高校數字檔案館建設策略研究

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高校數字檔案館建設策略研究

岳展弘

遼寧大學歷史學院， 沈陽110036

[摘要]高校數字檔案館是學校應用現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構以及其相應的教育體系越來越與科學技術密切聯系，在信息時代的潮流下，高校數字檔案館是必然趨勢。

[關鍵詞]數字檔案館；高校；建設策略；信息技術；數字化

新階段的數字信息技術涉及到社會的各個角落，高校數字檔案館是“數字化校園”的重要組成部分。高校數字檔案館是在現代數字信息網絡技術的基礎上，“利用數字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術進行信息查詢，以高速寬帶通信網絡設施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數字庫。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網絡教學的發展。各種課件、網絡課程、視頻教學等現代方式的出現，新的教學方式對數字檔案館的建設有了新的要求，而且高校出現異地辦學、合并辦學和合作辦學的現象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構架，促使檔案信息的結構要素也呈現多元化的現象。

一、信息資源建設策略

數字信息資源以計算機技術和多媒體技術為基礎，以數字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數據庫，如學生教務系統、校園網信息系統、科研管理系統等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質文件及辦公自動化系統中的電子文件甚至是網站網頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學校活動的宣傳報道等都屬于數字信息資源。因此數字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術成果，都要進行收集、整理和利用。

1.信息資源數字化策略。高校數字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設這一過程需要數字化信息生成技術來進行。信息資源數字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統檔案的信息資源數字化和文本和多媒體信息的數字化。

2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉換。

3.信息資源共享策略。由于高校數字信息涉校內事務多方面，因此需要全校各個機構的合作來保存數字信息，來實現信息資源的共享，因此建立一個統一的檔案管理系統平臺是建設數字檔案的前提條件。

二、組織與管理協調策略

我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構應具備相應的機構設置與管理職能。而網絡平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優勢，因此需要專業的組織與管理，決定了數字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業發展的角度來看，數字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統一的規劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式。“高校數字檔案館資源的統一管理、永久保存和有效利用是組建數字檔案館的根本出發點，統一管理取決于標準體系的建設，永久保存主要取決于數字檔案館的技術支撐體系的建設，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業發全局看，建設高校數字檔案館需要在國家檔案局的統一領導下，依照規定，實行數字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統運行維護以及數據組織、數據存儲、數據訪問等技術標準和管理規范，以此形成高校數字檔案館的基礎體系結構。

2.管理策略

建立數字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業務標準。包括標準化與規范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統和管理服務體系的建設。

三、技術應用策略

高校數字檔案館的建設與發展，數字資源的組織與存儲等涉及了頂層設計、海量數據存儲、知識數據管理、多媒體數據檢索訪問、數字資源長期保存等專業技術，數字檔案館的順利運行需要大量的先進技術來獲得保障。

1.頂層設計技術與方法

頂層設計是一種體現總體管理過程的設計方法（Top-Down）。頂層設計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設計數字檔案館的方案并實施，并且體現整個數字檔案管理機構的系統性，制定和明確任務目標。頂層設計的全局性與發展性能夠有效保障數字檔案館的建設。

2.海量數據存儲技術

隨著校園數字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用。這就需要借助于網絡的在線存儲技術以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術、網絡附加存儲（NAS）技術、存儲區域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術。

3.知識管理與數據挖掘技術

隨著高校的發展，校園積累的檔案數據量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數據，需要考慮如何運用數據挖掘技術與知識管理的相關知識，對檔案數據進行分析、整合、挖掘與共享，充分發揮檔案的價值，為高校活動提供知識服務。

4.多媒體數據訪問和檢索技術

多媒體檔案將會逐漸成為高校數字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數字資源檢索技術，是對多媒體對象的內容及上下文語義環境進行檢索。主要包括三種類型：基于內容的圖像檢索、基于內容的視頻索引、基于內容的音頻檢索。

5.數字資源長期保存技術

高校數字檔案館建設需要對其數字資源的長期保存。數字檔案館的長期保存主要應從應用系統的軟件和網絡存儲的硬件來研究。

6.服務導向體系架構技術

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務的體系架構，能夠支持系統架構者從面對業務需求的變化，幫助系統架構者站在一個新的高度理解復雜系統的各種組件的開發與功能部署形式，以迅速的方式來架構整個信息系統。基于SOA技術架構高校數字檔案館的關鍵在于提供各種“服務”，即系統中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務所處環境和狀態的函數。支持多個實體檔案館基于統一的數字檔案館服務平臺來開展現代檔案管理的綜合業務工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數字檔案館需要解決網絡信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術、容災技術、防火墻技術、數字水印技術以及加強對重要數據的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數字檔案館的建設和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網頁編輯人員、數據處理人員、信息鑒定人員、在線服務人員等，進而打造滿足數字檔案館建設需要的人才隊伍。”所以，首先要培養和引進理論與實踐相結合的知識技術型人才，并且不斷進行檔案信息技術及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質。

高校數字檔案館則是將學校里的各項事務、教師與學生的檔案資源等材料進行數字化，存于計算機之中，然后再向校園網中發布，以數字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業化、服務型的高校數字檔案館應當值得人們去關注。

參考文獻

[1]張笑宇,賈惠娟.論高校數字檔案館體系的建設[J].云南檔案(檔案信息化建設),2009,(4):31.