高校創建文檔一體化爭議

程群英

（鄂州職業大學圖書館 湖北 鄂州 436000）

高校創建文檔一體化爭議

程群英

（鄂州職業大學圖書館 湖北 鄂州 436000）

隨著信息技術的廣泛應用，公文檔案的管理業開始由實體管理理向信息化管理轉變，使檔案管理工作于文書管理工作發生了新的變化，文檔一體化研究成為檔案學界關注的重點。

高校；文檔一體化；爭議

隨著人類文明的發展，經濟全球化，信息全球化正給全球帶來一場巨大變革，而高校檔案工作也同樣深受著這場變革的影響。隨著信息技術的廣泛應用，公文檔案的管理業開始由實體管理理向信息化管理轉變，使檔案管理工作于文書管理工作發生了新的變化，文檔一體化研究成為檔案學界關注的重點。

一、關于文檔一體化的涵義

文檔一體化，可以理解為：“文檔”即文件與檔案；“一體”則形容關系密切，如同一個整體：“化”則表示轉變成某種性質和狀況；“一體化”是指事物之間相互聯系，相互滲透，從而形成一個有機整體的趨勢和過程。對于文件和檔案定義的綜述表明兩者是不同階段的同一事物，但二者又具有不同的本質特性，因而“文檔一體化”不能簡單定義。大致可分為兩種：

1、狹義的涵義指的是機關內文書工作檔案工作合而為一的一體化,實現方式也僅局限在一個機關內部。這與民國時期的“檔案連鎖法”有一定關系。這一觀點建立在狹義文件觀的基礎上，具有一定的片面性。更重要的是它忽視了文檔一體化的理論基礎，切斷了文件盒文檔一體化的有機聯系。

2、20世紀80年代后期以來，以陳兆教授為代表的檔案學者逐步認同了廣義的文件觀。他的《再論檔案的定義——兼論文件的定義和運動周期問題》以及后來1993年出版的中國大百科全書。檔案學分冊》標志著我國檔案界對廣義文件概念已基本達成共識。廣義文件觀是強調現行文件和歷史檔案都是廣義文件運動過程中的某一特定階段，文件管理是檔案管理的前提，檔案管理是文件管理的延伸和發展，兩者是一個統一的系統工程，因為兩者畢竟是發展階段不同的同一性質的同一事物。西方檔案學者通過論述文件運動階段衍生出文件周期理論。這一理論很快成為文檔一體化管理的認識即包括一個機關內現行文件與半現行文件管理的一體化，又包括文件中心與檔案館之間的業務銜接，檔案管理人員之間相互依存、相互促進，從而使文件、檔案一體化管理得以有效進行。

綜上所述，對于文檔一體化的內涵是以生命周期理論為基礎理論指導，通過實現文件處理環節的有效銜接，并借助計算機及網絡技術，從系統論角度出發，對文書處理和檔案管理從組織制度、管理方式到工作程序進行統籌規劃和科學管理，使之系統化、規范化，確保從現行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。實現文檔一體化需以計算機技術和網絡技術代表的信息技術作為技術保障，因為文檔一體化不只是理論上設想的一種管理思路與模式，更是實踐中需要實施的一種管理方式和手段，它需要強大的技術支持。計算機技術的應推廣簡化了文檔管理程序，也提高了文檔管理效率，更重要的是它改變了文件的生成和載體特點，使越來越多的文件依賴計算機生成和讀取。而網絡技術的出現和普及改變了文件運轉、傳遞、處理和利用等方式的特點，使計算機生成的文件通過網絡可以遠程傳遞、異地處理和全球利用。因此文件、檔案一體化管理的必要性在計算機和網絡環境下變得更加突出，實現的可能性也更大了。

二、關于文檔一體化的理論依據探析

隨著檔案工作現代化管理水平的提高，文檔一體化的研究逐漸成為檔案界研究的新熱點。關于文檔一體化，在西方發達國家，美國最早提出并發展了它。到80年代初，這種管理方式已在歐美開始推行。到了90年代，這種從信息系統源頭做起的方法得到更多人的支持。而今天，文檔一體化已成為信息檔案管理的必然趨勢。

文檔一體化的理論依據包括文件生命周期理論，基于數字化的信息資源管理理論，以及以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論和以來源原則為核心的檔案整理理論。由于社會已經進入信息化時代，各事物相互依存并發展，文檔一體化的形成與發展也并不是單一一種理論就支持文檔工作得以實現的，它是文件管理工作于檔案管理工作兩者所涉及的理論知識體系，其中包括文件生命周期理論。

