醫院檔案信息化管理利弊分析

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醫院檔案信息化管理利弊分析

王鳳芝

哈爾濱市第一專科醫院 黑龍江哈爾濱 150056

[摘要]計算機技術的發展，為醫院檔案信息化管理的實現奠定了良好的基礎。醫院檔案信息化管理有效的提高了醫院檔案管理的質量，確保了醫院檔案管理工作效率提升，為醫院檔案的開發利用奠定了良好的基礎。文中分析了醫院檔案信息化管理中的利弊，并進一步對加快推動醫院檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。

[關鍵詞]醫院檔案管理；信息化；問題；優勢；途徑

一、醫院檔案信息化管理的問題

（一）檔案信息化管理意識不強

在當前醫院經營過程中，更重視醫療業務的發展，對于檔案信息化管理缺乏重視，覺得檔案對于醫院的發展起不到有效的作用，可有可無，將檔案管理工作簡單的認定為保管工作。這就導致當前醫院檔案管理工作信息化意識不強，檔案存在丟失及資源浪費的現象。

（二）管理制度不健全

在當前醫院發展過程中，沒有完善的信息整合制度，在檔案信息收集工作中存在效率低的問題，而且信息資源缺乏整體性和系統性。一些重要檔案文件材料由于得不到有效的重視，從而存在丟失及毀損的問題，同時檔案信息化管理與醫院管理工作存在著脫節的現象，檔案信息的重要性無法有效的發揮出來。

（三）醫院檔案開發利用率較低

長期以來我國檔案工作都存在著重管輕用的問題，檔案基本處于封閉環境下進行保存和管理，一味的對檔案信息進行收集和管理，而對檔案信息的利用較為忽視，這就導致醫院檔案并沒有醫療服務中發揮其重要價值。

（四）檔案工作硬件投入不足

在當前醫院檔案信息化建設過程中，由于經費缺乏，檔案信息化管理中所需要的設備及技術都得不到及時更新和替換，檔案管理環境無法有效的支持檔案的信息化建設，硬件上投入的不足嚴重制約了醫院檔案信息化建設的步伐。

二、醫院檔案管理信息化的優勢

（一）檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件

醫院檔案利用計算機來對原件進行掃描，并對檔案以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，經過信息化手段處理后，能夠更好的實現對檔案原件的保護，在使用和借閱過程中不需要再使用紙質原件，避免了貴重資料丟失和毀損的風險發生。

（二）檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

醫院檔案管理人員需要及時對各類文件進行歸檔，在手工操作方式時，在檔案整理和目錄登記過程中需要花費較多的時間，而在檔案信息化實現后，檔案管理人員可以從手工勞動中解脫出來，檔案經過信息化處理不僅工作效率得以提高，而且在信息有改運時，只需要輸入指令不可以完成整個系統的調整，使檔案管理人員工作條件有了較大程度的改善。

（三）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案收集、整理和保管等一系列工作都是為了檔案的有效利用，檔案整合工作也是為了進一步對檔案使用范圍進行提高而且在，通過整合后的檔案具有較好的有效性、共享性和系統性。檔案原件與電子檔案相比，電子檔案的應用程度和應用范圍要遠遠高于檔案原件，而且醫院各部門及各科室可以在計算機上按需對電子檔案進行瀏覽，而且能夠按需要進行存取，這不僅有效的提高檔案的利用率，而且對于檔案資源共享的實現起到了極其重要的促進作用。

（四）有效的改善了信息需求的管理措施和優化配置方法

在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。

三、推動醫院檔案信息化管理的途徑

（一）確定檔案管理信息化的標準

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規定檔案管理信息化、規范化的標準，但教育主管部門、各醫院至少要以超前的戰略眼光，制定本地區、本部門、本醫院檔案管理信息化系統的所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創設良好的條件。同時嚴格要求醫院各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協作，互相促進，共同提高的醫院檔案管理信息化建設新局面。

（二）建立醫院檔案管理數據庫

目前醫院檔案管理信息化系統建設仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統的過渡。教育主管部門或醫院應抓住這一有利時機，加快醫院數據庫建設。只有數據庫建設好了，才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

（三）努力提升檔案工作的服務質量

檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫院檔案管理人員需要進一步提升自身的檔案服務意識，樹立良好的服務理論，對檔案服務方式進行優化，加快醫院檔案信息服務的開放度。同時，醫院檔案管理部門在工作中需要加強與其他部門及科室的溝通和聯系，建立良好的交流平臺，進一步拓展寬檔案服務渠道，最大限度的加快對醫院檔案資源的開發和利用，以便于更好的與現代化醫院管理的現實需求相適應。

四、結束語

在當前醫院檔案信息化管理工作中，不僅需要有效的認識到醫院檔案信息化的重要性，而且還要對檔案管理制度進一步進行完善，對醫院信息管理設備進行配置，提高檔案服務的水平。同時還要加強對檔案管理人員的專業技能和職業素質的培養工作，確保醫院檔案信息化的質量和效率能夠得以提升，更好的推動醫院檔案工作的順利開展。

參考文獻

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[2]劉淑敏.淺談醫院檔案信息化管理[J].內蒙古科技與經濟,2011,03.