文書檔案科學化管理的路徑分析

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文書檔案科學化管理的路徑分析

馬婧如

黑龍江省水文局黑龍江哈爾濱150001

[摘要]檔案作為社會發展過程中的重要憑證，對社會發展過程中的各種信息進行記載。特別是文書檔案作為社會發展的記載器，近年來文書檔案管理模式發生了較大的變化，這為文書檔案管理規范化的實現奠定了良好的基礎，使文書檔案的價值更好的體現出來。文中從文檔一體化、計算機管理及檔案人員綜合素質等幾個方面對文書檔案科學化管理進行了具體的闡述。

[關鍵詞]文書檔案；科學化管理；文檔一體化；計算機管理；綜合素質

文書檔案記載著社會及各行業發展的歷史，在當前科學技術快速提高的新形勢下，文書檔案管理模式發生了較大的變化，管理模式更具新穎性，這對于文書檔案管理水平的提高起到了積極的意義，有效的確保了文書檔案信息的有效性和準確性，使文書檔案在管理上更具有科學性。

一、文檔一體化的實現

長期以來在我國各行業發展過程中，文書處理和檔案管理都處于分離的狀態，錄屬于不同的部門進行管理。由于文書處理和檔案管理工作由不同的部分及不同的工作者負責，這就使其在具體管理工作中不僅易出現錯誤，而且管理程序也會更加復雜化，從而對文書檔案的管理效率帶來較大的影響，使檔案的信息服務功能受到較大的制約。在這種情況下，文檔一體化管理模式成為解決文書檔案管理問題的重要途徑，在文檔一體化管理模式中，其是將文件處理及檔案管理統一為一個有機的整體進行管理，有效的確保了文書檔案處理的科學性。

在文檔一體化實現后，文檔一體化管理工作中文書處理工作的質量變得越發重要，其會對文書檔案管理的有效性和準確性帶來較大的影響，這也使文檔一體化的實施有效的提高了文書檔案科學化管理水平。在文檔一體化實施過程中，需要以公文處理的規范化作為基礎，提前對文書檔案進行有效控制，從而確保文書檔案的價值能夠更好的體現出來，使文書檔案的效果真正的發揮出來。

二、基于計算機的文書檔案管理

近年來，計算機技術和網絡技術開始在各行各業中進行廣泛應用，這為檔案管理工作提供了更多的便利。檔案從手工管理模式開始向信息化管理模式轉變，同時檔案的儲存方式也發生了較大的變化，檔案的載體也從紙質形式開始向電子形式轉變。在當前方書檔案管理工作中，其歸檔及整理工作都是由計算機來完成，這不僅有效的降低了文書檔案管理人員的勞動強度，而且對文書檔案管理效率的提升也起到了積極的作用。在傳統的文書檔案管理工作中，當檔案歸檔后再想對文件進行篡改，則需要將裝卷的文書檔案進行拆裝，存在著人力、物力和財務的浪費，而利用計算機來對文書檔案進行管理時，對文件的修改變得更容易，只需要通過計算機來將所需要修改的文件調取出來即可完成修改工作。利用計算梵來對文書檔案進行管理時，在網絡技術的支持下，可以快速實現文書檔案的檢索，有效的提高了文書檔案的查準率，而且有效的解決了文檔分離的問題，實現了文書檔案管理的科學化。

（一)電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄.動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用.同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人.數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（二)電子檔案的存儲與備份

電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

三、文檔檔案管理人員自身綜合素質的提升

（一)要有高尚的職業道德修養

近年來在社會快速發展過程中，文書檔案數量越來越多，這給文書檔案管理人員的工作帶來了較大的難度。文書檔案工作人員長期與檔案打交道，工作枯燥乏味，工作較為沉悶，再加之各行業對檔案管理工作重視度不夠，這也使文書檔案管理人員在工作中缺乏活力，對工作積極性不高，在對信息進行記錄過程中存在麻痹大意的思想，影響了信息的準確性，并進而對文書檔案信息的質量帶來了一定的影響。因此作為一名文書檔案工作者，需要樹立良好的服務意識，加強自身職業道德素質的培養，工作中認真負責，有效的提高文書檔案的準確性。

（二)擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

四、結束語

在當前信息化環境下，為了實現文書檔案科學化管理，則需要充分的利用計算機技術和網絡技術，通過新穎的管理模式來提高文書檔案管理的水平，使文書檔案管理手段更具先進性，確保文書檔案管理效率及準確性的提升，更好的將文書檔案的信息功能發揮出來，在社會和經濟發展過程中更好的發揮其效能，更好的體現出文書檔案的重要價值。文書檔案科學化管理勢在必行，需要我們加大力度，創造良好的條件，為檔案事業的健康發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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