淺談如何加強縣級公共資源交易檔案管理

安津寧

（撫寧縣人民政府采購中心 河北 秦皇島 066300）

淺談如何加強縣級公共資源交易檔案管理

安津寧

（撫寧縣人民政府采購中心 河北 秦皇島 066300）

科學規范的管理檔案,是衡量一個單位管理水平的重要尺度。它關系著單位、部門總體決策方向，如果沒有好的檔案管理制度，造成檔案管理混亂，整理不完整，會給單位、部門帶來非常大的影響，乃至造成巨大損失。

縣級；公共資源交易；檔案管理

近幾年，公共資源交易市場總體發展良好,交易領域不斷擴大,交易活動日趨規范,對推動經濟社會發展起到了積極作用。如何規范公共資源交易檔案管理，維護交易檔案的完整、真實和安全，發揮交易檔案在優化公共資源市場化配置、規范公共資源交易活動和加強交易市場監管中的作用至關重要。

一、立檔的責任人

公共資源交易項目立檔責任人是指參與公共資源交易活動的有關單位（以下簡稱立檔人）立檔人應當根據交易項目的具體情況確定相關材料的歸檔范圍。?立檔單位應當建立設施齊全、符合標準的檔案室。檔案室應當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防有害氣體等安全設施。對破損、霉變、散失的檔案，應及時采取搶救、復制、搜集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

立檔單位應當明確檔案工作人員，建立檔案管理網絡，負責收集、整理工作；建立交易檔案的收集、歸檔、保管、移交、使用、存毀、解密等管理制度，增強檔案意識。

檔案管理人員應當熟悉檔案業務，具有計算機操作能力，定期參加檔案業務培訓，遵守檔案管理的法律、法規、規章和有關規定。

二、立檔的范圍

立檔單位收集歸檔的材料主要包括：

（一）初步設計及概算審批材料或政府會議紀要、政府抄告單、項目管理部門決定交易材料；

（二）委托（選擇）中介機構材料、自行招標核準材料；

（三）交易事項核準、審定材料（項目審批時，已經對招標事項進行核準的，不需要另行核準材料）；

（四）項目投資評審材料；

（五）資產資源評估材料、拍賣材料；

（六）交易過程中形成的交易文件、交易報名、資格審查、開標評標、中標公示、中標通知等材料；

（七）合同文本；

（八）投訴舉報、案件查處材料；（九）標后監督檢查材料；

（十）不良行為記錄和公示材料。

項目交易活動結束后，交易過程中形成的材料由縣公共資源交易中心、各相關部門單位集中保管至公示期滿后移交立檔單位。

項目涉及國家秘密、投標人商業秘密、評標秘密的材料，除行政主管部門、公檢法和監察機關處理投訴和辦理案件外，任何單位和個人不得查閱。

三、檔案的整理

立檔單位收集文件材料后，應當及時登記，做好檔案材料的立卷、整理和管理工作。反映項目核準、審批、審定及交易過程的檔案一般為一式二套。項目備案（登記）核準單位、項目建設（使用）單位保存原件，其他立檔單位根據需要保存復印件。

只有一份原件的，由備案（登記）核準單位歸檔保存，項目建設（使用）單位保存復印件。復印件注明原件保存單位名稱、時間，加蓋原件印制單位印章，確難加蓋原件印制單位印章的，加蓋原件保存單位印章。

工程招標代理機構、工程造價咨詢機構、資產資源評估機構、拍賣機構、市產權產易中心（市公共資源交易中心），對涉及單位年檢或企業資質升級需要的材料可以另行保管，復印件歸檔保存。?已經裝訂成冊的招標投標文件（含工程量清單）、預算書等材料和工程圖紙等可以不重新裝訂，其它材料應當裝訂成卷，裝訂時應用棉線、紗線等不易腐蝕、變質的材料。

歸檔材料應當字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，簽章手續應完備，并采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的材料書寫，不得使用鉛筆等易褪色的材料書寫。熱敏紙傳真件，需復印保存，復印件應清晰。

四、檔案的鑒定

檔案鑒定由立檔單位負責實施。立檔單位應依法成立檔案鑒定領導小組，組成人員一般為單位主要領導、分管領導、辦公室負責人、交易業務（經辦）人員、檔案工作人員。

立檔單位應當定期對公共資源交易檔案進行鑒定，對失去保存價值或者達到最低保管期限的檔案列出銷毀清冊，寫出鑒定銷毀報告，檔案鑒定領導小組全體成員在銷毀清冊和報告上簽名，并報市檔案局備案后方可銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。

未中標人投標資料保管期滿的，注明銷毀字樣，編制銷毀登記表，經保管單位負責人簽字同意后自行銷毀。

檔案鑒定應當準確判定檔案的價值，劃分保管期限、密級，審定檔案存毀事項，提出保存、銷毀、開放、解密和劃分控制使用意見。

五、檔案的保管期限

交易檔案保管期限劃分應當符合有關規定：

（一）工程招標檔案保存期限分為永久、長期、短期三種。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案保存期限不少于該項目的設計使用年限。短期是指工程檔案保存15年以下。

（二）資產資源交易檔案保存至合同期滿止。一次性所有權出讓、轉讓的項目，保存期限為永久。

（三）資產資源評估機構、拍賣機構檔案保存期限分別為自評估報告印制之日起不少于10年和成交確認書簽發之日起不少于10年。

（四）招標代理機構、工程造價咨詢機構保存工程檔案年限分別為自中標通知書發出之日起不少于5年和造價咨詢報告印制之日起不少于5年。

（五）交易保證金檔案保存期限依照《會計檔案管理辦法》等有關規定執行。

六、檔案的密級

檔案密級分為絕密、機密、秘密三種，具體依照國家、省行政主管部門有關工程密級范圍規定確定。

同一案卷內有不同密級的文件材料，應以高密級為本卷密級。

因此，做好檔案管理工作對促進經濟社會的全面發展具有重要意義，科學規范的檔案管理能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。