對高職院校檔案管理工作提出了更高的要求，對高職院校檔案管理工作人員來說也是一種新的挑戰(zhàn)。本文針對當前高職院校學生檔案管理中存在的問題，結(jié)合自身實際經(jīng)驗，提出加強高職院校檔案管理的建議。

高職院校；檔案管理；問題；建議

近年來，我國的高職教育迅速發(fā)展，己經(jīng)成為高等教育的重要組成部分，作為高職院校重要工作的檔案管理也必須要適應(yīng)這個發(fā)展趨勢。新形勢下認真做好高職院校檔案管理工作，意義重大。

一、當前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

當前，我國對高等職業(yè)教育非常重視，國家出臺了一系列措施來支持高職教育的發(fā)展，使得高職教育取得了飛速的發(fā)展。我國許多高職院校也借此機會擴大辦學規(guī)模，以增強院校實力，從而更好地適應(yīng)社會發(fā)展需要。這種形勢下對高職院校的檔案管理工作提出了新的要求。高職院校的檔案管理工作逐漸由封閉性走向開放性、效益性，檔案的價值得到充分肯定與利用。但是還是有部分院校對檔案管理的意識不高，對檔案工作不夠重視，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、制度建設(shè)不完善、缺乏現(xiàn)代信息化建設(shè)，檔案的開發(fā)利用不夠，無法適應(yīng)新形勢下高職院校的發(fā)展。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案保護意識淡薄

目前我國的高職院校重心都放在學生就業(yè)率上，學校重視教學，卻忽視了對檔案的管理，高職院校檔案管理的意識非常薄弱。高職院校檔案管理工作人員大多都是被動的接受工作，不按規(guī)章辦事，缺乏檔案保護意識。新形勢下由于檔案管理都采用信息化的手段，大多用光盤、磁盤進行保存，而這些材料使用壽命有限，應(yīng)定期復制以確保檔案的有效，而實際工作中做到這些的確很少。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不強

目前我國高職院校檔案管理的工作人員大部分以前都不是學檔案管理的，許多檔案管理人員都是其他部門的兼職人員，其本身缺乏檔案管理專業(yè)知識以及相關(guān)工作經(jīng)驗。有的工作人員就是高職院校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶或子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業(yè)人才相當匾乏，檔案管理沒有活力，嚴重阻礙了高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善

當前，許多高職院校對檔案管理不重視，檔案管理投入經(jīng)費少。由于投入的經(jīng)費少，沒有能力購置更好的檔案設(shè)備，調(diào)動不了一線工作人員的積極性。缺乏配套的設(shè)備，計算機跟不上現(xiàn)代化的需要，更有甚者，有的計算機是別的部門用過了的舊機器，經(jīng)過維修幾近淘汰的。總之，高職院校檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，外在壓力和內(nèi)在的推力不夠，使得檔案管理處于乏力狀態(tài)。

（四）檔案的開發(fā)利用不夠

檔案的開發(fā)利用不夠主要體現(xiàn)在三個方面：一是服務(wù)意識缺乏。大多數(shù)高職院校的檔案室只起到了一個保管室的作用，而沒有發(fā)揮真正的作用——檔案的利用，只有充分的利用檔案，使之真正的服務(wù)于日常工作、學院發(fā)展，才能體現(xiàn)它的價值。二是服務(wù)手段落后。目前高職院校的檔案利用還停留在手工檢索和操作的階段，缺乏現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，難以適應(yīng)新形勢下信息社會發(fā)展的需要。三是服務(wù)形式單一，僅限于提供原始檔案。沒有進行科學的編研開發(fā)工作，不能完整地提供一些專題性的資料，沒有把檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭砷_發(fā)信息資源。

三、加強高職院校的學生檔案管理的建議

（一）加強意識教育，提高認識

要想真正做好高職院校的檔案管理，首先要加強檔案管理工作人員的的檔案管理意識，讓他們充分認識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，切實加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的學習和研究，主動適應(yīng)高職院校現(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時，各高職院校主要領(lǐng)導必須提高認識，在思想上增強依法管理檔案的意識。

（二）提高工作人員專業(yè)能力，加強檔案隊伍建設(shè)

高職院校應(yīng)該定期組織檔案管理工作人員進行培訓，培訓內(nèi)容可以包括檔案專業(yè)知識、計算機知識，同時思想政治教育也不能忽視。從各個方面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對所有工作人員應(yīng)實行一年一考核，對于不合格者下崗或待崗，引入競爭機制，打破原有的干不干都一樣的局面。對于高職院校檔案管理工作人員來說，首先要熟練掌握檔案材料的收集、分類、編排、歸檔、保護等多個環(huán)節(jié)的操作流程，同時要了解檔案管理的最新發(fā)展動態(tài)，不斷學習新的專業(yè)知識和理論，增強自身的專業(yè)能力。

（三）完善檔案管理工作制度實行管理的規(guī)范化

高職院校應(yīng)按照《新辦法》的要求，修訂及完善檔案管理制度。同時在內(nèi)部制定一些制度措施，比如《高職院校檔案管理工作制度》、《移交制度》、《工作人員職責》等，用制度來規(guī)范每個人的工作，確保檔案管理工作開展做到有法可依。結(jié)合實際做好各類文件材料歸檔范圍和保管期限的修訂工作，做好不同載體檔案的規(guī)范化、標準化建設(shè)。同時，健全檔案工作的檢查、考核和評估制度，定期檢查、總結(jié)、驗收檔案工作；建立單位立卷的歸檔制度，要求各部門按照歸檔要求把在工作和各項活動中形成的檔案資料收集起來，確保齊全、完整和準確擴并及時移交檔案室；建立檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計年報制度，為學院檔案工作的科學決策提供有價值的依據(jù)；實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制，使檔案工作人員朝著專業(yè)化、高素質(zhì)、有梯隊的結(jié)構(gòu)發(fā)展，為檔案事業(yè)的發(fā)展不斷注人可持續(xù)發(fā)展的括力。

四、結(jié)束語

做好高職院校檔案工作是辦好高職院校的重要基礎(chǔ)工作之一。當前我國高職院校處于深化改革階段，這為高職院校的檔案管理帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。如何抓住機遇，解放思想，更新觀念，以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，加快檔案工作的改革步伐，是每一個檔案工作者面臨的重大問題，需要我們不斷深入研究和實踐。

[1]胡政.淺談高職院校檔案管理[J].當代經(jīng)濟，2008，8

[2]劉巧元.淺談職業(yè)學校檔案資料的保護與利用[J].科技咨詢導報，2007，（14）.