公司財務審批系統(tǒng)的研究與分析

呂延芳

摘 要：由于財務審批工作的特殊性及流程的復雜性和獨特性，目前國內(nèi)許多企業(yè)由于缺乏專門的信息系統(tǒng)，相關財務審批工作仍采用手工方式來進行，無法很好實現(xiàn)企業(yè)財務管理工作的信息化和智能化，影響到整個企業(yè)財務流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補缺。本文主要對公司的財務審批系統(tǒng)進行了研究分析。

關鍵詞：財務審批；財務管理

一、引言

隨著IT技術的發(fā)展和網(wǎng)絡的普遍應用，越來越多的企業(yè)將如何更好的建設現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)作為提高企業(yè)辦事效率的手段、提高學企業(yè)外部管理及資源配置的優(yōu)化等方面的重要舉措，越來越多的企業(yè)也對這種觀點逐漸的認同和重視。截止目前，國內(nèi)許多企業(yè)的行政及人事工作都已經(jīng)借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)應用來逐步替代以前的手工作業(yè)方式、進而實現(xiàn)了相關工作的自動化和智能化，從手工方式轉(zhuǎn)為計算機操作的方式不僅可以降低相關工作人員的勞動強度，減少人力成本、節(jié)約相關費用，更加重要的是還可以降低各種由于人為疏忽而引起的紕漏，使相關工作更加簡明、快捷、準確和高效。

二、企業(yè)財務審批系統(tǒng)建設需求

隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)應用的逐步發(fā)展，截止目前，國內(nèi)許多企業(yè)的行政、人事及財務工作都已經(jīng)借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)應用來逐步替代以前采用手工方式、進而實現(xiàn)了相關工作的自動化和智能化，從手工方式轉(zhuǎn)為計算機操作的方式不僅可以降低相關工作人員的勞動強度，減少人力成本、節(jié)約相關費用，更加重要的是還可以降低各種由于人為疏忽而引起的紕漏等，使相關工作更加簡明、快捷、準確和高效。然而，由于財務審批工作的特殊性及流程的復雜性和獨特性，目前國內(nèi)許多企業(yè)由于缺乏專門的信息系統(tǒng)，相關財務審批工作仍采用手工方式來進行，無法很好實現(xiàn)企業(yè)管理工作的信息化和自動化，影響到整個企業(yè)財務流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補缺。

三、公司財務審批系統(tǒng)業(yè)務需求

基于協(xié)同辦公的財務審批系統(tǒng)目前的使用范圍是非常廣泛的，而它的市場前景也是相當不錯的。國內(nèi)外大型企業(yè)由于經(jīng)營的特殊性，需要比較復雜及功能完善的財務審批系統(tǒng)，這時他們基本上會采購國內(nèi)外知名軟件服務提供商所提供的財務審批系統(tǒng)。這些系統(tǒng)由于研發(fā)周期長，軟件服務商投入的成本高，致使系統(tǒng)的售價及后期維護費用普遍較高，使得眾多經(jīng)費不夠充裕的中小企業(yè)及中小企事業(yè)單位無法承擔這些昂貴的費用，從而對于眾多企業(yè)希望能夠使用到低成本的財務審批系統(tǒng)。

目前國內(nèi)的企業(yè)缺乏相關的信息系統(tǒng)或者信息軟件專門針對財務審批工作進行處理，無法實現(xiàn)財務審批工作的信息化管理，信息化程度不足，致使關鍵環(huán)節(jié)工作效率缺失、工作人員勞動強度大、效率低等問題，制約了信息化建設的整體發(fā)展。

針對企業(yè)信息化發(fā)展的整體目標和整體目標，各個企業(yè)亟需買通財務審批這一關鍵的信息化實現(xiàn)，從而提升全部企業(yè)管理的信息化程度和信息化程度，幫忙企業(yè)的范例管理，為其發(fā)展更好地服務。

四、公司財務審批中的相關問題

公司財務管理，由于其特殊性，每年需要處理的財務審批相關事宜較多，如何在較短的時間內(nèi)準確、高效的完成財務審批相關工作是一項極具挑戰(zhàn)性事情，尤其是在目前在許多企業(yè)中財務申請、審批及核算等工作流程仍然采用手工方式來完成的現(xiàn)狀下，目前采用的手工操作方式具有以下幾個方面的問題：

1.現(xiàn)有財務審批流程陳舊，信息化水平低

目前許多企業(yè)所采用的財務審批流程已經(jīng)沿用了許多年，隨著時代的發(fā)展和變化，所沿用的方式?jīng)]能很好的跟著時代發(fā)展，從財務預算制定、財務報銷申請、財務報銷審核以及財務結(jié)算等流程的信息化采用程度不高，信息的傳達效率低下，亟需采用信息化的手段來優(yōu)化相關流程，改進財務審批工作的效率。

2.手工方式效率低，出錯率高

由于財務工作的特殊性，對數(shù)據(jù)準確性要求極高，而傳統(tǒng)的手工方式在處理的過程中，由于手動填寫單據(jù)、手工計算、手工審核、到最后手動復查，從而致使在這過程中不僅處理的效率較低，而且容易出錯，更致命的是，手工方式處理由于其局限性，使得相關數(shù)據(jù)的計算在出錯后還很難核查。

