人才市場檔案信息化管理探討

程 超

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

人才市場檔案信息化管理探討

程 超

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

隨著社會經濟的發展，人才的流動也愈發地頻繁，傳統人事檔案管理已經不能滿足現代社會的發展。而且在這個計算機網絡技術被廣泛應用的年代，只有建立網絡化的人事檔案管理系統，才能使全國各地人才市場和具有人事檔案管理權的企事業單位的實現人事檔案互聯與共享。因此，將信息技術與檔案管理技術和方法相結合必定成為日后人才市場檔案管理的發展趨勢。

人才市場；檔案管理技術；信息技術

檔案是伴隨一個人一生的獨特身份符號，是眾多信息源中的一個基礎信息，其作用和價值在現代社會當中愈來愈顯得愈來愈重要。但在我國人事檔案管理上仍存在滯后性，即便是在網絡應用十分普遍的今天，個人想要從網上查詢自己檔案信息，例如檔案現保管地信息、個人的就業基本信息、與用人單位的勞動關系信息等，依然是難以順利實現的。因此人才市場檔案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需進一步完善。

1.人才市場檔案信息化管理的定義和實現內容

1.1 人才市場檔案信息化管理的定義

人才市場檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，人才市場檔案管理活動全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行管理處置，使其可以為社會企事業單位和個人提供便利服務的行為。

1.2 人才市場檔案信息化管理內容

人才市場檔案信息化管理的建設內容應當主要包含一下三個方面：

第一，基礎設施的建設這其中應當建設的內容有計算機軟硬件設施建設和應用系統建設，這兩者分別是檔案信息化管理當中不可缺少的基本條件和技術保障；具體來講就是統一各級人才市場網絡硬件配置和提供網絡拓撲標準。并在局域網中做好數據備份系統及災難應急工作，保證意外發生時能自我修復。

因為檔案信息是不能對所有大眾公開，所以采用Internet互聯的時候，需要相關技術標準。而如大多數企業中采用的VPN技術，可建立相對獨立虛擬專網，對傳輸數據進行加密，提升檔案信息的安全性，另外，還應當有統一防火墻的配置標準，來對服務器進行保護使PC終端免受外部攻擊。

第二，人才隊伍的建設，在信息化時代應當培養出具有現代化意識和科技化意識的檔案管理人員，這些檔案管理人員不僅有過強的專業知識，還應有較寬的自己的知識面并掌握現代信息管理技術，成為既熟悉管理業務知識又懂得計算機管理技術的雙重知識結構復合型人才，如人才市場檔案信息化管理當中將紙質檔案轉化成電子檔案時OCR技術就能達到這種目的，通過自動識別圖文，可將紙質版文字轉化成TXT或DOC文檔格式，結合電子掃瞄儀能將紙質檔案快速高效地轉變成電子檔案，而這就需要專業的人士去操作，所以人才市場檔案信息化管理必須要有扎實的專業知識，還應當對現行的相關計算機技術有較好的了解和掌握；

第三，強化檔案管理的安全建設，信息技術為檔案管理在提供高效、快捷服務的同時，也給檔案管理帶來了不少的安全隱患，可能會因為個人原因或其他原因導致檔案信息的丟失和泄密，這就要求信息化檔案管理應當注重電子檔案的保存環境和保存方式，必要時應當對一些重要的電子檔案進行備份和維護，確保資料的完整性；另一方面，檔案的信息化管理也需要相應的法律環境和手段為其保駕護航，根據社會的發展制定出人才市場檔案信息化管理工作的各項法律規章制度，是人事檔案管理有章可循。

2.人才市場檔案信息化管理的好處

2.1 改善人事檔案管理工作

人才市場檔案信息化管理的實現在一定程度上可以沖破人事檔案利用的局限，使檔案管理工作逐漸走向開放化管理，由原來的保管、利用職能轉變為信息管理和服務的職能，使人事檔案信息資源配置更加合理，為社會和個人提供更為高效、優質的服務。

2.2 決策和管理更加便利

人才市場檔案信息化管理的實現可以提供更加完整、可靠的信息技術和快速的綜合分析能力，可以使一些人事決策更加及時準確。

2.3 工作更加職能化

人才市場檔案信息化管理的實現就意味著一次投入，可實現多次產出，并可以提供遠程服務實現網上資源共享，極大地縮短了二次編纂所需的時間，很大程度上增強了檔案信息的時效性。

2.4 易于分類和重復選擇

人才市場檔案信息是個人從事各種社會活動的記錄表，是實現對社會個人管理的重要憑證。而檔案信息化管理就可利用計算機實現各種檔案資源的分類、提取、分標、加工，而且電子檔案相比與傳統檔案資料相比更易于保存、查詢、和修改，這樣不但提高了檔案的利用率，也在一定程度上降低管理成本。

3.人才市場檔案信息化管理的內涵和意義

人才市場檔案信息化管理的內涵是人才市場檔案信息的數字化和網絡化和檔案信息的接收、傳遞、存儲一體化，另外還要實現這些人事檔案的高度共享并保證其安全性，創造出新的檔案管理模式。

人才市場檔案信息化管理的實現就意味著人事信息實現了自動化、實時化和網絡化，這樣便可使得一些數據信息輸入輸出迅速便捷、還可實現多次利用、便利檢索查詢，而且這一信息化管理的實現還能對檔案的查借工作加以控制，從而大大提高了整個管理部門的工作效率。因而探索和完善這一技術具有十分重要的現實意義。

4.結束語

綜上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，應當注意到方方面面的問題，還需要所有檔案人員的積極參與與配合。其中管理型人才隊伍建設對檔案信息化管理的質量起著至關重要的作用，因此，人才市場檔案管理信息化的實現就要應把提高工作人員的計算機技能作為目前檔案部門素質教育的重中之重。而且信息化是當今世界發展的大趨勢，檔案館信息化管理是勢在必行，因此只有克服困難，迎頭趕上，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

[1]趙暉.信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題[J].辦公自動化,2008,123（1）:56-58.