論權(quán)屬檔案的公開

李錦俊

（廣東美的置業(yè)有限公司 廣東 廣州 510000）

論權(quán)屬檔案的公開

李錦俊

（廣東美的置業(yè)有限公司 廣東 廣州 510000）

權(quán)屬檔案能否面向社會(huì)，允許公開查閱？贊成者有之，反對(duì)者亦有之。贊成者的理由是：檔案資料本來就是由產(chǎn)權(quán)人提供的，屬于全社會(huì)財(cái)富，不應(yīng)由哪一個(gè)部門壟斷；反對(duì)者的理由是：公開查閱權(quán)屬檔案，會(huì)涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)保密、侵犯個(gè)人隱私權(quán)問題，容易導(dǎo)致民事訴訟，給房產(chǎn)管理部門帶來不必要的麻煩。

權(quán)屬檔案；公開

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的

快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大群眾法制觀念的不斷提高，擁有幾十套房的“房叔”、“房嬸”不斷被揭發(fā)，開豪華轎車的人住進(jìn)保障房的新聞也不間斷的傳到人民的耳邊。要解決這個(gè)問題，隨之而來的權(quán)屬檔案能否公開查閱問題就擺在我們面前了。權(quán)

屬檔案能否面向社會(huì)，允許公開查閱？贊成者有之，反對(duì)者亦有之。贊成者的理由是：檔案資料本來就是由產(chǎn)權(quán)人提供的，屬于全社會(huì)財(cái)富，不應(yīng)由哪一個(gè)部門壟斷；反對(duì)者的理由是：公開查閱權(quán)屬檔案，會(huì)涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)保密、侵犯個(gè)人隱私權(quán)問題，容易導(dǎo)致民事訴訟，給房產(chǎn)管理部門帶來不必要的麻煩。

一、什么是權(quán)屬檔案

權(quán)屬檔案又稱為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，是指房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有價(jià)值的文字、圖表、聲像等。權(quán)屬檔案有六大特點(diǎn)：

（一）專業(yè)性

（1）權(quán)屬檔案是權(quán)屬管理活動(dòng)中形成的歷史記錄。（2）權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。（3）權(quán)屬檔案有專業(yè)管理方法。

（二）動(dòng)態(tài)性

權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性是權(quán)屬檔案最顯著的特點(diǎn)。產(chǎn)權(quán)的動(dòng)態(tài)性，使權(quán)屬檔案成為“活”檔案。

（三）真實(shí)性

真實(shí)性是權(quán)屬檔案的生命，也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

（四）完整性

權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是房地結(jié)合，二是圖、檔結(jié)合。

1．房地結(jié)合:房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)權(quán)利主體一致的原則。作為權(quán)屬管理記錄的房地產(chǎn)檔案也應(yīng)緊密結(jié)合，要確保土地和房屋檔案的完整，不能人為地割裂房地產(chǎn)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

2．圖檔結(jié)合:房地產(chǎn)平面圖上注記地號(hào)，這種丘號(hào)，可當(dāng)作為查找檔案的索引。圖上標(biāo)志產(chǎn)權(quán)范圍，一目了然。

（五）價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位。因此，權(quán)屬檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案。權(quán)屬檔案的有無，保管的好壞，記載得是否準(zhǔn)確、全面，將關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的經(jīng)濟(jì)利益。

（六）法律性

由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的權(quán)屬檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

鑒于上述特點(diǎn)，特別是權(quán)屬檔案的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性，表明權(quán)屬檔案應(yīng)由房地產(chǎn)管理部門統(tǒng)一管理并單獨(dú)進(jìn)行保管。權(quán)屬檔案不宜與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案相混淆。

二、權(quán)屬檔案公開依據(jù)

（一）權(quán)屬檔案不是檔案

權(quán)屬檔案由房地產(chǎn)管理部門保管，屬于政府信息，不屬于檔案。根據(jù)《中華人名共和國政府信息公開條例》第二條“本條例所稱政府信息，是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。”第五條“行政機(jī)關(guān)公開政府信息，應(yīng)當(dāng)遵循公正、公平、便民的原則。”第九條“行政機(jī)關(guān)對(duì)符合下列基本要求之一的政府信息應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開：（一）涉及公民、法人或者其他組織切身利益的；（二）需要社會(huì)公眾廣泛知曉或者參與的；（三）反映本行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的；（四）其他依照法律、法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開的。”第十三條“除本條例第九條、第十條、第十一條、第十二條規(guī)定的行政機(jī)關(guān)主動(dòng)公開的政府信息外，公民、法人或者其他組織還可以根據(jù)自身生產(chǎn)、生活、科研等特殊需要，向國務(wù)院部門、地方各級(jí)人民政府及縣級(jí)以上地方人民政府部門申請(qǐng)獲取相關(guān)政府信息。”所以，屬于公開政府信息的權(quán)屬檔案有法可依。

