論檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展

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論檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展

王棋

[摘要]檔案管理工作是企業(yè)管理中的基礎(chǔ)性工作，只有做好企業(yè)的檔案工作，才能讓整個(gè)企業(yè)管理在未來的發(fā)展過程更加順利，更加具有發(fā)展前景。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理工作的必然要求。本文從現(xiàn)代化角度出發(fā)，具體對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；發(fā)展

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息資源寶庫。在企業(yè)做強(qiáng)做大的不斷發(fā)展過程中，尤其需要不斷強(qiáng)化檔案管理。原有的檔案管理方式采取的是紙質(zhì)化的管理，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，原有的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展和要求。因此，在這種情況下，必須借用新的科技成果對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的武裝，才能適應(yīng)新的形式發(fā)展要求，也才能更好的做好檔案管理工作。

一、現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的條件

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化提供了可能性的條件。另外，檔案管理工作的自身發(fā)展也需要實(shí)施現(xiàn)代化的管理模式。

1.現(xiàn)代化的信息技術(shù)為檔案管理工作提供了廣闊的前景

隨著時(shí)代的發(fā)展，人類對(duì)科學(xué)技術(shù)的研發(fā)能力也在逐步提升，從新科技技術(shù)領(lǐng)域來看，自從人類上個(gè)世紀(jì)四、五十年代第一代計(jì)算機(jī)研究成功以來，計(jì)算機(jī)科技的進(jìn)步可謂日新月異，這些技術(shù)都為當(dāng)前的檔案管理提供了可以借鑒的基礎(chǔ)。從管理理念上來看，隨著人類知識(shí)水平的提高，原有的管理模式、管理理念、管理理論已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期人們的要求，只有在利用新的管理理論、管理理念的基礎(chǔ)上才能真正的符合人們的實(shí)際需要。因此，可以看出，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)條件對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然。

2.檔案管理工作需要科學(xué)的進(jìn)行現(xiàn)代化的管理

傳統(tǒng)的檔案管理采取的是紙質(zhì)化的管理模式，在這種管理模式下，所有檔案的管理環(huán)節(jié)都必須在人的作用下才可以完成，不但效率低下，而且達(dá)不到人們的實(shí)際需要。而面臨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們完全可以利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)條件進(jìn)行有效管理，比如可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作，人們?cè)诓檎腋鞣N資料的時(shí)候，只需要利用電腦簡單的搜索就可以掌握到相關(guān)的信息。這不但有利于提升管理效率，而且還節(jié)約了人力資源，因此，從檔案管理的實(shí)際情況來看，實(shí)施現(xiàn)代化的管理已經(jīng)成為檔案管理的必然要求。

二、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢

2.1 檔案管理的無紙化、虛擬化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

2.2 搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化，因此，企業(yè)檔案部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

2.3 檔案管理人員要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展

檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

三、建立符合檔案管理現(xiàn)代化的管理模式

現(xiàn)代化的檔案管理工作不是僅僅停留在口號(hào)上，而是要實(shí)實(shí)在在的予以重視。要切實(shí)重視對(duì)檔案管理現(xiàn)代化工作的資金投入。資金投入是確保檔案管理現(xiàn)代化工作的基本保障，只有在取得資金支持的情況下，才能真正的引進(jìn)各種先進(jìn)科技條件，引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

現(xiàn)代化的檔案管理模式要求管理檔案的所有行為都是在統(tǒng)一安排的基礎(chǔ)上進(jìn)行的現(xiàn)代化的管理，因此，制度就是確保能否達(dá)到現(xiàn)代化管理模式的基本要求。根據(jù)現(xiàn)代化的檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)于單位來說，要建立符合現(xiàn)代化的管理模式，就需要從檔案管理部門和廣大員工著手。

對(duì)于檔案管理部門來說，符合現(xiàn)代化的管理模式的管理制度主要有檔案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查閱制度、管理人員制度等。檔案管理部門要根據(jù)自身部門的實(shí)際情況制定相關(guān)的制度。在具體操作上，檔案管理部門要對(duì)工作管理人員進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，要嚴(yán)格按照制度的要求進(jìn)行，防止任何形式違反制度的情況存在。

對(duì)于廣大員工來說，員工是借用、查看檔案的主體，因此，還需要依據(jù)廣大員工實(shí)際情況制定相關(guān)的管理制度，特別是要突出現(xiàn)代化的管理制度這一點(diǎn)內(nèi)容上來。比如可以建立員工借閱檔案制度、歸還制度等，這些制度要統(tǒng)一利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)條件，讓所有員工都能通過網(wǎng)絡(luò)了解到自己所查閱檔案的基本內(nèi)容、借閱情況等。

不管是對(duì)檔案管理部門，還是對(duì)于廣大員工，制定的所有制度要重在落實(shí)上，決不能僅僅停留在口號(hào)上，對(duì)于違反規(guī)定進(jìn)行查閱檔案等各項(xiàng)行為，要給予一定的批評(píng)教育，甚至罰款。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的，包括檔案管理工作人員和全體員工要給予一定的表揚(yáng)，形成良好的檔案管理管理制度，在現(xiàn)代化技術(shù)條件的約束下更好的執(zhí)行各項(xiàng)制度，確?，F(xiàn)代化的檔案管理制度沿著科學(xué)的正確的道路健康發(fā)展。

四、總結(jié)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。與此同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理部門和廣大員工制定相關(guān)的管理制度，確?，F(xiàn)代化的檔案管理沿著正確的健康的道路發(fā)展。

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