做好檔案規范化管理認定提高檔案管理水平

王瑞芳 林芳美 鄧尚早

（云南省地震局 云南 昆明 650224）

做好檔案規范化管理認定提高檔案管理水平

王瑞芳 林芳美 鄧尚早

（云南省地震局 云南 昆明 650224）

云南省地震局綜合檔案室嚴格按照《云南省企業事業單位檔案工作規范化管理評審標準》要求，結合本單位工作實際，查缺補漏，整改完善檔案管理工作，同時認真收集整理相關評審材料，順利通過“云南省企業事業單位檔案工作規范化管理示范單位”認定。

檔案；規范化；認定

2014年9月25日，云南省地震局綜合檔案室通過了“云南省企業事業單位檔案工作規范化管理示范單位”認定。本次認定工作從開始準備到結束歷時5個月，時間緊促，人手緊張，任務繁重，能夠順利通過認定實屬不易。筆者回顧整個認定過程，對于如何做好檔案規范化管理認定工作，簡要談一些工作體會。

一、領導重視、經費落實到位

防震減災工作基本圍繞地震監測預報、震災預防、緊急救援及科學技術“3+1”工作體系進行，而檔案工作滲透到“3+1”體系的各個方面。檔案室所保存的歷史地震觀測圖紙及震害資料等，是攻克地震預報難關、開展地震科學研究的基本依據，是防震減災事業可持續發展的重要戰略資源。云南省地震局向來重視檔案工作，每年都會將檔案工作列入單位年度工作計劃及年度目標責任考核，有檔案工作專項經費；單位領導經常向檔案人員了解工作和生活情況，支持并鼓勵檔案人員積極參加中國地震局及云南省檔案局舉辦的各類檔案專業培訓，及時解決檔案工作中存在的問題和困難。

在檔案工作規范化管理認定過程中，信息中心將檔案工作規范化管理認定作為2014年度中心重點工作任務進行安排和部署，并劃撥了專項經費。主管檔案工作的局領導、局辦公室領導以及中心領導全程參與認定工作，詳細了解工作的進展，及時協調解決工作中面臨的困難與問題，為檔案達標工作的順利進行提供了大力支持。

二、對照標準自查自檢，摸清家底

《云南省企業事業單位檔案工作規范化管理評審標準》是檔案規范化管理認定的依據和內容，也是評審計分的基本標準。所以我們的首要任務就是認真學習和分析評審標準，把握好每一項的評審內容，并對照本單位的檔案工作情況進行自檢并打分。

做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點與扣分點，也就找到了單位檔案工作的優勢與不足。之后，就需要對優勢進行保持和發揚，并將其作為自己的亮點；同時重點分析和總結扣分原因，進行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標準中帶“*”的標注為必須達到的項目。

三、查缺補漏，收集整理認定材料

（一）建立健全組織制度

1.調整檔案管理網絡領導小組

1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負責檔案工作的防災所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網絡，并進行了職責分工。隨著機構、人員的調整，原有的檔案工作網絡已不能適應目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網絡工作小組進行了調整，由分管檔案工作的局領導擔任組長，分管檔案工作的局辦公室領導及信息中心領導擔任副組長，負責全局檔案管理工作；信息中心情報信息部專職檔案員負責檔案的資源管理、對兼職檔案員進行檔案專業技術技能的指導以及檔案日常業務工作的監督；兼職檔案員負責所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準確、系統、安全。

我局此次檔案管理規范化認定工作的順利完成，也得益于這樣一個完善的檔案工作網絡，在認定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認定的推進力。

2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編

由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發的《機關文件材料歸檔范圍》和《機關文書檔案保管期限的規定》進行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標準的要求，為正確界定云南省地震局各級機關文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，結合我局實際情況，我們編制了云南省地震局《機關文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規定》。同時，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項規章制度及云南省地震局檔案管理細則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。

（二）開展文書檔案鑒定工作

2014年，我局調整了原有的檔案鑒定工作領導小組，并對室藏到期文書檔案進行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進行了審查，共清理失去保存價值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細說明，有效的優化了庫藏結構。

（三）更換檔案裝具

云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時間跨度較長，有相當一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內的檔案文件，并不符合現在的檔案管理規定。加上歷經數次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴重破損，急待更新。我局充分利用此次認定工作的契機，訂購符合檔案管理規定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進行更換和完善。

5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進行更換。在更換過程中，不斷強化檔案管理人員的崗位職責意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強了對檔案規范化管理工作重要性的認識。

通過更換檔案裝具，實現了我局檔案的整理規范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實現檔案工作標準化、規范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎。

（四）檔案信息化建設

2014年，中國地震局辦公室組織開發了“中國地震局文書檔案管理系統”，旨在推進文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實現地震系統文書檔案的統一歸檔、分權限查詢。我局積極配合中國地震局推進此項工作，檔案室根據工作需要提交了檔案數字化建設方案，并申請了專項資金用于設備購置及檔案數字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統建設。

同時，我局積極配合云南省檔案局進行數字檔案館系統建設工作，按要求落實相關設備和輔助軟件，及時做好“電子文件歸檔管理系統”的安裝實施工作。

四、認真準備評審會議

為了全面反映我局檔案基礎工作和管理水平，我們將收集和整理的材料，按照《云南省企業事業單位檔案工作規范化管理評審標準》中的4個部分15個評審項目進行分類、整理，并將每份材料對照評審內容標注代碼。對于有些無法用文件、資料反映的項目，我們也形成了書面材料進行說明。最后，將各大類材料按照標號打印目錄，裝訂成冊并裝盒。

為了使認定組專家能夠更加直觀、詳實的了解我單位的檔案工作，在組織認定時，每一大類的評審項目我們都安排了專人負責向認定組專家介紹并展示，取得了良好效果。

與各級檔案館相比，云南省地震局檔案室規模小、資金缺乏、人員配備不足，檔案工作建設難度相對而言較大。為了實現檔案工作的規范化管理，我們必須要付出更多的努力。雖然我們這次通過了認定，但在檔案的完整性、深層次開發利用及檔案信息化建設方面，仍有很長的路要走。在以后的工作中，我們會再接再厲，發揮優勢、彌補不足，使地震局的檔案規范化管理水平更上一層樓，為防震減災事業添磚加瓦。