新形勢下高校科研檔案建設和管理創新

倪文豪

（山東建筑大學 山東 濟南 250101）

新形勢下高校科研檔案建設和管理創新

倪文豪

（山東建筑大學 山東 濟南 250101）

本文對當前高校科研管理部門在科研檔案建設存在的現狀進行了分析，針對目前高校科研管理過程中科研檔案建設存在的主要問題，提出了高校科研管理部門加強科研檔案規范化建設、創新科研檔案管理的建議。

高校；科研檔案；創新

一、高校科研檔案的規范化建設

科研檔案主要指科技工作者在科技創新活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件資料或實物，主要包括文字資料、圖表（紙）、數據等，科研檔案能完整地展現一個單位每一個科研項目從科研準備、科學研究實驗、總結鑒定、社會評價、成果獎勵及推廣應用全過程的各類材料。科研檔案建設是高校科研管理部門的重要內容之一，將其納入到高校科研管理的日常性工作并進行規劃化建設越來越成為高等學校科研管理水平的重要前提。

科研檔案的規范化建設主要包括管理規范和內容規范。管理規范是指有專門人員進行管理，建設要有檔案形成、積累和歸檔的規范程序，規劃化建設要納入學校工作計劃，科學管理業績要與崗位職責考核相關聯；內容規范是指從項目申報到研究過程中形成各種原始記錄、實驗數據到鑒定驗收的各類總結，到成果的形成、獎勵申報材料以及推廣應用過程中設計文件、合同、用戶反饋、市場調查等，缺少任何一個環節都會影響科研檔案的完整性。

科研檔案不僅僅是高校科研活動的歷史記錄，還是對科技工作者科研創新活動評價的重要客觀依據，是科技評價的重要指標，是對學校科研活動總結規劃的重要參考，是高校服務于地方和社會經濟活動重要源泉，另外，對科研檔案的科學化、規范化建設也是對高校科研管理部門科研管理規劃化的重要體現。重視科研檔案的管理和應用，加強科研檔案的規范化、科學化建設對提高科研管理水平、充分利用和挖掘科研項目價值、提高科學研究水平將起到重要作用。

二、目前高校科研檔案建設存在問題

1.收集不全

據了解，對科研檔案的建設最大問題就是收集不全，體現在以下幾個方面：一是項目不全，能收集到的就收集，收集不到的就不管了，特別是一些歷史檔案，殘缺不全；二是科技人員對檔案意識不高，不知道科研檔案的價值，不知道存留一些科技資料，特別是信息類的東西；三是類別不全，成果材料有，項目材料沒有；成功的經驗有，失敗的教訓沒有；紙質的有，實驗數據卻沒有；圖紙有，實物沒有；缺少對科研檔案建設的頂層規劃，沒有建立科研檔案收集體系。

2.管理不善

科研檔案建設的重點實際不在收集，而在管理。管理的難點不在資金，而在人員。科研檔案收集上來，如何管理？沒有科研檔案的管理體系建設，沒有科研檔案人員培養計劃，沒有對科研檔案進行分類而僅僅是檔案的存放，等于前功盡棄。

3.利用率低

科研檔案有價值不在于管理，而是如何利用。高校目前對科研檔案建設普遍還停留在收集和整理上，而對于科研檔案的后期利用還沒有做更多的工作，對科研檔案的利用還僅僅是資料的查詢，對成果的推廣和科研經驗有分享方面還是零。所以，加強科研檔案利用是科研檔案建設的根本所在，也是建設科研檔案管理體系的目的所在。

三、規范化建設對管理人員素質的新要求

高校檔案管理隊伍建設往往不會提上學校重點建設的任務單上，管理隊伍呈現“三低一高”現象。即學歷低、管理能力低、工作效率低、平均年齡高。高校檔案室不是年輕人愿意去的地方，檔案管理人員始終處于被安排的地步。現代高水平大學建設要求對高校的每個崗位都提出新的要求。

1.管理能力

人事檔案、公文檔案、建筑檔案等其他檔案的價值在于查詢，重點中在于收集，檔案材料要完整、齊全，而科研檔案不同于它們，不是的收集、保管和查詢，科研檔案的價值體現在于使用，在收集、整理有過程中，要求管理人員要從繁多的科研檔案中發現有價值的成果進行重點的管理和推介，在后期的科研或成果應用中發揮更大的作用。這就要求管理人員不僅要有將科研檔案收集起來，還要在檔案管理過程中對科研檔案進行鑒別和分類管理，甚至于對科研檔案為外部所用。

2.新技術應用能力

目前，科研檔案不再只有紙質材料，而是有數字的、影像的、實物的等多種形式，存放條件也不再是簡單的櫥柜而要自動化管理、信息化管理、安全化管理，大批的新型的設備或安全裝置投入使用，以傳統的老弱病殘來管理檔案已遠不能適應現代信息社會對檔案管理的需要，更不用說，存在的本身就是高科技價值含量的科研檔案。

