建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)及管理措施

王穎

齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標(biāo)管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000

建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)及管理措施

王穎

齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標(biāo)管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000

隨著我國(guó)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的實(shí)施，在招投標(biāo)業(yè)務(wù)中電子標(biāo)書(shū)檔案的數(shù)量不斷增加。由于電子檔書(shū)檔案具有自身的獨(dú)特性，所以在對(duì)其進(jìn)行管理上也與其他的電子檔案有一定的區(qū)別。文中分析了建設(shè)工程損毀投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的管理措施進(jìn)行了具體的闡述。

招投標(biāo)電子檔案；特點(diǎn)；管理措施

由于招投標(biāo)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)生活的影響越來(lái)越大，所以為了更好的規(guī)范電子招投標(biāo)活動(dòng)，促進(jìn)電子招投標(biāo)健康發(fā)展，則需要針對(duì)當(dāng)前電子招投標(biāo)檔案越來(lái)越多的情況，強(qiáng)化招投標(biāo)電子檔案管理工作。

一、建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的特點(diǎn)

(一)招投標(biāo)電子檔案對(duì)設(shè)備及技術(shù)具有依賴性

在招投標(biāo)活動(dòng)中，當(dāng)事人制成電子標(biāo)書(shū)文件，由于電子標(biāo)書(shū)信息呈數(shù)字化形態(tài)，在生成、傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中都是依賴計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的，而且在電子標(biāo)書(shū)讀取、處理、傳輸和利用過(guò)程中也離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件平臺(tái)。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)對(duì)運(yùn)行環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化具有較高的要求，一旦缺乏健全和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則會(huì)導(dǎo)致電子標(biāo)書(shū)無(wú)法讀取及在不同載體之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)互換等問(wèn)題發(fā)生。

(二)電子標(biāo)書(shū)載體的不穩(wěn)定性

目前電子標(biāo)書(shū)多存儲(chǔ)在光盤(pán)及U盤(pán)上，這些介質(zhì)相對(duì)于紙張來(lái)講穩(wěn)定性較差，而且易受到外界磁場(chǎng)、環(huán)境等因素的影響，一旦載體結(jié)構(gòu)出現(xiàn)變化，則會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)的內(nèi)容安全性無(wú)法得到保障，這就對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案保管工作提出了更高的要求。

(三)電子標(biāo)書(shū)檔案信息的易更改性

由于電子標(biāo)書(shū)具有方便對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)進(jìn)行修正的優(yōu)點(diǎn)，這就導(dǎo)致電子標(biāo)書(shū)檔案在傳遞或是更換到其他載體過(guò)程中，一旦被修改而不易被察覺(jué)。特別是一些存儲(chǔ)載體的可重寫(xiě)性、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的隨機(jī)讀寫(xiě)功能及電子標(biāo)書(shū)檔案與載體的分離，都會(huì)為電子標(biāo)書(shū)檔案信息內(nèi)容的增減提供便利條件，從而影響到電子標(biāo)書(shū)檔案的真實(shí)性和管理工作中保密性。

(四)電子標(biāo)書(shū)檔案的安全性較差

電子標(biāo)書(shū)檔案不僅易于修改、刪除、復(fù)制和傳輸，而且在修復(fù)后還不會(huì)留有痕跡，原件和復(fù)印件無(wú)法區(qū)分，這就導(dǎo)致在電子標(biāo)書(shū)檔案管理過(guò)程中很難確認(rèn)電子檔案原件。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，則檔案信息的安全則無(wú)法保證。另外，電子檔案具有共享性，這就使多個(gè)用戶可以同時(shí)對(duì)一個(gè)文件進(jìn)行查閱，給電子標(biāo)書(shū)的安全性帶來(lái)較大的威脅。

二、建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案管理的措施

(一)確保電子標(biāo)書(shū)檔案載體物理上的安全

通常情況下電子標(biāo)書(shū)檔案都會(huì)存儲(chǔ)在光盤(pán)、U盤(pán)及移動(dòng)硬盤(pán)等載體上，所以需要構(gòu)建一個(gè)適宜的保管環(huán)境和條件，檔案室內(nèi)要保持在恒溫和恒濕的環(huán)境下，直立對(duì)載體進(jìn)行排放，確保載體要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體。

