對檔案信息化工作的探析

劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

對檔案信息化工作的探析

劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案信息化是指通過運用現代化信息技術，配置計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善檔案信息資源庫，依據檔案館檔案信息化的標準規(guī)范體系，以檔案管理網絡為平臺，依托高素質的信息人才，對檔案信息進行處理、管理和提供利用服務的活動過程。

檔案；信息化；探析

檔案信息化是指通過運用現代化信息技術，配置計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善檔案信息資源庫，依據檔案館檔案信息化的標準規(guī)范體系，以檔案管理網絡為平臺，依托高素質的信息人才，對檔案信息進行處理、管理和提供利用服務的活動過程，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案信息化已經成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑，信息技術在人類社會的各個方面都展示出難以比擬的優(yōu)勢，國家建設和發(fā)展檔案事業(yè)的一項重要內容就是實現檔案的信息化，我們應該認真對當前檔案信息化工作進行思考，高度重視當前檔案信息化的重點工作，大力整合檔案資源，加強檔案信息，優(yōu)化檔案服務，促進檔案信息化的順利推進。

1、重視檔案信息的開發(fā)利用，提高對檔案信息工作重要性的認識。首先，突出服務功能。檔案人員應充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案管理的建設力度。要大力宣傳檔案工作，使各部門充分認識檔案的重要性，認識到檔案與自己日常工作和生活的密切關系，努力提高檔案的利用率，積極開展借閱、復制、信息交流等服務業(yè)務。在進行服務利用中，應對反饋的信息進行綜合性分析、研究，使檔案在現代化建設中發(fā)揮應有的作用。其次，要實現檔案信息化必須依據一定的物質條件和技術力量，而這些均離不開資金的支持。不論是設備的購置還是系統(tǒng)的研發(fā)，不論是網站的維護還是人員的引進及培訓，都需要資金的投入。因此，要使檔案信息量建設真正落實到位，使檔案信息資源真正受惠于社會，各級政府必須加大對檔案部門的資金投入。

2、完善信息制度，強化電子文件的使用管理。建立科學的歸檔制度，并嚴格予以執(zhí)行，對電子文件進行歸檔時需要仔細加以檢查。在內容上，檢查電子文件是否完整、真實，是否包含了機讀目錄和相應說明等，對歸檔的是否是電子文件的最終版本，紙制或者其他載體上的文件是否與電子文件的內容是一致的，軟件產品源程序是否與文本相一致。在技術上，對歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)進行嚴格的檢查，確定無病毒存在，并且所讀出的信息是準確無誤的。另外，在整理電子文件或者需要改變文件的電子格式時，要避免在轉換過程中出現信息失真現象，定期檢查檔案信息文件，一旦發(fā)現損傷，要在第一時間進行修復和維護。按照相關規(guī)定的要求，整理檔案后，要一式三份，一份用于異地備份，一份封存，一份用于使用，禁止外借。入庫的電子文件載體，只允許通過拷貝等形式加以利用，強化保密類電子文件的管理，控制電子檔案信息使用者的權限。

3、加強管理，保障安全。目前，對于紙制檔案已經有了非常成熟的管理制度和技術，但對于電子檔案，卻還沒有健全的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間就造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。還有，計算機技術迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現問題。電子檔案安全可靠的運行，不僅關系到數據本身的正常運行，還關系到所有與電子檔案管理業(yè)務和服務有關的正常業(yè)務開展，因此，電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統(tǒng)軟件等都應具有很高的安全保證，所以，必須高度關注檔案管理網絡運行的安全問題，建立建全檔案信息管理體系，不斷培養(yǎng)和強化檔案人員的安全保密意識和安全防范技能，責任落實到人，絕對禁止使用電子檔案管理專用計算機訪問外網，不在電子檔案管理專用計算機上隨意安裝軟件等，建立嚴格的監(jiān)控機制，用制度管人，用制度管事，規(guī)范檔案信息管理操作規(guī)程，使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，采取有效措施，確保檔案信息的安全。防止檔案信息的損毀和遺失，加強信息安全性的前期控制，加強技術保障措施，做好信息備份工作，以便在緊急情況下恢復系統(tǒng)的正常運轉和保證信息的完整。

4、開展現代化的檔案信息服務。在檔案信息化背景下，檔案服務手段必須進行創(chuàng)新，檔案信息服務應充分發(fā)揮現代信息技術的作用，以提供快速、高效、優(yōu)質的服務。應拓寬咨詢服務，檔案咨詢服務是檔案人員以檔案為依據，通過解答問題，向利用者提供檔案的有關情況的一種服務方式。在當今的網絡環(huán)境下，可以開展檔案在線咨詢服務，有效地提高辦事效率，方便利用者。進一步加強檔案館網絡建設，加強檔案數據庫建設，在線開放一些檔案目錄甚至是檔案文件全文，使利用者可以通過互聯網直接進入檔案館網站，辦理登陸手續(xù)后，就可以快速地了解館藏情況，進入相關的數據庫閱讀，下載所需要的檔案信息，還可以通過留言、電子郵件等方式與檔案館溝通，辦理相關手續(xù)后，為利用者提供檔案復印件或檔案證明，利用者足不出戶就能獲取所需要的全部檔案信息。

5、加強專業(yè)人才隊伍建設。只有加強人才隊伍建設，才能使檔案管理信息化工作得以順利開展。隨著我國檔案信息化、科學化的進一步發(fā)展，要求檔案管理人員的素質必須有進一步的提高。一是重視人才培養(yǎng)，提高人員素質。在檔案信息化建設過程中檔案工作出現了層出不窮的新問題，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新提出了更高的要求，即檔案信息化建設的成效不僅取決于工作人員原有的知識水平，還在更大程度上取決于他們對知識的補充和更新的速度。因此，要對在職人員進行應用新技術、新設備、新方法的教育培訓，普及信息技術知識，系統(tǒng)地學習計算機和信息管理技術及檔案專業(yè)知識，督促檔案管理人員掌握并應用先進的技術設備和科學管理手段，提高檔案工作人員對檔案信息化的認識，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現代化技術的技能，以適應新技術發(fā)展的需要。二是引進兼具檔案和計算機專業(yè)知識的人才。從目前檔案管理實際情況來看，最為緊缺的是既懂得現代檔案管理基本知識，又懂得計算機技術，掌握網絡知識，能熟練操作計算機，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才，應以此為側重，實現檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。