3.溝通能力

科研檔案在高校檔案工作中應當占據相當重要的一部分，但很多高校卻都存在收集不全、管理不善、利用率低等諸類問題，這些問題的存在相當程度上是因為管理人員溝通能力不夠造成的。一是科技人員對科研檔案的重視程度不夠，對科研檔案管理支持不夠；二是科研檔案工作歷史欠賬太多，大量基礎性工作需要去協調、去溝通；三是科研檔案的使用需要管理人員與產學研單位進行溝通聯系。科研檔案管理人員面對的不再是沒有生命有一堆資料，而是有價值、有生命，可以指導科技工作者創新，可以產生經濟價值和效益的寶貴財富。

4.專業能力

高校科研檔案一定程度上代表了一個學校的研究水平和能力，是學校各個專業、團隊、研究方向的科研檔案信息的總和。管理人員不僅要有檔案管理方面的能力和水平，還要具備一定的專業識別能力，能夠對收集上來的各專業的科研檔案進行初步的甄別，對其科技價值、保管需求要有識別能力。否則，會嚴重影響科研檔案的利用價值，而這種影響卻又是隱性的。

四、高校科研檔案管理新模式

隨著時代的發展，科研檔案管理人員的觀念也要與時俱進，科研檔案要轉化為科研信息，檔案的查詢、利用將轉化為信息的交流，交流在場所也不再局限于檔案室，而是網絡化的、可遠程的。所以信息的真實性、內容的完整性，管理方式的多樣性對科研檔案規范化建設至關重要，是科研檔案形成、后期的利用的重要基礎和前提。

1.加強科研檔案的現代化管理水平

科研檔案的現代化管理將促進科研管理水平的提高，計算機技術應用和網絡化管理用為現階段主要管理手段，也要快速地應用到科研檔案的管理中去。新技術的應用拓寬了信息交換的渠道，縮短了信息交換的時間，科研檔案的管理要順應時代的要求，提高科研檔案的電子化水平，通過網絡為遠程查詢和利用科研檔案提供了有利條件。

加強現代化管理水平需要高校加大資金投入，增加硬件建設，開發或購置科研檔案管理系統，將收集整理的科研檔案轉化為電子化資料分類存放，并為廣大科技工作者和決策者提供網上查詢服務。

2.不斷拓展科研檔案服務的方式和途徑

首先，科研檔案服務要走出檔案室面向廣大科技工作者、走向社會。科研檔案不再是一個單位的檔案，要圍繞社會需求展開科研服務，無論是管理人員的思想觀念和認識，還是利用方式和服務手段都應社會化，也只這樣，才能充分發揮科研檔案的價值，才能走出陰暗的檔案室，走到陽光下面去。如舉辦科研成果展、學校科研歷程展，召開不定期的科研信息新聞發布會、信息交流會，舉辦科研檔案建設的討論會、座談會、知識講座等，使科研檔案的利用工作和利用方式更貼近科技工作者，更貼近社會，更符合廣大師生的要求，甚至走出校園，實現科研檔案服務的社會化服務。

其次，實現科研檔案服務的網絡化。通過實現科研檔案的數字化，開啟科研檔案服務的網絡窗口，管理人員要盡快掌握先進的科技手段，介入網絡服務領域。如實現科研檔案信息的網上傳送和查閱，實現科研成果的網上推介，建立與科技工作者的網上交流窗口等等，讓廣大科技工作者真正體會到科研檔案的真實存在，改善檔案管理的傳統印象，用科技的手段，以科研檔案服務為先導，樹立檔案服務的新形象。

第三，建設科技服務的新基地。科研檔案要加強網站建設，開展科技信息服務、科技信息咨詢和科技開發服務，讓科研檔案室成為科技信息基地，成為科技信息資源的交換中心，讓科研檔案成為宣傳教育中心，建設成為科普基地，向廣大師生介紹科技工作者取得科研成果，將科研檔案室成為培養科研人才的重要環節，成為學校人才培養的“第二課堂”。

綜上所述，高校科研檔案規范化建設需要管理人員不斷提高自身素質，銳意進取，努力提高科研檔案軟、硬件建設，不斷拓展科研檔案的服務新渠道、新方式，讓我們的科研檔案展現新的活力，開啟科研檔案服務的新局面。科研檔案的規范化建設不僅是科研管理水平的體現，也是高校在新的機遇和挑戰面前對科研檔案建設的提出的更高更深層次的要求。

1.吳雪華;如何加強高校科研檔案管理工作[J];玉林師范學院學報;2003年02期

2.王莉;新時期高校檔案收集工作對策研究[J];鎮江高專學報;2004年02期