(二)提高電子標(biāo)書(shū)檔案的兼容性

對(duì)于需要?dú)w檔的電子標(biāo)書(shū)，需要將其轉(zhuǎn)換為各種平臺(tái)都能夠適應(yīng)的文本文件格式，避免由于軟件技術(shù)升級(jí)而對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案所帶來(lái)的影響。同時(shí)電子標(biāo)書(shū)檔案建立時(shí)，需要確保在通用及開(kāi)放的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上進(jìn)行建立，加快轉(zhuǎn)換軟件的開(kāi)發(fā)力度，確保電子標(biāo)書(shū)檔案能夠與新技術(shù)具有較好的兼容性。

(三)電子標(biāo)書(shū)檔案支持軟件及其系統(tǒng)的保管

在對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理工作中，不僅需要對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的原始載體進(jìn)行保管，同時(shí)還要對(duì)其支持軟件進(jìn)行保存，從而有效的確保電子標(biāo)書(shū)檔案的原始性。這樣就需要在保持電子標(biāo)書(shū)檔案時(shí)，需要將其與制作軟件一并進(jìn)行保存，這樣在對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案進(jìn)行恢復(fù)時(shí)，可以按照其最原始的面目顯示出來(lái)。同時(shí)還要做好電子標(biāo)書(shū)檔案原始電子圖像的保存工作，對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的打印件進(jìn)行保存。

(四)定期檢測(cè)和維護(hù)電子標(biāo)書(shū)檔案載體

電子標(biāo)書(shū)檔案載體，特別是光盤(pán)，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子標(biāo)書(shū)檔案載體，必須定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，確保電子標(biāo)書(shū)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)當(dāng)每年一次，采用等距隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法進(jìn)行，抽樣的樣品數(shù)量應(yīng)不少于20%為宜。首先對(duì)外現(xiàn)進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有變形或物理?yè)p壞，載體外表是否有霉斑出現(xiàn)。然后再進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)或校驗(yàn)。若檢測(cè)到有出錯(cuò)的載體，必須進(jìn)行修正或更新。電子標(biāo)書(shū)檔案應(yīng)每3年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于5年。對(duì)于電子標(biāo)書(shū)檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮尾僮魇д`或錯(cuò)誤，都可能將保存的電子標(biāo)書(shū)檔案遭到人為破壞，甚至造成難以挽回的損失。必須建立起相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

(五)做好電子標(biāo)書(shū)檔案的安全防范工作

電子標(biāo)書(shū)檔案的存儲(chǔ)、歸類、開(kāi)發(fā)、傳輸、利用等的安全性，是電子檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。電子標(biāo)書(shū)檔案對(duì)安全防范的技術(shù)有很高的要求。

一是電子標(biāo)書(shū)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，電子標(biāo)書(shū)數(shù)據(jù)容易被修改、復(fù)制或竊取；

二是計(jì)算機(jī)病毒、黑客、間諜活動(dòng)對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理構(gòu)成的威脅問(wèn)題；

三是以及人為或偶然事故造成的威脅問(wèn)題。

因此，電子標(biāo)書(shū)檔案的安全防范需要綜合使用加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、防火墻等電子信息安全技術(shù)。否則，極易出現(xiàn)安全問(wèn)題。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著電子標(biāo)書(shū)檔案數(shù)量的不斷增加，加強(qiáng)對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案的管理已成為當(dāng)前十分重要的問(wèn)題。由于當(dāng)前電子標(biāo)書(shū)檔案管理還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在具體安全管理工作中采用的仍是傳統(tǒng)載體檔案的保護(hù)方法，這就導(dǎo)致當(dāng)前電子標(biāo)書(shū)檔案管理工作較為落后，無(wú)法滿足當(dāng)前不斷增加的電子標(biāo)書(shū)檔案管理的需求。所以需要加快對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案管理的探索力度，使其更好的滿足工程招投標(biāo)檔案管量應(yīng)用的要求，確保更好的提高我國(guó)工程招投標(biāo)檔案管理的水平。

[1]郭藝.當(dāng)前建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理存在的問(wèn)題及成因分析[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013年24期.

[2]黃炎.淺談?wù)型稑?biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理[J].招標(biāo)與投標(biāo),2014年8期.

[3]陳琰.對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的認(rèn)識(shí)[J].城建檔案,2010-09-15.