淺談新時期如何推進企業基層檔案管理工作

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淺談新時期如何推進企業基層檔案管理工作

劉偉

山東淄博煙草有限公司沂源分公司 256100

[摘要]就企業而言，檔案管理工作是全面記錄其各項活動的重要行為，檔案文件更是企業重要的信息資源和知識資產，與能源、材料、技術以及人才等居于同等重要的地位。檔案資料能否實現妥善保存和完整收錄，將關系到企業生產管理、權益保障以及技術研發能否順利進行。鑒于此，唯有做好企業基層的檔案管理工作，將其制度化、信息化、規范化，才有可能履行其自身職責，進而在企業發展進程中體現價值。本文以“新時期如何推進企業基層檔案管理工作”為主要研究對象，從檔案收集、人員管理、環境構建、開發價值四個角度來展開具體分析。

[關鍵詞]企業基層檔案管理；環境構建；開發價值

無論哪一個行業、不論哪一個層級，其檔案管理工作都是以對檔案的收集為基礎和起點的。而對企業而言，這也是擴充資源儲備、豐富檔案館藏、擴大企業信息規模的重要前提。檔案收集與企業后續管理工作之間，存在著非常直接的關聯性。企業相關生產管理或其它環節，在不清楚檔案收集不準確、不全面的情況下卻加以利用，將會為企業帶來難以預估的“負效果”和不可估量的損失。鑒于此，檔案收集工作就必須做到“量足”、“質優”、“類全”以及結構合理、系統清晰。具體說來主要包括以下幾點：

首先，檔案管理人員需要在認真研究企業文件形成規律并加以掌握的情況下，明確檔案接收的內容標準和質量要求，切實把好檔案收集的內容關、質量關。

其次，將企業檔案文件的形成和積累過程以及收集歸檔要求形成具體的、可視性的規章制度，并納入到基層各部門的個人崗位職責當中。使相關人員在日常工作當中就密切留意有關企業發展、項目形成集開展、企業文化建設以及與員工相關的各種文件資料，保證全面、準確、無遺漏地收集來自不同載體形式、不同種類的文件資料，生成檔案。

二、保障：提高管理人員素質

檔案管理是一項極富專業性，同時需要相關人員必須具備強烈的服務意識的一類工作。尤其是在基層，更需要其不辭辛苦、兢兢業業、嚴肅認真的工作態度以及無私奉獻、飽滿熱忱的作風。另一方面基層檔案管理工作除卻積極端正的工作態度，也需優秀的職業技能，尤其是在科技迅速發展、新事物層出不窮的全新時代，單一的能力構成模式很顯然已經無法適應時代發展的需要。因此，檔案管理人員必須在加強固有檔案管理知識及操作系統的學習之余，亦要注重加強對新技術的掌握。扎實的知識基礎和技能輔助，是檔案管理人員能夠游刃有余地展開各項檔案管理工作的重要保障。

首先，定期組織參與培訓，學習掌握基本的檔案管理知識和管理理念，在鞏固基礎的前提下，不斷提升對工作原理、特點以及原則方法的掌握和熟練程度。

其次，注重綜合能力的提升，加強對計算機操作系統、信息收集處理、數據知識運用等方面的技術，以適新時期企業各方面建設發展的需要。

最后，適當掌握一定的關于防治檔案破損，修復已破損檔案的技術和專業技能。在收集檔案、管理檔案的過程中亦要注重對檔案資料的保護。

三、關鍵：構建良好環境

企業的檔案管理工作，并非存在于某一個特定環節，也并非專門針對某一項具體工作而展開服務。它貫穿于企業發展的始終，伴隨著生產銷售、文化推廣的每一個部分，因此它需要得到企業方方面面的配合與支持，需要所有人來共同致力于對良好環境的構建，實現“人人尊重檔案，人人重視檔案”的良好工作氛圍。

另一方面，構建良好的檔案管理環境，需要企業自身以培訓等方式建立一支業務精、紀律嚴以及政治性強的檔案管理團隊，這將企業基層檔案管理工作的開展起到積極的推進作用。同時對于這支隊伍，企業不僅要從政治上和工作上高度重視和關心，還要為其搭建有利于發展的機會和平臺，使之在工作實踐中得到鍛煉、快速成長。

四、價值：加強開發力度及使用價值

企業的檔案管理并非僅限于收集、整理和保護這三個環節，如同保護礦藏資源其根本目的是為了加以利用一樣，所有檔案管理工作的開展，其根本目的是為了使其得到更好的利用，實現自身價值，或者利用有限的資源開發出更多的可利用價值。

首先，全面加強和提高基層檔案管理人員對于檔案管理工作的認識，因為這與檔案價值的使用開發具有直接的關聯性。從某種意義上來說，其對于檔案的認識越深入，工作積極性就會越高，進而對檔案資源的分析、研究力度就會加大，因此開發檔案價值的可能性就會越高。

其次，對檔案價值的開發不能脫離企業客觀發展的需要、不能脫離社會歷史進程的要求。任何檔案的形成，其本質上所反映的都是人類社會層面的發展進程，其中所包含的是關于經驗、教訓以及已經形成的事物規律，所以歸根到底，檔案是歷史形成的，為現實社會提供服務的最有價值的資源成果。想要實現對其價值的開發利用，需要遵循社會歷史發展的基礎，不能盲目脫離客觀實際。

第三，加強和推進企業檔案的現代化管理工作。隨著社會經濟水平的提高以及科學技術的不斷發展，各類現代化的信息技術已經被廣泛應用于各個領域，并取得了良好的效果。因此，為有效提高企業基層的檔案管理水平，可以通過對網絡檔案體系的建設，實現資源共享，進而滿足不同使用者不同類型、不同層次的需求。同時還可以利用現代化科技建設檔案閱覽室，來提高其價值的使用率。

綜上所述，企業基層檔案管理工作是關系到企業生產經營、規范化管理以及可持續發展的重要一環。而且在社會發展、科技高速進步的今天，企業檔案管理工作已經不再局限于對檔案本身的管理，而是以此為立足點，通過對此方面的加強來實現對企業整體管理水平的促進性提高。企業基層檔案管理與企業管理之間存在著相互影響，相互制約的關系，所以說，唯有加強對基層檔案管理工作的科學引導，在確保收集整理、保管使用各方面都妥善、安全、高效的情況下，才能使其更好、更理想地為企業發展服務，實現自身價值的最大化發揮。

參考文獻

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一、基礎：強化檔案收集管理