檔案利用現象的歸納與分析

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檔案利用現象的歸納與分析

郭仲陽

吉林省四平市財政信息中心

[摘要]檔案利用問題一直以來都是檔案工作者探討的問題，現如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價值發揮到最大，如何能夠實現檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現象，希望能夠為檔案的合理、高效利用提供幫助。

[關鍵詞]檔案利用；現象；歸納分析

我國檔案利用現正處于改革時期，這種改革不僅包括設備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉變。早期人們認為，檔案利用的次數越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現在就能夠被應用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現象需要進行歸納以及整理。現如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當下的利用情況，這對檔案管理的后續發展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當前的同時，考慮長遠效益。

2、多用檔案與少用檔案

現階段，檔案管理工作者都認為檔案應用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現代檔案管理工作者心理上產生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進行撥亂反正，必定需要檔案，而現代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數越多，利用率也就越高，所發揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網絡的普及，很多人都習慣通過網絡來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關，檔案用得多，但是應用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當的利用就隨便的利用應用檔案，或者是檔案應用結束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進行優化控制，以保證利用的質量。首先，要對檔案需求狀態實行優化控制。檔案需求是引發檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態的優化控制是檔案利用優化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態的優化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規律；二是對檔案需求認識狀態的優化控制，這種控制的重點在于通過引導使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認識狀態；三是對檔案需求表達的優化控制，這種控制的重點在于規范利用者的需求表達，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優化控制。這是檔案利用優化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務的質量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業界曾有人提出要滿足利用者的需求，現在又倡導“以人為本”，好像人人都應同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現在才可以用；也許現在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區別對待。當然，從長遠來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區別只是在一個相對的時間段上的區別。在一定的時間內，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權的干預，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調節，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權利，同時也有遵守保密法律和規定的義務。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現的是局部利益服從整體利益這樣一種關系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內容。

5、結語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現象并沒有進行深入的分析，也未進行歸納總結，這使得我國這方面的研究文獻比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現象進行了歸納與總結，同時還研究了現如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現象研究經驗的總結，僅供參考借鑒。

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