企業人事檔案管理中存在的問題與對策

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企業人事檔案管理中存在的問題與對策

高楊

哈爾濱地鐵集團有限公司

[摘要]人事檔案工作是企業人事管理工作的重要組成部分，一個企業人事檔案管理工作做得如何直接關系到企業的工作效率，同時，檔案也能幫助企業發現人才、使用人才和管理人才。本研究主要從我國企業人事檔案管理的實際情況出發，針對企業檔案管理制度和檔案意識做了分析，并給出了指導建議。

[關鍵詞]人事檔案；管理工作；檔案管理；工作效率

人事檔案的管理工作不僅關系到員工的身份認定和各種社會保險辦理，而且關系到企業人力資源的管理，人事調動提供可靠的依據。近年來，隨著改革開放的步伐，我國企業的人事檔案管理工作已經越來越科學而有序，但是由于人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制已經不能滿足現代管理科學的要求。因此，人事檔案工作如何與時俱進，為企業合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考，使其更好地幫助企業發展。

1.目前我國企業中人事檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度與用人機制脫節

最開始，企業在為員工辦理檔案只是為了記錄員工的勞動合同、工作期間績效考核情況、調動及離職情況等，檔案內容主要是員工在職期間信息。由于這些信息被視為企業內部信息，因此企業通常不接受員工在入職前的履歷，從而沒有形成連續性的記錄。這種管理制度很快就暴露出了弊端，類似于干部人事檔案管理模式，這種管理模式往往只適用于本企業人員，雖然方便查找和利用，也很有利于人事檔案的保密工作。但是隨著企業與國際接軌，企業之間的聯系越來越密切，人事流動也越來越頻繁，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在錄用人才時，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工只要給企業創造了足夠的價值，即可自由選擇更適合自己的崗位。可是一些企業在管理體制上仍然做不到“檔隨人走”，在員工為求個人發展跳槽到另一單位時，舊雇主為維護本單位利益扣留員工的人事檔案，不僅影響力員工的前途，引發糾紛，而且在管理上嚴重浪費人力、物力、資金。人事檔案的來源與內容具有廣泛性和復雜性，人事變動工作需求具有靈活性，如果企業職工層與企業人事檔案管理方法不配套，就會造成人事檔案質量不高,缺乏利用價值,人事檔案材料空洞等問題。管理者無法通過人事檔案了解員工的相關信息，從而對人力資源進行科學管理，那么現行的人事檔案管理體制也難以發揮其服務功能。

1.2對人事檔案管理意識不足

在信息化高度發展的今天，檔案作為一種個人信息，既是企業或組織進行正常商務運作和管理不可或缺的資源，也涉及到公民生活的方方面面，是個人隱私等的重要載體，無論是個人還是單位，保隱私和財產安全性都是非常重要的。但是很多企業人事檔案管理人員對人事檔案重視意識十分淡薄，責任心不強，在鑒定審查時要求不嚴, 只記錄員工的個人基本信息、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對個人業績、動態的材料不予歸檔，不能客觀地反映一個人的全貌。究其原因還是對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理意識淡薄，管理人員職業素質不高，對人事檔案管理的認識不足，管理觀念仍比較落后，以為檔案是靜止和枯燥的，不去動態跟蹤，對員工的檔案進行進一步完善。此外，部分企業的管理水平較低,仍以手工操作為主，不僅效率低下,而且容易增加工作失誤頻率。對個人信息的安全保密措施落后,隨著文件信息的累積，給信息的查詢帶來巨大困難。再一個就是，企業人事檔案利用價值不高，由于檔案材料的不完善和滯后性，無法客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。另一方面，企業不重視人事檔案的更新，沒有注意到人事檔案的動態性特點，不根據當事人的情況變化補充新材料,及時提供新信息。這些因素都人造成了人員與其檔案的分離，從而降低了企業人事檔案的利用率。

2.針對以上問題提出的對策

2.1提高人事檔案管理工作的科學性

科學地管理企業人事檔案，是優化企業管理模式的一種有效方式。在經濟全球化的形勢下,我國企業的人事檔案管理應該從傳統人事管理模式向現代人力資源管理模式的方向轉變,這是日益復雜的人才環境對企業的要求，也是建立現代企業制度的迫切需要。一個先進的人事檔案管理系統離不開現代計算機科學，為了應對復雜的人事管理工作，企業應該委托軟件公司設計開發適合本企業檔案管理業務的檔案管理系統，提高公司的檔案管理工作效率。將員工的基本檔案、調動記錄、獎懲記錄、個人經歷、職稱評定、以及合同信息錄入檔案管理系統，做到歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚，系統維護人員直接控制信息的錄入、查詢、導入、導出、備份等功能，而且可以對檔案的變動進行及時的更新。另外，要建立健全科學合理的人事檔案管理制度，對不適應新形勢的規章制度，要及時進行改革。精簡各種手續，采取更加現代化的檔案錄入方式，樹立以人為本的管理思想，保障好員工的信息安全，在人事變動方面，要以事實為依據，以人能力、特長、興趣、心理狀態等綜合情況來科學的安排最合適的工作。

2.2規范企業人事檔案管理工作

挺高檔案管理意識，這一點無論是對于企業還是員工個人，都是必要的。要認識到檔案不只是辦理各種手續的憑證，更是個人歷史的一種書寫。企業的競爭最終還是靠人才，如果企業不重視人事檔案管理，很難管理和使用人才。對于個人，信息泄露不只是技術問題，而是一個社會問題，關系到自己的切身利益。對于管理者來說，人事檔案管理工作是一項技術性、專業性、保密性很強的工作,管理者的素質直接影響到人事檔案管理水平的高低，要促進企業人事檔案工作的發展,就必須提高檔案管理工作人員的素質。增強他們的責任意識，明確工作職責，嚴守制度，管好人事檔案。因此，企業應該注重對檔案管理者的在職教育，強化依法管檔的意識，同時健全企業內部規章制度，對專業人員起到約束作用，出了事情能第一時間找到原因。總而言之，人事檔案管理是企業重要的基礎工作，一個企業的發展與其擁有的人力資源是密不可分的。特別是在經濟全球化的趨勢下，企業要想做大做強，就必須學習現代管理科學，優化內部管理機制，與世界接軌。而作為重要的基礎工作之一的檔案管理工作，健全檔案管理制度，提高管理者專業素質是目前我國企業要學習的。把檔案管理工作抓緊抓好，是對員工的尊重，也是對企業管理水平的提升。

結語

人事檔案管理是企業內部管理工作的重要組成部分，如果人事檔案管理制度跟不上企業用人機制的變化，就會影響人事檔案的真實性和嚴肅性,給人事工作帶來諸多麻煩，不符合科學管理的理念。因此，切實做好檔案歸類和整理，健全企業人事檔案管理制度，提高檔案管理意識，不僅是對人才的尊重，也有利于管理者在企業內對人力資源進行合理的配置，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的作用。

參考文獻

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