信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用探微

黃鈺華

泉州市城市建設(shè)檔案館 362000

信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用探微

黃鈺華

泉州市城市建設(shè)檔案館 362000

城市建設(shè)是我國當前重要工作之一，而城市建設(shè)檔案管理又是城市建設(shè)工作的重中之重，傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案管理逐漸難以跟上當前社會的步伐，于是新型的即與信息化技術(shù)相結(jié)合的城市建設(shè)檔案管理模式逐漸被應(yīng)用于當前的城市建設(shè)檔案管理之中。本文首先對城市建設(shè)檔案管理及其信息化技術(shù)進行概述，而后分析信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性，最后給出加強城市建設(shè)檔案管理信息化的建議。

信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理

信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案的應(yīng)用主要涉及以下幾個方面：其一，信息化網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)，如電腦等硬件設(shè)備是前提。其二，單位應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)收集、資源交換等途徑對相關(guān)資料進行大范圍尋找，以建成強大的信息資源檔案。其三，信息化管理應(yīng)配以能夠?qū)n案采集、處理、管理、存儲及共享等的技術(shù)軟件。其四，信息檔案資料等應(yīng)有健全的分類及管理制度等。其五，單位需要對參與至信息化城建檔案管理的人仔細甄選并提供培訓。

1.信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用及必要性

1.1 信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的作用

信息化技術(shù)逐步應(yīng)用于人們的日常生活之中，為各方面提供了極大的便捷，同時信息技術(shù)還在不斷地壯大發(fā)展，將信息化技術(shù)應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理中也是大勢所趨。當前信息化技術(shù)主要以電腦為工具，來處理文字、圖片、聲音、影像等內(nèi)容，比之傳統(tǒng)的處理模式，信息化處理更為安全、準確、高效。信息化技術(shù)使城市建設(shè)檔案管理不再僅限于對管理層面，而深入到了更多操作層面。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，對城市建設(shè)起到輔助作用，其信息化技術(shù)的應(yīng)用朝著資源共享的方向發(fā)展。信息化的城市檔案管理稱得上是城市的名片，能對城市起到很好的宣傳作用，進而有助于其建設(shè)發(fā)展。

1.2 信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的必要性

時代在變革，每一階段均有新鮮事物出現(xiàn)，推動著社會的發(fā)展及進步，為人們創(chuàng)設(shè)出更為便捷和理想的生活環(huán)境和方式，同時創(chuàng)造著巨大的財富。放眼未來，數(shù)據(jù)將成為極其巨大的財富，將對人們生活產(chǎn)生更大的影響。城建檔案信息化管理，實質(zhì)上是對數(shù)據(jù)的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)的存儲模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝А⒈憬荨踩彝黄屏藭r間、空間上的限制使資源實現(xiàn)共享、創(chuàng)造更多價值的電子模式，使城建檔案內(nèi)容更豐富，展現(xiàn)出更為真實且立體的城市風貌。同時，與磁盤、光盤、錄像等存儲介質(zhì)比較，信息化更具安全性，通過信息化技術(shù)可以將文字、光盤、錄音等各形式的檔案轉(zhuǎn)換為電子文件并進行備份，能有效使其保存時間更長，應(yīng)用范圍更廣。利用信息化技術(shù)對檔案進行管理，比之傳統(tǒng)管理而言更為標準化，將相關(guān)檔案分享至網(wǎng)絡(luò)，可達到提升城市形象及知名度的效果。

2.加強城市建設(shè)檔案管理信息化的建議

2.1 加強管理，確保館藏信息安全

安全始終是第一位的，城市建設(shè)檔案管理信息化的首要工作應(yīng)是確保館藏信息的安全。應(yīng)從硬件配置、技術(shù)手段、制度這三個方面來實現(xiàn)：首先，改善硬件配置。應(yīng)淘汰的老舊設(shè)備不適合再繼續(xù)使用，以免出現(xiàn)因硬件損壞造成的檔案信息損毀。對于已有的信息化載體因定期檢查，及時進行更新或備份。其次，網(wǎng)絡(luò)風險。信息化檔案置身于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，網(wǎng)絡(luò)安全也成為一個重要課題。避免受到病毒的侵害與攻擊，從物理上隔絕病毒，從技術(shù)上提升對抗病毒及黑客的能力，實現(xiàn)檔案信息安全。第三，建立健全管理制度，明確責任人員，避免閑雜人等出入，定期進行維護。

2.2 提升管理人員素質(zhì)能力

城市建設(shè)檔案的信息化管理，對其管理人員的素質(zhì)能力有了更高的要求，需要其在能夠有城市建設(shè)相關(guān)經(jīng)驗的同時，又能夠?qū)n案管理工作有所了解。城市建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)及能力的提升需要單位及個人的共同努力來實現(xiàn)，對于單位而言，應(yīng)從多方面開展工作學習交流會，使員工在互相學習與交流中找到不足并獲取進步。同時，應(yīng)加大培訓力度，組織有針對性的定期培訓，如檔案法規(guī)培訓、保密培訓、消防演練、新設(shè)備的技術(shù)培訓等，在為相關(guān)理論知識進行梳理的同時，與實踐相結(jié)合，使員工能學有所用。對于個人而言，應(yīng)積極配合單位組織的培訓與交流，客觀認識到自身的不足，并通過不斷地學習來提升自身的素質(zhì)與能力。

2.3 準確開展城市建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)性工作（接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作）

城市建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作包括檔案的收集、接收、歸檔等。首先，設(shè)備是基礎(chǔ)，電子計算機是必需，空調(diào)、防火、防盜等設(shè)施也應(yīng)具備。為了使城市建設(shè)檔案資料盡可能地豐富，這就需要借助網(wǎng)絡(luò)等途徑進行大范圍的、有目的的收集和篩選，應(yīng)著重收集與城市重點工程、城市地下管線工程、城市基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)的類別，同時加大信息化電子文件的比重。為了便于查找和儲存，應(yīng)為所有檔案制定具體的分類細則，將收集而來的檔案進行明確的分類，管理人員在分類過程中應(yīng)足夠仔細，以避免因分類不當而造成檔案的丟失。

結(jié)束語

加強城市建設(shè)檔案管理信息化進程，主要可通過三方面進行，其一應(yīng)加強管理，確保館藏信息安全，其二應(yīng)提升管理人員素質(zhì)能力，其三應(yīng)準確開展城市建設(shè)檔案管理中如接收、歸檔等基礎(chǔ)性工作。城市建設(shè)檔案管理是長期性工作，需要每個環(huán)節(jié)的積極配合，穩(wěn)中有序方能持久發(fā)展。

[1]李士霞.淺議信息化技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風,2012(12).

[2]莫麗華.淺談城建檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11).