1.文件生命周期理論是文檔一體化管理的主要理論基礎，是現代檔案學理論的重要理論成果之一。它是研究文件從最初到產生到最終銷毀或進館永久保存的整個連續的運動過程。

生命周期理論大致可分為三個基本內容：

第一，文件從產生到最終銷毀或永久保存，是一個連續、完整的運動過程。在此過程中，文件的價值效用、服務對象等不斷變化，從而形成不同的運動階段。

第二，文件在運動過程中具有階段性的變化。中外基于國情和文檔管理體制的不同將此過程大致分為三個階段，即現行、半現行、非現行。由于文件在不同運動階段又呈現其各自不同的特性，此三個階段的特點也各自不相同。在現行階段，文件對機關的現行作用做突出；在半現行階段其現行作用開始衰退；而在非先行階段已基本喪失。

另外，陳兆教授根據總結又將文件周期理論劃分為制作產生階段、現實試用階段、暫時保存階段和永久保存階段。文件在運動過程中，其價值形態總會發生規律性變化，因而文檔一體化管理要遵循這些規律。

第三，文件在各個運動階段其內在因素有一定對應關系。

文件的內在因素包括服務對象、保存場所、管理形式等。它們因其運動階段價值形態不同而與文件各運動階段之間存在一種內在對應關系。

綜合可以看出，文件生命周期理論具有十分重要的理論基礎地位，因而全面研究、探討文件生命周期理論是實現文件與檔案管理一體化最重要的理論準備和前提條件。

2、信息資源管理最早誕生于美國。1980年，美國政府頒布的《文書削減法》是信息資源管理理論形成的標志，由于信息資源管理具有巨大的優越性，誕生之后，其理念很快滲透到了社會的各行各業。我國在20世紀90年代初，引進并開始涉及信息資源管理的理論與實踐研究。

信息資源管理是國際、國家和社會各組織機構為達到預定目的，綜合運用各種手段，將組織內部形成、運用的包括文件、檔案、圖書、情報、信息系統、信息人員、資金、設備等在內的各種信息資源加以綜合，形成一體的信息系統網，實行全面管理的一種管理思想和管理模式。

信息資源管理就是利用全部信息資源實現自己的戰略目標。信息資源管理提示我們，文檔一體化要與種信息資源管理一體化（即通常所稱的圖、情、檔一體化）進程相協調。從長遠發展看，網絡化是文獻信息工作，包括文檔一體化管理系統的發展趨勢。在確保國家機密和商業機密完全的前提下，可以考慮與相關的內部網、局域網、互聯網相連接，與網上的文件和檔案信息檢索中心即虛擬檔案館連通。文件與檔案管理的“信息化”將成為國家信息化、社會信息化、經濟全球化的重要內容之一。

3、以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論是檔案學研究的熱點。所謂檔案價值鑒定，即“根據檔案內容對日后工作的有用性，來預見地判定對其是否保存以及保存多長時間”。檔案價值的鑒定工作應結合立卷、收集、整理及日常保管等各環節同步進行，并融入文檔一體化管理的過程中。要確保檔案內容的真實性，則要求工作人員對檔案實施前端控制。所謂前端控制就是要求檔案部門及工作人員必須在文件產生階段就積極參與，以確保檔案自身內容的質量及其檔案管理的質量，避免重復勞動，提高文檔工作人員的工作效率。文件價值的鑒定是一個以前端控制為主要特征，并有可能伴隨文件生命周期的展開而多次進行的過程。

4、檔案整理理論的核心是來源原則。來源原則的正式提出是在法國大革命之后，特別是在由原則給檔案工作造成嚴重困難之后。來源原則是指保持“檔案館按照檔案的來源進行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不得混淆的整理原則。”尊重檔案的來源是來源原則的基本內容，也是檔案來源原則的基礎，尊重全宗的完整性也是來源原則的重要內容。在文檔一體化管理的過程中，文件的收集、整理、鑒定、編目等工作必須堅持和尊重來源原則；信息化、數字化、網絡化背景下的文檔管理，也必須始終如一地堅持和尊重來源原則。

三、關于文檔一體化的前景探析

近年來，對文檔一體化管理進行探討和研究的工作者很多，然而目前仍存在很多弊端。因此此項工作在許多方面還有待改進。

（1）更新整個社會尤其是檔案管理工作者的檔案意識。整個社會對檔案工作了解的越前面越有利于檔案管理工作的展開。因此，要提高全員檔案意識，又需全方位、多層次的宣傳。

（2）改革檔案高層管理體制。高層管理對整個檔案管理系統的有效運作尤為重要。因而只有革新體制，積極探索檔案管理新機制才能優化資源，以最高限度地統籌規劃整個檔案管理系統。

（3）加強檔案方面的高等教育，培養更多的信息專業人才。由于信息現代化進程的加快，我國傳統檔案高等教育建設已不能適應現代化發展需要，必須創新檔案教育體制，使其培養人才能符合新時代檔案管理工作的需要。

程群英（1972-），女，湖北鄂州人。