如何做好新形勢下人才市場的檔案管理工作

劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

如何做好新形勢下人才市場的檔案管理工作

劉 磊

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

檔案管理工作是企業管理工作的基礎，是企業信息系統的重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。

新形勢；人才市場；檔案管理

引言

目前，人才市場的檔案以從各大院校畢業的學生檔案居多，它是反映人才綜合素質信息的重要載體，也是滿足社會各界需求人才最重要的信息依據。雖在管理中摸索出了一套適宜自身的檔案管理機制，但還是存在不少問題。

一、新形勢下人才市場檔案管理的要求

1、應保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動，面對嚴峻的就業形勢，一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學生就業率也會適當擴大優秀學生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應應聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是，提升檔案的可靠性

2、提高人才市場檔案管理的法律地位。完善的法制是社會進步的先決條件和基礎，人才市場的檔案管理工作部門應在實踐的基礎上制定具有本部門特色的措施。依據憲法和現行法律的規定，人才市場相關工作人員可以將實踐中遇到的問題以書面文字的形式反映至相關法制部門，呈報國家有權機關，將《人才市場管理規定》逐步完善，最終實現全國人大立法，提升人才市場檔案管理立法位階，將目前的部門規章逐步完善提升至法律法規，使檔案管理有制度保障。

3、全面實現管理的網絡化和信息化。各省市地方人民政府在進行科學的進行財政預算時，適當增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發全國聯網的檔案查詢計算機軟件系統，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現公安系統、檔案管理系統、學校系統、工作系統、社保系統有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數據庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施

二、當前人才市場檔案管理的現狀

1、硬件設施配置不足。人才市場的檔案管理，特別在經濟欠發達地區，存在著嚴重的檔案管理硬件投入不足。有的地方止今沒有實現館員辦公室、閱檔室和檔案庫房的“三室”分開，有的沒有未檔案房配置防盜門窗，以及室內保持檔案保藏質量的去濕機、溫濕度表等硬件設備。還有的引入了現代化管理手段，如網絡與電腦，有的建立了數據庫，但技術應用大多停留在輔助檔案材料目錄的錄入等簡單方面。

2、管理方式較落后。人才市場在檔案管理上，盡管大多都能按中組部的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》執行，但基本在實際操作上，存在收集歸檔被動不及時，多采用傳統手工操作和簡單分類管理，多數人才市場未能形成自己的檔案管理實施細則和制度，即便是有建立起數據庫的，也沒有及時升級形成同步。因此，在檔案服務上，顯現的耗時費力，程序繁瑣，方便快捷效果差，難以滿足社會對人才檔案的信息需求。

3、管理人員的工作素質較差。由于各地人才市場在館員配置上，大多由其他工種人員兼職擔任，使其檔案管理人員隊伍嚴重缺乏應有的綜合素質，“保管員”的角色造成管理操作不規范，質量參差不齊，優質服務差等問題，直接影響到工作的嚴肅性和效能，更談不上促進人才市場檔案管理工作改革與發展的理論探討。

三、進一步完善新形勢下人才市場的檔案管理工作

1、加強檔案管理的現代化配置。針對人才市場檔案管理的配套設施建設不足，應積極爭取當地政府的高度重視與支持，一方面劃撥資金，投入設施設備，實現檔案管理“三室”的分開，引入與應用現代化技術手段，如網絡、電腦等硬件設施，建立起多種檢索工具，提高檔案信息查找利用。二是科學編制人才市場檔案專職人員的配備，實行統一管理和調配，保證其福利待遇收入和職務晉升，促進其工作積極性。

2、完善管理方式，進行科學管理。科學規范化管理人才市場的檔案管理，是檔案信息資源優勢最大發揮的重要基礎。一是對檔案房的案卷組織定期梳理，本著去糟取精原則，按照相互關聯重新組卷保留下的案卷資料，并編寫裝訂成冊，保證案卷頁碼和卷內目錄一一對應，做到日后調檔利用方便又及時完成歸檔程序；二是及時填充完善檔案內容。要嚴格執行《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合本地人才市場實際情況，制定出適宜自身管理的相應制度，特別要注意收集人才近期在論文發表、培訓進修和科研成果等體現實踐能力等方面的材料補充進檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質。

3、加強對工作人員的素質培訓。對人才市場檔案管理工作者須從三個方面加強對綜合素質的提升培養。一是加強業務知識學習，利用多種渠道提高館員的重視度，特別是要做好人才就業方面的咨詢服務工作，同時有效批量化操作檔案數據庫管理，減少檔案因外放遺失等危險。二是通過內部競爭上崗等方式，促進檔案管理工作者主動通過多種渠道加強人事檔案管理知識的自身學習，進而針對性開展工作提升服務能力；三是提高職業責任感，檔案管理工作者要在平常工作中多發現問題，多動腦筋，善于思考，提一些創造革新，促進工作質量的有效提升。

四、結論

總之，人才市場檔案管理工作在新形勢下存在著機遇和挑戰。面對現行存在的問題，國家、社會和個人均應全面提升檔案意識，為加快國家檔案管理工作法制進程，全面提升檔案管理人員的綜合素質，實現檔案管理工作的信息化和現代化探索適合我國發展的道路。

[1]門偉麗；關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J]科技創業月刊；2010(08)

[2]徐愛萍；檔案管理工作的管理與發展[J]科技致富向導；2012(02)

[3]汪艷華；現代流動人員人事檔案的問題與發展構想[J]世紀橋；2012(03)

[4]陳曉莉；如何做好企業檔案管理工作[J]辦公室業務；2013(01)