信息時代檔案管理探析

王

（天津市第四中心醫院 天津 300140）

信息時代檔案管理探析

（天津市第四中心醫院 天津 300140）

當前，醫療改革日益深化，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，隨著信息化時代的到來，對于如何加強醫院檔案管理，將面臨新的機遇與挑戰。醫院的檔案管理工作和傳統檔案管理截然不同，而檔案信息是當今現代化醫療衛生管理手段之一，將是各級醫院面臨的新問題。本文從醫院檔案管理實際出發，分析了信息化時代醫院檔案管理工作的現狀,并有針對性地提出應對對策,為醫院檔案管理工作提出參考。

信息時代；醫院；檔案管理

一、信息時代下醫院檔案管理的現狀

1.醫院管理體制存在問題

信息產生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制,不能很好實現一體化,就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫院恰恰存在這種現象。雖然各個科室都同處于一個醫院內部,但是各個科室之間界限分明,存在明顯的縫隙,在工作中無法實現連接。這直接表現在醫院各個科室的資料各自存檔管理,沒有統一的管理網絡和管理模式,存在檔案材料缺失、混亂,或形成不規范材料的現象,無法實現檔案信息的共享,大大影響了醫院檔案的開發利用。要實現醫院檔案管理的現代化,使醫院檔案部門更好地服務于各個部門,就必須要求消除各個科室之間的界限,改變科室與科室之間獨占信息的局面。

2.信息化的建設意識較為薄弱

傳統的醫院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫院領導層滿足于現狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫院檔案管理信息化的進程產生了一定程度的阻礙。

3.檔案管理人員素質不高

在醫院人才培養中,只重視醫療技術人員素質的培養,并沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化、知識面窄、知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展,缺乏創新和活力,這些情況已嚴重阻礙了檔案事業的發展。

4.檔案管理信息化存在安全隱患

醫院檔案管理部門和外界暢通的聯系，是檔案信息資源實現共享的前提，是醫院管理工作與病人獲得良好服務的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統進行查詢，并進行相關信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導致檔案信息甚至系統被破壞。

二、解決檔案管理工作問題的對策

1.改革管理體制

信息產生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制，不能很好實現一體化，就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫院恰恰存在這種現象。雖然各個科室都同處于一個醫院內部，但是各個科室之間相對獨立，界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現連接。這給檔案信息的收集與編研造成障礙。因此，必須淡化科室的概念，消除醫院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯系，從封閉式、分散型走向開放式，形成網絡化、一體化，實現“無縫隙”管理。這樣才有利于醫院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，要加大資金投入，完善信息化設備。根據實際條件，加大對檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進的技術設備，促使檔案管理逐步從傳統的手工、經驗管理向現代化的科學管理邁進。

2.提高醫院檔案管理與服務的意識

醫院作為社會公眾服務性行業，面向社會公眾發布信息資源，實現社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務，使檔案管理由傳統落后的人工管理轉變為信息化服務模式。不斷創新檔案業務服務理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務性，構建科學合理的檔案服務體系，樹立以醫院為整體的檔案服務意識，做到與時俱進，以適應信息化時代科學檔案管理的創新發展要求。

3.重視檔案信息安全的管理和防護

上文中提到，在醫院檔案管理工作創新中建立一個個性化的信息平臺，能夠改變醫院傳統檔案管理管理實體資料的運行模式，大大提高了醫院檔案信息資源的管理效率和利用水平。一個網絡信息平臺的建立確實帶來了快捷便利，但也有很多潛在的風險。計算機設備故障、電腦病毒、用戶錯誤操作、黑客入侵、企業競爭對手破壞等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲的檔案信息被破壞或完全丟失。檔案信息的長期存儲存在著風險，因此，對醫院檔案信息的安全管理是信息時代醫院檔案管理的關鍵要素，我們必須要采取多種防護手段保證醫院檔案信息的安全性。

綜上所述，隨著信息時代的來臨，人們對信息的需求越來越多、越來越迫切，醫院檔案這種重要的信息資源也越來越被重視，地位和作用的重要性與日俱增。要適應信息社會的需求，建立科學有效的醫院檔案管理體系需要相關人員的不斷努力，采取有效的措施，在多個方面進行創新，充分開發利用醫院檔案信息，最大限度地發揮其效能，為醫院提供更具價值的信息資源，為醫院的戰略發展提供有力的支持。

[1]尹敬波.淺談醫院檔案管理信息化工作[J].才智，2011（18）.

[2]程梅玉.淺談檔案管理[J].現代閱讀（教育版），2011（05）.