淺議信息時代傳統科技檔案工作的現代化

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淺議信息時代傳統科技檔案工作的現代化

王小玲

長江設計院規劃處 湖北武漢 430010

[摘要]隨著信息時代的發展和科技的進步，計算機與網絡已經成為我們學習工作生活中不可或缺的一部分。而計算機的普遍應用和電子文件的大量涌現也對檔案管理造成沖擊，如何實現科技檔案管理的現代化這一問題也迫在眉睫。本文將在對傳統科技檔案管理存在的問題進行分析的基礎上，探討信息時代科技檔案管理工作現代化的實現策略。

[關鍵詞]信息時代；科技檔案；現代化管理

科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產活動的科技文件，是科學技術檔案的簡稱。科技檔案是人類在科學技術活動中形成的，在國家建設中起著重要的作用，是國家生產力發展水平的重要代表。而隨著時代進步和信息技術的發展，傳統檔案管理方式已經逐漸不適用載體和形式越來越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現代化已經迫在眉睫。

一、傳統科技檔案管理存在的問題及其原因

傳統科技檔案管理存在著各種誤區和缺陷，而這些現象又是由于多種原因所引起的。如：人們在科技檔案管理方面存在觀念誤區，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質方面的不足，管理方式方法的問題。多媒體計算發展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀客觀的原因都阻礙了知識的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問題，我們必須實現科技檔案的現代化管理。

二、實現傳統科技檔案管理現代化的途徑

在實現科技檔案管理現代化之前，我們應該知道什么是檔案管理現代化。檔案管理現代化是運用現代管理學原理，采用現代先進管理技術和設施，通過檔案管理手段現代化、科學化、標準化，實現檔案基礎工作、儲藏保護、提供利用等，進而提高工作質量和工作效率，更好地為國家建設服務。而如何實現檔案管理現代化則應該從多方面進行。

首先，改變觀念。這里改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領導以及整個社會成員的檔案意識。領導是公司的決策者，只有領導有了檔案管理現代化的觀念，公司才能在經濟上對檔案管理工作進行投入，才能讓檔案工作人員參與業務培訓并最終提高檔案工作的素質；才能引進先進的檔案管理工具和管理理念，適用于現代復雜檔案的管理；才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進檔案管理的現代化。檔案工作不受重視現在已經是一種社會現象，而造成這種現象的根源在于社會成員沒有良好的檔案意識。提高社會成員的檔案意識也是實現檔案管理現代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會的支持和關注之后，科技檔案管理現代化才能真正得到社會的支持和幫助，同時也能更好為社會建設服務。使全社會充分認識到科技檔案的作用，為科技檔案管理現代化解決某些問題。改變檔案工作人員的觀念就是要提升他們對檔案管理現代化的認同，讓他們充分了解檔案管理現代化的優勢，了解檔案管理現代化的理念，并且在自己工作過程中堅持這些理念，中而不是日復一日抄錄登記保管入庫。

其次，培養現代化檔案管理人才。科技檔案檔案管理人員綜合素質的提高，是現代化管理中不容忽視的問題。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理人員的素質包括知識素質和業務素質，知識素質主要是指檔案工作人員的學歷、知識的深度和廣度等，業務素質主要包括現代社會中應具備的職業技能，如計算機水平、組織協調能力等。科技檔案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業知識。同時還要不斷學習與檔案事業相關的學科知識，建立起合理的知識結構。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心就是計算機技術的運用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段——檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。我們只有通過不斷地學習、培訓，不斷地加強自身的科學文化教育，努力提高自己的綜合素質特別是科技素質，才能滿足現代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進行，科學地管理好現代檔案。

再次，采用現代的科技檔案管理方式和方法。隨著計算機的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境中，電子文件的形成，使檔案載體形態發生很大變化，出現了電子材料、磁性材料、光電材料、光學材料等載體。無論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質檔案有著顯著不同，傳統的檔案管理手段已不能適應對新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統管理方法已經不能保證科技檔案的真實性和完整性；現代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過網絡傳輸，網絡安全問題、在傳輸的過程中及存檔后的保密問題也是傳統管理方式無法解決的問題；紙質科技檔案數量大、種類繁多，利用傳統手工方式輸入數據庫困難；新載體科技檔案又缺乏國家統一標準，傳統管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環節都需要用新的管理方法，即現代化的檔案管理方法。

最后，采用先進的現代化技術設備。采用先進的現代化技術設備是實現科技檔案現代的必要條件。如上文所言的對各種載體科技檔案的管理和在管理過程中計算機的使用都要求我們采用先進的包括計算機和數據庫服務器在內設備，以適應現代化檔案管理的需要。現代化檔案管理的要求之一就是在科技檔案的保管工作中采用了先進技術和先進設備，使檔案處于可靠的安全的狀態中，這要求我們采用先進的庫房維護設備。同時還有加強網絡建設。我們正處在網絡時代，全球信息高速公路建設和信息化步伐日新月異，以前所未有的速度發展。我們的現代化檔案管理工作也要緊跟時代的步伐，進一步加強單位的網絡建設，暢通信息渠道。檔案管理的最終目的是為了提供利用，為城市的發展、人民的生活提供更多的便利，因此，加強網絡建設，對提高檔案管理工作的整體性和系統性有很大的促進作用。

科技檔案管理現代化是國家建設和檔案工作發展的需要，是我國檔案工作者和廣大利用者的共同理想，是歷史發展的必然趨勢。相信隨著科技的發展和進步，經過千千萬萬檔案工作者的不懈努力，現代化的檔案管理工作一定會在更高、更廣、更深的領域得到發展，為國民經濟的發展做出更大的貢獻。