檔案歸檔難度成因與對策分析

郭瀟霄

煙臺市老干部活動中心 山東煙臺 264000

檔案歸檔難度成因與對策分析

郭瀟霄

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對于事業單位來說，檔案管理是一項重要的工作，記錄著事業單位發展與運行的重要信息，是有關國家公共事業類項目建設的內容，屬于重要性，可為后續事業單位的發展提供建設性的意見。現階段，隨著事業單位的不斷改革，對檔案歸檔工作的要求越來越高，檔案類型呈現多樣化，歸檔難度大，是當前面臨的重要問題。為此，本文就檔案歸檔難度的成因進行分析，并對對策進行闡述。

事業單位；檔案歸檔難度；成因

事業單位的檔案眾多，包括人事、項目、管理和科研等方面的內容，是事業單位的重要組成部分，是單位發展的基礎保障。現階段，檔案數量、類型在不斷增多，無疑給檔案歸檔工作帶來負擔。影響檔案歸檔難度的因素相對較多，檔案管理意識薄弱、歸檔不規范、電子化檔案運用不高等等原因，是導致歸檔難的成因，為了更好的提出應對策略，應對成因進行具體性的分析。

一、事業單位檔案歸檔難度的成因分析

1、檔案管理思想意識薄弱

事業單位屬于我國政府部門的附屬機構，主要負責我國的公共事業項目的建設，關注民情，對教育、文化、公共設施建設等項目進行承接，在國家建設中扮演著無可替代的角色。當前，通過對檔案管理現狀的分析，管理人員的思想意識相對薄弱，對檔案工作不夠重視，對事業單位的重要資料未進行及時的歸檔，為公共事業的開展帶來阻礙。事業單位屬于政府機構，會承接上級下達的機密性文件或任務，必須要做好保密工作，及時對機要文件、資料進行保管是對檔案管理人員的基本要求[1]。

2、缺乏健全的管理制度

通過對事業單位檔案管理工作的分析，由于管理制度不完善，導致檔案資料管理混亂，檔案歸檔工作缺乏規范性[2]。檔案管理人員在進行歸檔時，未對檔案進行鑒定、分類、歸檔、編號等，檔案管理流程缺乏規范性。在歸檔時不注意流程的規范性，會為檔案查詢與檢索工作帶來困難，尋找目標檔案的難度變大。在事業單位中，部分檔案管理人員只是根據自己的經驗和認知進行工作，未嚴格遵守歸檔流程，是管理制度缺失的重要體現。

3、電子歸檔實施效果不強

信息技術的出現，在各個領域都取得了良好的應用，實現社會快速化、智能化建設，將其應用到事業單位的歸檔工作中，將紙質檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，信息技術在事業單位檔案資料的建設上還不夠全面，電子檔案的實施效果不強，檔案管理人員由于思想上認知不清，操作技術不嫻熟，導致電子檔案歸檔工作面臨著嚴峻的考驗，紙質檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，是制約歸檔工作開展的一個重要方面。

二、加強檔案歸檔工作的合理對策

1、提高管理人員的專業能力，加強檔案隊伍建設

檔案是事業單位公共事務發展的重要依據，記載著單位的發展歷程，對重大項目的實施方案、計劃和策略等進行保管，可為后續事業單位的發展提供建設性的意見，具有高度的參考價值，參考典型的成功案例，對社會的發展具有積極影響。為了加強事業單位的檔案管理工作，應從檔案管理隊伍方面著手，提高檔案管理人員的專業性，要提升自身的責任感與使命感，不斷的提升自身的專業能力，了解檔案歸檔對事業單位的重要性，要具有高度的職業敏感性，及時做好檔案歸檔工作，不要等到工作繁重、積壓之時再進行檔案的歸檔，會出現歸檔混亂、分類整理不及時等現象，檔案管理質量下降。為此，事業單位應重視對檔案管理人員的選拔，禁止選擇非專業類或兼職類的人員[3]，應選擇檔案管理專業型人才，并定期對其進行專業性培訓，保證持證上崗，無證者無法加入到工作隊伍中，建設一支更專業性、高素質的檔案管理隊伍。

