如何在創新中完善企業檔案管理工作

楊 鴻

（大唐陜西發電有限責任公司 陜西 西安 710065）

如何在創新中完善企業檔案管理工作

楊 鴻

（大唐陜西發電有限責任公司 陜西 西安 710065）

現代企業制度的建立客觀上要求建立現代企業檔案管理制度。管理觀念落后，管理手段單一，缺乏復合型檔案管理人才，是當前企業檔案管理工作中面臨的主要問題。要提高現代企業檔案管理工作水平，為建立現代企業制度服務，就需要從不同方面入手，大力推進企業檔案管理工作改革，建立現代企業檔案管理制度。

現代企業；檔案管理；管理理念；管理手段；管理人才

企業在推進現代企業轉型、發展的過程中，暴露出很多問題，值得認真研究。其中，落后的檔案管理工作與建立現代企業制度的整體要求不相適應是尤為值得注意的問題。

一、建立現代企業檔案管理制度勢在必行

在建立現代企業制度的大背景下，客觀上要求企業檔案管理制度也需要作出與時俱進的創新，以便為現代企業經營管理作為高質、有效的信息服務。

1.現代企業檔案管理制度的建立是推進企業創新的重要內容

現代企業管理制度的建立包含著多方面的內容，是一項宏偉、系統的創新工程，包含著多方面的的內容，其中，檔案管理創新是推進企業創新的有機組成部分。基于企業檔案在企業管理體制中所處的地位和所應發揮的重要功能。客觀上要求企業檔案管理工作需要為企業企業經營管理工作提供細致、全面的信息服務，譬如通過提供企業產品經營的歷史軌跡，可以為企業生產提供必要的市場信息服務。因此，要適應現代企業和新時期社會經濟的發展要求，就必須推進檔案管理工作創新。

2.現代企業競爭的實質客觀上要求加快檔案管理工作創新的步伐

現代企業競爭的實質是科技和人才的競爭。科技、人才、時間共同構成了現代企業競爭的基本要素，企業要在激烈的市場競爭中脫穎而出，就需要以高質、優異的信息服務為保障。而原有的落后的檔案管理工作根本不能適應企業這一發展要求，客觀上需要加強改革。

3.推進企業檔案管理創新同樣是經濟全球化發展的內在要求

經濟全球化是當今世界經濟發展的大潮流，這一歷史潮流要求檔案管理進一步創新。“沒有創新的精神就沒有現代化檔案管理，就不能適應經濟全球化的需要。唯有創新企業檔案管理，才能將檔案的管理和利用融入全球化的進程之中，跟上時代的前進步伐。”[1]

二、當前企業檔案管理制度中存在的主要問題

1.思想落后，觀念保守，缺乏現代企業檔案管理的視野和理念

在許多企業檔案管理過程中，雖然大都宣稱秉承和實行了“以科學發展觀推進檔案管理工作”的工作理念，但在實踐中卻不能有效貫徹這一管理理念，形式主義色彩嚴重。從企業檔案管理工作實踐看，許多檔案管理部門在工作過程中片面突出形象過程建設，缺少為企業經營提供優質服務的基本的敬業精神和管理經驗。

2.管理手段單一，管理模式落后

現有企業檔案管理制度大都形成于計劃經濟時代，從檔案儲存的信息媒介、檔案信息傳播的方式方法到檔案保管的規范程序等各個方面的內容都沿襲了計劃經濟時代的工作特點。“傳統的檔案管理模式，基本是計劃經濟時代的產物，清一色的國營、集體企業，使檔案的管理模式過于統一。”[2]這種大一統的管理模式，與現代企業自主經營、自負盈虧的管理理念格格不入。

3.缺乏缺乏復合型的高素質檔案管理人才

現代檔案管理制度的建立需要以懂電腦、懂管理的高素質的復合型人才為前提，而現有人員缺乏現代化的管理理念和管理經驗，導致企業檔案管理工作質量不高，問題層出不窮。“人是推動檔案管理發展的動力、前提和基礎。企業檔案管理要落實科學發展觀，就必須堅持以人為本，樹立人才資源是第一資源的觀念。”[3]

三、建立現代企業檔案管理制度的可行措施

1.現有檔案管理工作者積極轉變檔案管理工作理念，用現代檔案工作的新思想武裝自己的頭腦，努力提升檔案工作效率，提高信息服務的質量

現有檔案管理工作人員需要轉變管理觀念，建立與現代企業制度相一致的管理理念。觀念的更新是實踐創新的先導，工作理念影響著工作過程的開展。作為全球化經濟時代的企業檔案管理工作者應及時補充現代化的管理知識，勇于接受新知識，善于汲取新思想，跟上時代的步伐。為此，企業自身也要從各方面采取各項有力措施，積極鼓勵現有工作人員參加各種形式的培訓學習，以提高他們的管理水平。

2.創新工作手段，建立多元化的檔案信息服務工作路

企業檔案管理工作要敢于接受新知識，善于引進現代信息技術知識，以拓展檔案管理服務工作的有效路徑，從而切實提高自身的服務質量。除了繼承和發揮傳統檔案管理工作的優勢外，檔案工作人員還要積極開辟包括網上閱讀功能、電子文獻的自動上傳功能等各項內容在內的綜合服務功能。“社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。”檔案工作人員要能夠及時把握到檔案管理工作發展的客觀趨勢，積極引進包括多媒體技術在內的工作手段，提高檔案信息服務的質量。

3.積極引進復合型的高素質檔案管理人才，提高檔案工作的水平和質量，為建立現代檔案管理制度提供必要人力資源保障

誠如所言，“知識型企業的檔案管理者更多面對的是如何對“知識”進行有效的管理，特別是對新型知識載體一軟件的掌握和利用。因此，擁有一批具有較強信息處理能力和較高素質的復合型管理人才，將是十分重要的，只有他們具有一定的專業管理水平和專業技術水準，才能駕馭高技術含量的企業管理工作。”故而，企業要堅決按照建立現代檔案管理制度的客觀要求，投入必要的人力和物力，為促進本企業的可持續發展打好基礎。

[1]劉霞.新形勢下企業檔案管理創新路徑探析.企業管理.2013(7)

[2][3]溫娜.檔案管理創新的探討.中國科技信息.2009(22)