采購檔案管理工作中存在的問題及對策分析

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采購檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉艷

湖北日報傳媒集團430077

[摘要]在我們的日常采購活動中，采購檔案管理是一個非常關鍵性的步驟，它作為采購活動的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據(jù)，具有很高的實證性，也比較利于當前開展的反腐倡廉。所以從嚴格意義上來說，采購檔案管理是對我們的采購活動進行評估、監(jiān)督、處理投訴等等活動的基礎，在企業(yè)管理這占據(jù)不小的份額，必須得到我們的重視。

[關鍵詞]采購檔案；管理；對策

1、采購檔案管理的重要性

當前我國許多企業(yè)的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實際意義，對于企業(yè)后期采購活動的開展、效果的評估、突發(fā)事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業(yè)生產(chǎn)過程中是非常重要的一個環(huán)節(jié)。

2、采購檔案管理中存在的問題

2.1專業(yè)人員缺乏，管理質量差

從我國企業(yè)采購檔案管理的現(xiàn)狀來看，結果是觸目驚心的，大多數(shù)企業(yè)沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發(fā)，其中最重要的一個方面就是在人才的配備上。許多企業(yè)認為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識上就忽略了，人員往往是沒有經(jīng)驗和相關資質的人員，缺乏必要的專業(yè)性，甚至許多企業(yè)的采購檔案管理人員還肩負著其他職責，沒有形成專人專職，這無疑導致檔案管理的質量非常差。

2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性

從我國當前檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴格按照相關規(guī)定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴重的問題，所以完整性得不到保證。實際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗收證明或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當前我國的投訴機制存在著較大問題，進行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因為上級領導的時間原因而被擱置，這就導致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴重影響。

2.3檔案管理與使用脫節(jié)

眾所周知，檔案是為我們的生產(chǎn)生活服務的，必須對檔案進行良好的應用才能發(fā)揮它的作用，才能體現(xiàn)出檔案的效應。我國許多企業(yè)的檔案往往是為企業(yè)提供一些具有專業(yè)水平的技術參數(shù)或者是企業(yè)近期的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，也包括一些企業(yè)的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標書或者是進行評分的過程中提供良好的理論依據(jù)。對于供應商來說，原始性的證明材料是資質相關的一些資料，可以在投標、中標過程中提供依據(jù)。從我國當前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費。

2.4檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最怕出現(xiàn)的就是泄密問題，這也是許多企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實際的生活中出現(xiàn)過一個采購中心在評標過程中因為泄密而被投訴，在社會上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認識到檔案管理保密性的重要性，機構崗位出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，人才方面也做的差強人意，從而導致檔案管理問題頻發(fā)，對于企業(yè)長期發(fā)展是非常不利的。

2.5檔案室軟硬件設備嚴重滯后

因為意識上沒有對檔案管理工作重視，許多企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關資料堆積到一個房間，沒有專門的人對此進行負責管理，這對于企業(yè)的長期發(fā)展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設還是需要不斷加強的。

3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法

3.1對采購文件進行科學細致的分類立卷

采購人在開展采購項目活動時，會出現(xiàn)各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據(jù)中國的相關法律規(guī)定，采購文件具體包含如下幾個：采購人采購時的相關記錄、招投標文件、財政部門審批后的計劃表及采購預算、評標報告、評分表、答疑函等。對采購文件進行正確分門別類，理應符合文件的特有情況，可以根據(jù)采購的先后順序和程序進行，確保文件的連貫性，結合相應的價值和利用規(guī)律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質量。

3.2加強對采購文件的科學有效管理

要想把采購檔案工作做到實處，必須強化如下幾個方面，第一是加大監(jiān)督力度，形成專人管理。根據(jù)分級管理的相關要求，各個部門應該做好采構檔案工作，對指導、檢查和監(jiān)督進行有效管控，在整理和保管文件方面設置專人負責。同時，應該加大培訓力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當采購項目完成時，采購機構應該安排專人負責整理、收集采購文件，并妥善進行保存，切記不能累計到年底來一起安排，不然，容易引發(fā)采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現(xiàn)丟失、篡改和損害等。對于投標商進行投標的投標文件而言，由于牽扯到商業(yè)秘密，如果沒有獲得他們的認同，不允許進行公開。第四要加快采購檔案管理網(wǎng)絡化、電子化的發(fā)展步伐。

3.3采購機構要自覺接受監(jiān)督管理部門的檢查

在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購代理機構、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應存檔的文件，或者是對其進行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關的直接負責人和相應的主管人員。如果有犯罪行為的，應該進行刑事問責。監(jiān)督管理部門理應正確看待此類問題，并在考核中所有體現(xiàn)，如同檢查采購執(zhí)行問題，采用相應的檢查評價，并嚴格處置相應的違規(guī)情況。

3.4不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務水平

采購機構應該加大培訓力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養(yǎng)相應的責任意識，清楚知曉自己工作內(nèi)容，進而全面弄清楚應該具備的相關知識，掌握操作技能，營造愛崗敬業(yè)的氛圍。

參考文獻

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