2、完善檔案信息化建設體系，提高歸檔的質量

新媒體時代背景下，實現了社會的現代化建設，信息化水平得到了廣泛的應用，逐漸在各個領域得到了普及，當然，在檔案管理工作中也同樣受用。如今，檔案管理的信息化水平不是很高，電子檔案歸檔處理不夠嫻熟，內部局域網、信息傳輸技術還存在漏洞等，是當前面臨的重要問題[4]。檔案的信息化建設，在事業單位中應建立檔案管理信息化系統，運用信息化辦公軟件對檔案信息進行分類、整理和歸檔，強調電子歸檔的程序和操作流程，以計算機操作平臺為載體，通過電子系統的運作，將目標檔案資料由紙質檔案轉化為電子檔案，并借助計算機龐大的存儲系統進行儲存，以達到理想的效果。另外，每個電子檔案都有屬于其獨特的編號，嚴格做好檔案編號，將歸檔的序號制作成表格，以便后續查詢和檢索。歸檔完成前，檔案管理人員應對檔案信息的完整性、準確性和真實性進行反復的確認。與此同時，應對檔案管理人員進行計算機操作技術的培訓，為檔案信息化建設提供條件，能夠熟練掌握電子歸檔技術。

3、優化單位檔案歸檔制度，以保證歸檔的規范化

為了提高歸檔的質量，應優化與完善事業單位的歸檔管理制度，以保證歸檔的規范化，為事業單位檔案管理提供保障。在事業單位中，應建立健全管理規章制度，對檔案管理人員的行為、歸檔等進行有效的約束，針對檔案管理工作，應對法律體系進行完善，通過推出一系列的法律文件來對檔案管理人員的行為進行規范，并建立有效的獎懲制度，對檔案進行全方位的管理。事業單位的檔案文件有文本、影像、視頻、照片、圖形和數據庫文件等多種類型，應從收集、整理、分析到歸檔都要嚴格控制，將精細化管理理念應用其中，進而激發歸檔工作者的積極性，端正其工作態度，提高歸檔的質量和水平。

4、對檔案借閱過程進行簡化，以提高檔案應用效率

檔案屬于事業單位內部的重要文件，由于檔案數量眾多，歸檔工作開展難度大，檔案的查詢與借閱過程相對復雜，檔案的借閱要經過層層的審批，是制約檔案工作開展的一個重要方面，無法在需要檔案資料的時候獲得資料。為此，事業單位可以將現階段可能會使用到的檔案資料保存在部門的文件庫中，將檔案在文件庫中進行歸檔，使用時可直接從文件庫中查找，能提高檔案的應用價值，能及時滿足部門對資料的需求，以提高項目的實施質量。將檔案資料保存在各個部門，能夠對檔案資料進行分散，能減輕事業單位檔案歸檔人員的工作負擔，緩解工作壓力，部門對業務、所需信息查閱、利用更為方便，充分發揮了檔案的應用價值，是檔案歸檔創新的重要體現。

結束語

綜上所述，檔案管理工作相對復雜，前期的歸檔更是一項艱巨的任務，會受到多種因素的影響，致使歸檔工作面臨著重要障礙。社會的進步與發展，信息技術與網絡技術的出現，為檔案歸檔工作帶來契機，在檔案歸檔過程中發揮重要作用，應加強事業單位檔案隊伍建設，實現歸檔工作的信息化，建立健全檔案管理制度，以保證檔案歸檔的合理化與規范化，實現歸檔水平的全面提高，是加強事業單位管理的一個重要方面。

[1]李妍.企業檔案歸檔難度成因與對策[J].改革與開放,2010,24:69.

[2]王娜.企業檔案歸檔難問題分析與對策[J].才智,2014,01:289.

[3]李龍鳳.高校科研檔案歸檔工作新問題探析[J].辦公室業務,2013,19:81.

[4]朱金花.論析高職照片檔案的歸檔管理[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2014,05:58-59.