3.審批過程透明度低下

財務報銷由于其特殊性，從最開始的提單、到審核再到最后復核、出款等需要跨部門多人聯(lián)合處理，在傳統(tǒng)的財務審批工作流程中，在提單后的相關流程由于走的是線下流轉(zhuǎn)的方式，整個過程的透明度較低，無法直觀的查詢到所提交的單據(jù)目前的狀態(tài)，尤其是在審批駁回時，無法方便快速的了解到駁回原因，不利于修改完善。

4.獲得相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)較難

財務審批工作并不是獨立的，在財務審批結(jié)束之后，基于目前的模式和流程，統(tǒng)計相關的流程和數(shù)據(jù)是一件非常困難且非常容易出現(xiàn)差錯的事情，尤其是在每個月底或者年末需要拿出相關統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)分析時，統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)對于負責相關工作的員工來說是一件非常痛苦的事情。

5.沒法與其他已有系統(tǒng)進行對接

財務審批是復合型任務，隨著近年來信息化的發(fā)展，企業(yè)相關的人事、財務工作已經(jīng)逐步采用信息化系統(tǒng)的方式來進行處理，而傳統(tǒng)的手工處理的模式下的財務審批工作則無法很好的與這些已有的信息系統(tǒng)進行對接，無法很好的實現(xiàn)整個企業(yè)的辦公自動化，影響到整個企業(yè)財務流程的處理效率，時有疏忽，還很難查漏補缺。

五、公司財務審批系統(tǒng)總體設計原則

1.實用性

系統(tǒng)的設計與建設的第一出發(fā)點是滿足相關的業(yè)務需求，通過各種設計與技術的采用，實現(xiàn)最終的業(yè)務需求，達到相關的要求。在技術的選擇方面，選擇目前行業(yè)內(nèi)成熟的解決方案，避免由于技術不夠成熟而引起的相關問題，保證系統(tǒng)能夠如期提供相關業(yè)務需求所約定的服務。

2.安全性

作為十分重要的一個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)在設計階段對安全性方面考慮較多，提供軟硬件隔離、機房網(wǎng)絡劃分等方式，來保證機房的安全；同時在數(shù)據(jù)存儲、傳輸過程中，充分采用相關的加密技術，保證信息在傳輸過程中的安全性。而在用戶管理、認證和數(shù)據(jù)使用權(quán)限分配中，采用較為嚴格的認證機制，防止各種形式的入侵以及信息泄露；也充分考慮系統(tǒng)的容災性能，提供三份數(shù)據(jù)的冗余備份，這樣當其中一份損壞時，可快速根據(jù)另外幾份恢復數(shù)據(jù)，即使災難發(fā)生，系統(tǒng)也能快速恢復并啟動運行。

六、系統(tǒng)功能模塊設計

1.用戶管理模塊設計

用戶管理模塊包括用戶登錄/注冊、用戶信息管理及用戶狀態(tài)管理等。用戶信息管理包含用戶信息修改、添加新用戶及刪除用戶等。

2.信息管理模塊設計

信息管理模塊主要用于管理相關公開資料如包含電子公告、電子刊物等。

3.預算管理模塊設計

預算管理用以實現(xiàn)每年企業(yè)各個部門的預算編制、申請、審核及預算到帳后的監(jiān)管等功能，實現(xiàn)對企業(yè)預算的全流程管理。全面、科學的預算管理是企業(yè)財務管理的重要組成，同時，也是企業(yè)成熟財務管理的重要體現(xiàn)。借助互聯(lián)網(wǎng)應用來實現(xiàn)，有助于從根本上解決了以往預算管理中信息失真、管理失控的問題。主要包括預算編制、預算審核、預算統(tǒng)計及預算實際使用情況跟蹤等功能。

4.審核管理模塊設計

審核管理是財務管理的重要組成部分，主要用于對財務支出的申請、審核及后期統(tǒng)計、歸檔等流程進行管理，將之前通過線下進行的財務審批功能通過信息化手段遷移到線上來進行，從而借助線上應用的快捷、方便來實現(xiàn)財務審核管理的信息化，在方便相關干系人使用的同時，也便于相關數(shù)據(jù)的沉淀和歸檔，方便統(tǒng)計使用，便于通過相關歷史數(shù)據(jù)進行分析，為最終決策提供數(shù)據(jù)支撐。審核管理模塊主要包含審核申請、領導審核、進度查詢等功能子模塊。

5.收支管理模塊設計

收支管理用于對企業(yè)各個部門的總體財政收入和財政支出情況進行管理，其中，支出管理是對所有支出預算進行整體規(guī)劃和管理，從而通過加強支出管理來保證事業(yè)經(jīng)費使用的計劃性，減少盲目性，從而保證事業(yè)計劃的有序開展。支出管理主要包含支出監(jiān)控與分析、支出計劃與支付及購買者管理等功能。

6.系統(tǒng)管理模塊設計

系統(tǒng)管理模塊是作為系統(tǒng)、配置系統(tǒng)各個模塊及相關參數(shù)被管理域管理的工作平臺。其包含三個功能模塊：系統(tǒng)設置、版塊管理和密碼管理。該模塊幫助管理員管理整個系統(tǒng)及實現(xiàn)員工重置密碼等。

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