（二）權(quán)屬檔案是檔案

如果權(quán)屬檔案屬于“檔案”范疇，歸屬于檔案法的調(diào)整，那就意味著“權(quán)屬檔案”不受《信息公開條例》相關(guān)規(guī)則的約束；而應(yīng)該按照檔案法的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開。根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》（中華人民共和國建設(shè)部令第101號(hào)）第二十七條“向社會(huì)提供利用房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定，實(shí)行有償服務(wù)。”以及《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》（建住房[2006]244號(hào)）第七條“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對(duì)房屋權(quán)利的記載信息，單位和個(gè)人可以公開查詢。”房屋權(quán)屬檔案的主體信息是房屋權(quán)屬登記信息,房屋權(quán)屬登記信息的公開查詢其實(shí)質(zhì)就是房屋權(quán)屬檔案的公開查詢。在以往的工作中,房屋權(quán)屬檔案的查詢沒有十分明確的規(guī)定,從財(cái)產(chǎn)隱私權(quán)考慮,提供查詢利用往往限于對(duì)產(chǎn)權(quán)人本人或公檢法的國家機(jī)關(guān)或律師。現(xiàn)在國家對(duì)公開查詢做出明確規(guī)定,權(quán)屬檔案工作也應(yīng)做出相應(yīng)調(diào)整。

所以，不管權(quán)屬檔案是否屬于“檔案”，它的公開是有法可依的。

三、權(quán)屬檔案怎樣公開

（一）公開之前

（1）把握權(quán)屬檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

從實(shí)際情況看、權(quán)屬檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來說層次不齊。為了保證房產(chǎn)檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

（2）根據(jù)之前利用權(quán)屬檔案的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理工作

做好權(quán)屬檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存權(quán)屬檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)權(quán)屬檔案管理工作。權(quán)屬檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。權(quán)屬檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了房產(chǎn)檔案的完整性，促使權(quán)屬檔案管理更上新臺(tái)階。

（二）公開之時(shí)

（1）完全公開，公眾可在網(wǎng)上查詢的內(nèi)容

1.房屋權(quán)利人名稱、身份證明（部分顯公開，如身份證證號(hào)顯示后四位）；2.房屋權(quán)屬種類，分所有權(quán)、他項(xiàng)權(quán)（抵押權(quán)、典權(quán)）；3.房屋權(quán)屬取得、設(shè)定、轉(zhuǎn)移、變更和滅失的證明文件；4.房屋自然狀況，包括房屋坐落（門牌號(hào)、幢號(hào)、室號(hào)）、建筑面積、結(jié)構(gòu)、總層數(shù)、所在層數(shù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)用途；5.房屋權(quán)屬界定位置圖；6.房屋權(quán)屬登記申請(qǐng)表、審批表；7.房屋建設(shè)開發(fā)商。

（2）條件公開，在特定情況可申請(qǐng)查閱的內(nèi)容

1.房屋權(quán)利人身份信息；2.房屋買賣合同，房屋轉(zhuǎn)讓合同，認(rèn)購書；3.房屋稅費(fèi)票據(jù)；4.住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況證明，誠信申報(bào)記錄；5.房屋戶型圖、面積等相關(guān)證明材料。

權(quán)屬檔案主管單位對(duì)“特定情況”嚴(yán)格把關(guān)，要做到有理有據(jù)。查閱權(quán)屬檔案資料，同權(quán)屬登記過程一樣，也存在擔(dān)負(fù)法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)問題，有些查閱是非法的，應(yīng)嚴(yán)格禁止，如：權(quán)屬登記部門工作人員，受人之托，隨意查閱他人房產(chǎn)檔案，并向社會(huì)透露；個(gè)別機(jī)關(guān)執(zhí)法人員，以公事為由、保密為由，不出具單位公函，隨意調(diào)閱；律師以代理為由，在未取得法院立案文書時(shí)，要求取證；企事業(yè)單位在福利分房時(shí)，要求提供本單位職工房產(chǎn)狀況的等等。

（三）公開之后

總結(jié)公開的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)公開情況，及時(shí)對(duì)公開內(nèi)容進(jìn)行微調(diào),做到有理有據(jù)，使人民群眾心悅誠服。同時(shí)，在查閱權(quán)屬檔案問題上，應(yīng)從加強(qiáng)內(nèi)部管理入手，健全規(guī)章制度，進(jìn)行嚴(yán)格控制，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

（1）權(quán)屬登記工作人員和檔案管理工作人員職責(zé)明確，與檔案管理無關(guān)的人員不能隨意調(diào)閱檔案。即使有關(guān)系，也不能跨產(chǎn)別、跨科室調(diào)閱；（2）執(zhí)法機(jī)關(guān)查閱，堅(jiān)持驗(yàn)收一證一信。證指查閱人員的執(zhí)法證，一信指單位證明信，收取后存檔，并如實(shí)進(jìn)行記載、備查；（3）個(gè)別涉密案件查閱，確實(shí)不公開的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字后存檔備查；（4）查閱過程和取證情況應(yīng)詳細(xì)記錄在案，根據(jù)查閱者的具體需要提供具體材料，而不能以部分需要提供全部材料；（5）同意查閱由分管領(lǐng)導(dǎo)專人簽批，一般應(yīng)由行政主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，防止惡意查閱，窺探個(gè)人隱私及商業(yè)機(jī)密。

總之，權(quán)屬檔案的查閱，應(yīng)視情況，區(qū)別對(duì)待。法人權(quán)屬檔案與私人權(quán)屬檔案查閱大同小異，同樣應(yīng)遵循上述原則，盡量為社會(huì)提供廣泛的信息服務(wù)。把死檔案用活，使房產(chǎn)檔案在管理基礎(chǔ)上，進(jìn)行開發(fā)利用，使之產(chǎn)生廣泛的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為創(chuàng)造和諧社會(huì)作出貢獻(xiàn)。