影響電子檔案信息安全的因素及保障體系的建設

?

影響電子檔案信息安全的因素及保障體系的建設

胡海波

北大荒日報社 黑龍江哈爾濱 150090

[摘要]在當前計算機技術、網絡技術、電子技術及多媒體技術快速發展的新形勢下，檔案管理和利用工作發生了較大的變化，電子檔案完全取代了傳統檔案，為檔案信息化建設工程奠定了良好的基礎。相對于傳統檔案，電子檔案不僅容量較大，而且便于查詢和檢查，有利于檔案信息資源的共享。但電子檔案信息安全問題不容忽視，這也是當前檔案管理工作中的難題。所以需要通過建立電子檔案信息安全保障體系，從而有效的保障電子檔案信息的安全。

[關鍵詞]電子檔案；信息安全；影響因素；保障體系

電子檔案在信息社會環境下得以產生，其是將各種原始檔案資料利用相關技術手段來存儲在大容量的介質上，以蛤于快速的查詢和檢索，并可以發布在網絡上，從而加快發揮檔案的利用價值。但在當前電子檔案管理工作中，檔案信息的安全性是我們迫切需要考慮的重要問題，也是當前檔案工作的重要任務。需要我們針對當前影響電子檔案信息安全的因素進行分析，從而構建電子檔案信息安全保障體系，實現對信息的有效保護。

一、影響電子檔案信息安全的因素

（一）病毒和黑客的威脅

計算機網絡受到來自黑客和病毒的攻擊和威脅，對原始數據進行數據破壞、竊取和截獲，以便于獲取機密性的信息，導致信息數據泄漏。

（二）硬件故障

電子檔案需要借助于計算機和網絡來發揮其作用。在這個過程中，需要由物理設備來確保網絡運行系統的正常性，一旦主機部件、路由交換設備及硬件設備等發生故障或是受到損壞，都會導致網絡系統無法正常運行或是癱瘓，影響電子檔案信息的安全。

（三）應用管理因素

電子檔案信息運行安全的保障，需要確保檔案管理信息系統實際應用操作的安全，但在當前電子檔案信息安全管理工作中，卻存在著管理混亂、責任不明及缺乏健全的安全管理制度問題，部分安全管理制度制定時沒有與實際情況有效的結合，從而導致其執行時缺乏可操作性，從而導致管理安全風險的發生，影響電子檔案信息的安全。

（四）突發性因素

在對電子檔案安全管理工作中，由于設備故障、突發性災害等發生時，由于安全技術防護措施缺失，在這種情況下，往往檔案信息會丟失、破壞、毀損等，從而會給電子檔案帶來不可估量的損失。

二、電子檔案信息安全保障體系的建設

（一）組建信息安全管理機構

機構級可以在本單位現有的頂層如信息安全與保密委員會下設電子檔案工作小組，在建立了機構時必須同時制定職責、運作機制等相關制度，使保密機構真正起到決策、監督作用。

（二）電子檔案信息安全體系建設

（1）建立安全管理制度

管理制度是保證電子信息安全的重要措施。維護電子信息的安全除了技術手段外，更重要的是要加強對信息的管理，制定合理而嚴密的管理措施和規范，才能真正保護電子信息的真實、可靠和完整。

（2）建立網絡管理制度

計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。原因很多，主要有設備老化，安全技術方法逐漸泄露，管理日漸松懈，攻擊者經驗的積累等。與此相反，電子文件和電子檔案的價值卻隨著時間積累而增加，對系統安全的要求越來越高。因此，為長時間保證安全，必須結合本單位的實際，建立配套的、切實可行的網絡管理制度。

（3）建立全過程的電子文件管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間要經過很多環節，哪一個環節出了問題都會影響電子文件的真實可靠性。因此建立全過程的管理制度，明確各環節的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態下發生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，負責就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發生信息丟失。任何環節的疏忽，都對電子信息的真實性與可靠性造成危害。

（4）建立電子文件管理記錄系統

為加強對電子文件的管理，保證電子文件的法律證據性。則需要對于收集積累階段在網絡系統上傳輸的電子文件，可通過網絡系統自動記錄有關信息；記錄文件在現行期的重要處理環節和文件在半現行期和非現行期的管理、利用等；對于按存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。另外還要做好文件存儲位置的改變、數據轉換的記錄。

（三）電子檔案信息安全與保密日常監督與檢查

在電子檔案安全管理工作中，檢查人員需要具有較強的安全防護意識，通過對各項規章制度的執行情況、機器設備和網絡的運行情況及網絡數據的流動情況等進行全面、系統的檢查。同時還要制定安全與保密制度，對檢查的時間、周期、檢查項目和方法進行明確規定，及時發現電子檔案信息安全問題，及時進行跟蹤處理，確保電子檔案信息的安全。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案的安全管理工作中，不可能僅僅依據制度來實現，需要制定切實可行的培訓機制來強化對檔案管理人員的業務學習和技術培訓，努力提高檔案管理人員的專業技術和技術技能，做好電子文件的歸檔工作。同時還要加強檔案管理人才隊伍建設工作，以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點，從而組建一支具有高素質及高技能的專業化檔案管理隊伍，確保電子檔案的順利運行需要。

三、結束語

電子檔案信息安全保障體系包含的內容較多，這是一個多層次和全方位的系統，需要具有法制標準和安全基礎設施，同時在整體安全策略和安全組織管理下，利用先進的安全技術進行構建，制定安全的備份恢復策略及完備的綜合防范機制，從而有效的保護電子檔案信息的安全性和可靠性，更好提高電子檔案信息的開發利用水平，促進檔案信息化建設工作的順利開展，為檔案事業的健康、持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]趙暉.電子檔案信息安全管理面臨的問題和挑戰[J].城建檔案,2013(1).

[2]王玉杰,蘇衛東.檔案信息化與檔案信息安全保障體系建設[J].機電兵船檔案,2012(8).

[3]劉俊玲.檔案開放利用的信息安全保障研究[D].安徽大學,2012.