關于水文電子檔案管理工作的探討

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關于水文電子檔案管理工作的探討

司井丹

黑龍江省水文局黑龍江哈爾濱150001

[摘要]近年來我國水文科技取得了較快的發展，信息技術在水文檔案管理工作得以廣泛的應用，水文電子檔案作為水文檔案的重要組成部分，是當前有水文檔案現代化發展的必然趨勢。水文電子檔案的發展，對水文檔案管理者提出了更高的要求。文中對水文電子檔案的特點進行了分析，并進一步對加強水文電子檔案管理的具體措施進行了闡述。

[關鍵詞]水文電子檔案；特點；管理；措施

水文電子檔案作為水文檔案的重要組成部分，其在水文工作發揮著越來越重要的作用。水文行業與許多專業都有著緊密的聯系，而且涉及的領域也較多，這也使水文檔案種類上具有多樣性，包括紙質和電子兩種形式。對于紙質檔案只需要按照傳統的方法對其進行歸檔保存即可，而對于電子檔案，則需要依據電子文件檔案管理相關規范要求來對其進行歸檔案管理。而且水文電子檔案也具有自身的獨特性，通過對水文電子檔案的特點進行掌握，從而為水文電子檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

1、水文電子檔案的特點

隨著計算機技術的快速發展，當前水文電子檔案成為水文檔案的主要形式。水文電子檔案的產生，有效的提高了檔案的檢索查詢的速度，減少了檔案管理人員的勞動強度，而且在檔案使用過程中降低了對紙質檔案的磨損程度，有效的實現了對紙質檔案的保護。但相對于紙質檔案來講，當前水文電子檔案由于需要計算機軟件和硬件，而軟件和硬件的不穩定性也使水文電子檔案的不穩定性增加。當前電子檔案的載體處于不斷更新的情況下，而且部分載體壽命較短，不易長久進行保存。另外，電子檔案容易被更改，而且不會留下痕跡，在保存過程中容易損壞，從而影響數據的利用。水文電子檔案具有自身的獨特性，在當前水文工作中發揮著非常重要的作用。

1.1相對獨立性、系統性

由于水文工作具有特殊性，這使水文電子檔案具有相對的獨立性，與其他學科交叉、重疊的情況較少。水文電子檔案主要來源于水文、雨量站點在對河流流量、流速定位、觀測過程中所形成的數據。水文工作者將這些觀測到的數據進行整編后形成水文數據庫，使其成為水文電子檔案的重要組成部分，可以說水文電子檔案自成系統，具有較強的系統性和相對的獨立性。

1.2極強的連續性

通過對水文數據進行記當，可以全面的反映某一流域或是某一地區真實的水文情況。而且水文資料記錄的年代越長，連續性越好則其使用價值也越高，其在科研、工程建設等領域也能夠充分的發揮科學價值。特別是在當前一些水利工程建設過程中，水文電子檔案更是發揮不可替代的重要作用。一旦水文電子檔案缺乏連續性，則會由于數據不全，而無法為經濟建設提供可靠的數據支持，不能對該區域內的水文情況全面進行反映。

1.3時間性

水文工作是對自然界水的運行變化情況下進行研究，水文工作必然會受到自然規律的影響。在對水文觀測過程中，同一地區不同時間內水文數據也會存在較大的變化，如果在汛期，水文數據更是存在多變性。這就需要在水文觀測過程中需要定時、定點進行觀測，而且需要根據河流變化的情況下隨時進行觀測記錄，從而有效的提高水文資料的科學性和準確性。

2、加強水文電子檔案管理的具體措施

2.1做好水文檔案的收集整理工作

針對水文檔案的特點,要按照時間順序系統地收集水文資料,包括降水、蒸發、泥沙、土壤含水、水位流量、地下水動態、水環境監測等多項內容,特別是每年形成的地表水、地下水、水質三大類資料,更要給予足夠重視。在具體操作上,應建立以單位主要領導、檔案室、各處室兼職檔案員為中心,上下貫通的檔案管理網絡體系,及時完整地收集整理本單位所形成的各類型檔案資料。特別要讓專業技術人員參與到檔案的整理工作中,準確地對原始資料進行清點,最大限度地保持水文檔案的完整性、準確性和真實性。

2.2科學分類,建立合理的目錄體系

在對水文電子檔案管理工作中，需要根據水利檔案的分類要求，同時還要與水文檔案形成規律及特點進行有效的結合，從而編制出與本單位具有較好適合性的檔案分類表。當前水文電子檔案通常會建立兩級類目，而且在一級目錄下設置多個二級目錄。經過對水文電子檔案進行科學分類，不僅能夠有效的將水文專業的特色更好的體現出來，而且能夠為水文檔案立卷、編目及管理工作奠定良好的基礎。

2.3提高水文電子檔案存儲的安全

以化學磁性材料為載體的電子檔案,理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀取是無接觸式的,不存在磨損。但是,電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上的,因此,要建立一個適合于磁、光介質保存的環境。與此同時,由于電子檔案應用的時間短,缺乏實際貯存的驗證,而水文檔案又具有連續性、時間性強等不可替代的特點,為了實現水文電子檔案中原始信息的長期保存,建議采用定期復制并異地存放的辦法,以防止信息丟失、損失對國家經濟建設造成損失。

2.4保證水文電子檔案的原始性

做好歸檔水文電子檔案的技術處理工作是保證其原始性的前提。水文檔案的形成,要求水文檔案工作者必須深入實際,對產生的大量電子檔案進行及時接收、處置乃至存儲,保護電子檔案的原始信息,了解信息重新組合的來龍去脈。在實際工作中,可通過技術處理,將已歸檔的水文電子檔案改為“只讀性”文件,從而識別和保護電子檔案的原始結構,保證電子檔案的可靠性,使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.5確保水文電子檔案內容邏輯上的準確性

水文電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴于計算機軟硬件平臺對電子檔案的內容加以轉換,還原成人們能夠直觀理解與習慣閱讀的格式進行顯示。所以必須采取積極的辦法,使保存的電子檔案適應新的技術,以達到永久保存、準確轉換與還原的目的。

2.6加快水文檔案管理人員知識結構的更新

在當前水文工作中信息技術應用越來越廣泛，這對水文檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要水文檔案管理人員要加快自身知識結構的更新，充分的利用各種新技術、新設備來提高自身的專業技能，更好的適應當前水文檔案的信息化發展趨勢。

3、結束語

水文電子檔案作為水文活動中對水文數據的真實記錄，其屬于社會公益性產品，在當前社會經濟建設過程中發揮著非常重要的作用。為了能夠更好的實現水文電子檔案的利用，則需要針對水文電子檔案的特點來制定切實可行的措施，努力提高水文電子檔案的管理水平，使其在防汛抗旱、水資源管理和保護、經濟社會的可持續發展中發揮重要的作用。

參考文獻

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