基層檔案管理信息化建設在新形勢下的探討

崔小碧

廣東省茂名市電白區(qū)疾病預防控制中心 廣東茂名 525400

基層檔案管理信息化建設在新形勢下的探討

崔小碧

廣東省茂名市電白區(qū)疾病預防控制中心 廣東茂名 525400

經濟的不斷發(fā)展推動著科技的進步，近些年來計算機技術以及互聯網技術的不斷更新升級已經促使其逐漸融入生活中的每一個領域。在新的科技背景下，推動疾控中心檔案管理的信息化建設是非常必要的。文章重點探討了基層疾控中心檔案管理的必要性，并根據其中存在的問題提出了相應的解決措施。

疾控中心檔案管理；信息化建設；必要性；措施

疾控中心的建檔和保存是其日常工作中的重點內容和環(huán)節(jié)，通常情況下，疾控中心檔案中都記錄著疾控中心工作中的重點工作內容和工作事項，對疾控中心各個發(fā)展階段的工作做出了完整的總結，因此對疾控中心接下來的工作方向和方針有著重要的指導作用?；鶎蛹部刂行臋n案管理的信息化建設，不僅在于科技的推動，也來源于基層疾控中心不斷發(fā)展的內部需要。

一、加強基層疾控中心檔案信息化建設的重要作用

作為疾控中心工作的一項重要內容，基層疾控中心檔案的完整建設對疾控中心的整體工作有著非常重要的指導性作用。加快完善基層疾控中心檔案信息化建設的重要作用突出表現在以下幾個方面。

首先，在傳統(tǒng)的基層疾控中心檔案管理中，紙質檔案記錄是其主要形式，因此檔案的記錄和謄寫工作是非常復雜和困難的，在這種情況下，為了實現對檔案的保存工作，很多檔案在形成之后就直接被保管起來，相關工作人員想要查看某些方面的檔案時需要事先提交申請，而申請被同意還需經過很長一段時間，這使檔案的利用工作變得非常復雜。在信息化檔案管理的幫助下，工作人員可以借用掃描設備完成對檔案原件的掃描，這樣不僅有利于檔案原件的保存，也有效推動了基層疾控中心檔案的利用工作。

其次，由于疾控中心工作內容的復雜性，導致其整體的工作任務任務非常繁重，這使得檔案的記錄管理工作非常繁重，為了保證檔案資料的完整性，大部分疾控中心都會在檔案的建檔、保存的工作環(huán)節(jié)耗費大量的人力和物力，這種做法不僅使工作效率低下，而且也在一定程度上影響了疾控中心醫(yī)療工作的服務質量和水平。加強基層疾控中心的信息化檔案建設，可以為疾控中心避免過多人力和物力資源的消耗，有效縮短了工作時間達到提高檔案管理效率的目的，并且在計算機技術軟件的幫助下，相關負責人員在完成了檔案的錄入之后，可以實現自動化、智能化的檔案整理歸類，這使得檔案的查閱和利用工作變得非常簡單，在很大程度上實現了疾控中心檔案的資源的共享和利用，有利于提升疾控中心的整體工作水平。

再次，加快完善和發(fā)展基層疾控中心檔案的信息化建設，不僅可以使原先的人力資源得到解放，也可以幫助疾控中心節(jié)約運作成本，將這一部分的資金用于疾控中心發(fā)展的其它方面，有利于促進基層疾控中心的全面發(fā)展。

二、影響基層疾控中心檔案信息化建設的不利性因素

首先，基層疾控中心的運作經費比較少，因此基礎設施的建設比較落后，這使得檔案的信息化建設和管理難以進行。

其次，信息化檔案管理通常都需要借助一定的檔案管理軟件，這對檔案管理的人員的技術能力有著較高的要求，不熟練的操作很可能導致工作方面的失誤，為檔案管理和利用工作帶來極大的不便。

同時，經費的受限性以及人員掌握能力的有效性，導致基層疾控中心的工作檔案資料很難得到及時的更新與維護，相關工作人員想要進行某些方面的資料查閱時，經常會花費大量的時間但是卻無法找到相關內容，這使得基層疾控中心的檔案失去了其存在的價值。

三、關于推動疾控中心檔案信息化建設的相關建議

針對上述問題，筆者認為，想要加快基層疾控中心檔案的信息化建設，需要從以下幾個方面入手。

（一）提高基層疾控中心信息化建檔的意識

目前，很多基層疾控中心受到地域或是經濟實力的限制，在檔案建設和管理的過程中依舊習慣于人力建檔和管理。對此，相關部門應該通過加強宣傳的方式，改變基層疾控中心建檔管理的意識，讓相關工作人員意識到信息化管理檔案的必要性和便捷性，在此基礎上不斷完善信息管理的理念，完善信息化管理檔案的相關制度，為相關工作人員提供明確的工作指導。

（二）增加信息化建設檔案的資金投入

對于信息化管理檔案的工作而言，增加相關的資金和財政投入是非常必要的。這種資金投入主要體現在兩個方面，一方面是加大對相關技術的投入，為了保證信息化檔案建設工作的順暢和先進性，疾控中心應該對相關的信息化設備進行全面的更新，比如計算機、復印機、打印機、掃描設備等等，對于一些比較老舊的技術設備，疾控中心財政應該給予及時的更換，同時也要注重購買或是引進相關的檔案管理軟件，這樣有利于實現檔案管理的智能化，進一步提高疾控中心檔案的利用效率。另一方面疾控中心要注重招聘和納入更多的專業(yè)人才，新型人才對計算機技術以及網絡的掌握程度更高，這對基層疾控中心的信息化檔案管理可以起到良好的促進和推動作用。

（三）構建完善的檔案管理流程

疾控中心進行檔案管理的最主要目的就是為疾控中心的接下來的相關工作提供有力的指導，但是目前，很多基層疾控中心都面臨著“有檔難用”或是“無檔可用”的尷尬處境。為此，疾控中心應該構建完整的檔案管理和利用的系統(tǒng)流程，各個部門、科室之間應該加強溝通與合作，以積極的態(tài)度對日常的工作進行經驗方面的交流，對于相關的檔案記錄和整理工作要分工明確，避免因為重復記錄導致工作效率低下的問題。通過完善相關的檔案管理網絡，構建完整的檔案管理流程，可以進一步的拓展基層疾控中心服務的范圍及服務質量。

結語

綜上所述，基層疾控中心的檔案管理的信息化建設工作在其不斷發(fā)展的過程中具有非常重要的意義。但是目前由于相關工作人員缺乏信息化建檔的意識，在技術方法上也存在著很大的欠缺，導致基層疾控中心檔案的信息化建設進步緩慢。為此，相關工作人員一定要針對其中存在的問題制定有針對性的解決措施，全面提升我國基層疾控中心檔案的信息化建設水平。

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[2]李紅梅.當前基層疾控中心檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014(15).

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[4]呂圣飛.如何加強基層疾控中心檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務,2013(11).

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崔小碧，出生年月：197701，性別：女，籍貫：漢，工作單位：電白區(qū)疾病預防控制中心，職務或職稱：助理館員，學歷：中專，研究方向：基層檔案管理。