關于電子檔案管理工作的若干思考

張拓

黑龍江省傳染病防治院

關于電子檔案管理工作的若干思考

張拓

黑龍江省傳染病防治院

隨著時代的發展，過去的紙質檔案已經逐漸淡出人們的視野。隨之而來的是電子檔案的時代。尤其是當前科學技術的飛速進步，為電子檔案的發展帶來了極大的便利。所以，電子檔案在未來的發展前景必然是十分廣闊的，并且在今后的工作中，也是人們應該重點關注的問題。本文以電子檔案在檔案管理中的問題進行深入的研究，分析其中存在的問題并且找出解決方式，希望能夠引起相關人士的重視，為電子檔案的進一步的發展作出貢獻。

電子檔案；檔案管理；問題；思考

電子檔案的發展離不開現代科學技術的應用，這是時代發展的必然趨勢，也是現代化社會的重要表現形式。電子檔案在為人們帶來便利的同時，也需要注意在其中存在的問題，只有充分了解了其優勢以及不足之處，才能合理的利用電子檔案造福于人類。同時，我們還要關注電子檔案的保護問題，這是長期以來困擾檔案管理人員的一大重要問題，只有有效的解決了上述問題，才能使我國的檔案管理事業獲得長遠的發展。

1、電子文件的來源和電子檔案的發展

在人類進入21世紀后，科學技術的發展速度愈發之快，為人們的生活帶來了翻天覆地的變化，同時，高科技也逐漸滲入到了各行各業之中。檔案管理這一行業也不例外。在過去，人們主要是依靠文字記載對檔案進行記錄，這一方式具有諸多不便之處，其一是容易損壞，一旦遇到水火，就會損壞檔案，造成無法挽回的后果。如果檔案丟失，同樣也很難找回，所以，紙質的檔案在過去的管理環節是需要耗費大量人力物力的。但是自從有了電子檔案這一形式，檔案管理人員的工作就清閑的不少，只要將重要的信息輸入進計算機中就可以了。人們不必再擔心檔案的損壞或遺失了。同樣，在對檔案進行查找時，也變得更加的便捷。只要在互聯網中輸入關鍵詞，所需要的信息就會出現，大大縮短了查找資料的時間。在電子信息化發展的今天，無論是企業還是各政府部門，都要使用互聯網進行辦公，如果在過去，人們很難進行相互交流，在信息的傳送方面也具有很大的不便之處。但是在現代化的社會中，只要具備了互聯網，就能將信息在短時間內傳送出去，使各部門之間的信息傳送變得更加快捷，這是科學技術為人們帶來的便利，這一便利在電子檔案管理中得到最大化的發揮。

我們要認識到電子檔案的管理與紙質檔案的管理各具優勢，同時，其優勢也是相互之間的劣勢所在。例如紙質檔案具有穩定性，但是電子檔案卻受到網絡信號等影響，不具有穩定性，如果發生斷電的情況，人們就很難通過計算機查閱到所需要的資料。這是其不便之處。但是人們同樣發明了光盤等信息化的產物，通過將檔案存儲其中，就能夠有效的避免上述問題的出現。這是網絡技術為人們帶來的便利之處。在電子檔案的管理過程中，歸檔是一項重要的工作，過去要想將檔案進行歸檔，一般需要耗費大量的時間，有些檔案存在關聯性，對檔案的歸檔增加了一定的難度，但是通過計算機的應用，能夠有效的對檔案進行資源的整合，可以將檔案進行編目，同時也能夠加快檔案整理的時間，形成具有實際價值的檔案資源。綜上所述，我們應該認識到檔案管理是現代企業或各個部門必然要進行的信息資源的管理，在長期發展的過程中，電子檔案必將會成為相關部門主要的工作重心，通過對檔案進行合理的歸檔，能夠有效地保證檔案的真實性以及可靠性，為企業的發展做出貢獻。

2、電子檔案的分類

由于電子文件信息與載體的可分離性，打破了原有檔案實體的屬性聯系，單線排列的分類方式也可能將被概念分類整理所取代、在電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那佯的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。但考慮到企業生產經營實際情況及所產生的文件類別，我們將電子文件采用檔案全宗號和檔案分類號劃分為：黨群管理文件、行政管理文件、經營管理文件、生產管理文件、財務審計文件、人事勞資文件、生產技術文件、科研文件、基本建設文件和設備設施文件。同時，考慮到我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，因此，在電子檔案的歸檔中，也基本上將此歸檔范圍及其保管期限表作為依據，并根據企業實際制定相應的歸檔范圍和保管期限，以保證電子檔案分類的系統性和合理性。

3、電子檔案在管理工作中的影響

過去，檔案管理人員主要管理的是紙質的文件，因為紙質檔案的文件一般都是文字材料，所以管理起來有所不便，一定要保證管理人員具有足夠的耐心以及責任心。但是在計算機得到發展后，人們不再拘泥于同一種方式，而是通過磁盤錄入的方式對檔案進行管理，紙質檔案由此發展成為電子檔案。電子檔案的形成不僅加快了資源共享的速度，同時也促進了電子信息化產業的發展。人們通過對檔案進行有效的管理，逐漸形成了統一的管理系統，這樣便極大的減少了檔案管理人員的工作量，同時效率也得到了進一步提高。所以說電子檔案的發展，為檔案管理工作帶來了重要的意義。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

4、結語

檔案管理工作對于一個單位的全局工作是十分重要的，我們應該正確認識其根本性和重要性。電子檔案的應用前景是廣闊的，我們應當在這條路上不斷創新和優化，實現檔案工作的簡易性和穩定性的不斷提高。在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

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