提高地質(zhì)檔案資料管理水平的重要途徑

劉文婧

黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七○六隊 黑龍江齊齊哈爾 161006

提高地質(zhì)檔案資料管理水平的重要途徑

劉文婧

黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七○六隊 黑龍江齊齊哈爾 161006

地勘單位在多年的工作中，通過地質(zhì)勘察和開發(fā)工作會形成大量的、豐富的地質(zhì)檔案資料，這些地質(zhì)檔案資料包含豐富的信息，而且還具有重要的潛在價值。通過對這些地質(zhì)資料的利用，可以有效的推動地勘經(jīng)濟的發(fā)展。所以需要提高地質(zhì)檔案資料的管理水平，確保其更好的經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

地質(zhì)檔案；地質(zhì)資料；數(shù)字化建設(shè)；管藏；人員素質(zhì)

目前我國地質(zhì)檔案資料的管理工作需要嚴格依據(jù)地質(zhì)資料管理條例進行，這有效的確保了我國地質(zhì)檔案資料管理的規(guī)范性和法制性。但這也對我國地質(zhì)檔案資料管理工作提高了更高的要求，做為地質(zhì)檔案資料管理部門，需要努力提高地質(zhì)檔案資料的管理水平，從而促進地質(zhì)檔案資料的開發(fā)利用。

一、把好地質(zhì)檔案資料歸檔的質(zhì)量

（一）計劃任務(wù)與文件材料的歸檔同步進行

為了更好的確保地質(zhì)檔案資料歸檔的質(zhì)量，則需要在項目計劃任務(wù)書下達時即開始進行文件材料的收集工作。在具體實施過程中，在相關(guān)規(guī)則和標(biāo)準下，可以在項目實施現(xiàn)場指派地質(zhì)技術(shù)人員作為兼職的項目資料管理員，對項目進行過程中所形成的文件資料進行收集和積累，確保計劃任務(wù)能夠與文件材料的歸檔同步進行，有效的確保了地質(zhì)檔案資料的完整性。

（二）野外工作過程與科技文件材料形成同步

大量的原始地質(zhì)資料都是在野外工作過程中形成的，所以在野外工作過程中，地質(zhì)技術(shù)人員需要做好科技文件材料的收集和積累工作，這是確保科技文件材料能夠收全的關(guān)鍵所在。在野外工作過程中，在項目中需要根據(jù)樣品的不同來分別填寫送樣單位，同時還要確保每一個工程記錄表要分開，使每個工程都要有一個素描圖和工程記錄表相對應(yīng)，這樣可能為材料歸檔提供便利的條件。對于項目實施過程中形成的材料，需要根據(jù)立卷分類來將其按一定類別分別裝在資料積累袋內(nèi)，為后期立卷和分類歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）室內(nèi)綜合整理與科技文件材料歸檔要求同步

室內(nèi)綜合整理工作不僅包括對野外形成的各個階段的科技文件材料的整理，而且還包括綜合圖件的編制和報告的編寫，通過對地質(zhì)科技文件材料進行分類、整理和立卷，并進行原本地質(zhì)檔案明細賬的填寫，進行歸檔，確保原本地質(zhì)檔案材料的準確性和完整性。

（四）質(zhì)量管理體系控制及成果報告驗收與原本檔案驗收同步

在項目實施過程中需要能冠軍質(zhì)量管理體系來對立項、設(shè)計、實施、綜合整理和研究、成果報告編制及資料歸檔等進行有效控制，通過質(zhì)量管理體系，可以對明確地質(zhì)科技材料形成積累的第一責(zé)任者，完成文件材料的有效積累，確保立卷歸檔工作能夠得到有效的保障。由于原本檔案對原始記錄更為重視，而質(zhì)量管量體系的運行直接推動了原本地質(zhì)檔案管理工作的順利開展。同時為了能夠加快項目結(jié)束的進程，則需要在成果報告驗收前，即對原始地質(zhì)檔案立卷和歸檔進行驗收。

二、加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)

（一）建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫

地勘單位可結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對原本地質(zhì)檔案進行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計算機管理。地勘單位地質(zhì)資料管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項關(guān)鍵詞，均可從數(shù)據(jù)庫中檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務(wù)。

（二）建立基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫

計算機技術(shù)在新一輪國土資源大調(diào)查的地質(zhì)勘查開發(fā)中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息資料也應(yīng)運面生。地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強對這些數(shù)據(jù)庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫。同時可根據(jù)相關(guān)標(biāo)準要求，對新的地質(zhì)勘查項目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對應(yīng)的電子文檔，實現(xiàn)新地質(zhì)項目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎(chǔ)。

（三）建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫

地勘單位對原本地質(zhì)檔案進行圖文數(shù)字化，即將已有的紙質(zhì)檔案采用計算機掃描、編輯等方式，將地質(zhì)資料信息以數(shù)字記錄方式存入計算機，并建立相應(yīng)的電子文檔號，這不僅保持了紙質(zhì)檔案的原貌，更易于利用者查閱利用。利用者只要在目錄檢索系統(tǒng)中，輸入所需資料的電子文檔號，就可以方便查閱原本地質(zhì)檔案，不需要再到庫房調(diào)用紙質(zhì)檔案，進而提高了地質(zhì)資料管理和服務(wù)利用水平。同時，也有效地保護了庫存原本地質(zhì)檔案，延長了紙質(zhì)檔案的保存壽命。

三、改善地質(zhì)檔案資料館(庫)藏條件

要及時修繕、更新檔案室的設(shè)施，為檔案的保管提供良好的環(huán)境，從而最大限度地延長地質(zhì)檔案的壽命。同時，應(yīng)逐步實行現(xiàn)代化管理，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量。加大投入，改善保管條件，添置現(xiàn)代化的地質(zhì)檔案資料管理設(shè)備，推廣應(yīng)用密集架存放資料，使庫房整齊，達到三防的目標(biāo)。電子文檔的存放，要有具備專門存放電子檔案的存放室、柜，確保其保存期限。

四、加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

可以通過多種渠道和方式來強化對檔案管理人員新理念的培養(yǎng)，鼓勵其應(yīng)用新方法和新技術(shù)。檔案管理人員還需要強化自身的學(xué)習(xí)，加快自身知識結(jié)構(gòu)的更新，在工作中努力提高創(chuàng)新能力，積極參加地勘單位的各種培訓(xùn)，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，努力提高自身的素質(zhì)，為地勘單位打造一批高素質(zhì)、高技能的檔案管理人才。

五、結(jié)束語

地質(zhì)檔案屬于科技檔案，在地方經(jīng)濟和社會發(fā)展過程中具有非常重要的意義。所以地勘單位需要做好地質(zhì)檔案的管理工作，從源頭上做好控制工作，從而使地質(zhì)檔案資料的準確性、完整性和系統(tǒng)性能夠得到有效的保證。充分的對原本地質(zhì)檔案的潛在價值進行深入挖掘，確保更好的為當(dāng)前社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

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[2]張淑紅.探究新時期的地質(zhì)檔案管理及利用[J].辦公室業(yè)務(wù), 2013-06-05.

[3]林熙少.地質(zhì)檔案服務(wù)創(chuàng)新之探索與實踐[J].廣東科技,2012(7).