自學考試主考學校學位授予信息化解決方案*

王 晨

（南京大學 繼續教育學院，江蘇 南京210093）

一、引言

我國的高等教育自學考試工作，在全國考委的領導下，省、市、區（縣）各級自學考試管理部門負責具體實施（僅上海市例外）。主考學校由省級考委遴選，主要是配合完成命題閱卷、實踐論文以及學位授予等事宜。自學考試是我國當前的學歷教育形式中管理模式最為松散的一種，特別是面向社會開考的自學考試，考生基數龐大且分散在校外，主考學校并不掌握考生的各項信息，也缺乏有效的統一組織機制，如何實現科學管理就顯得尤為重要。

目前各類自學考試管理信息系統大多是基于瀏覽器/服務器的架構，開發的功能涉及考務、命題、閱卷、考籍等多個方面。陳漢華闡述了自學考試工作中管理信息系統在考務、考籍等方面的應用[1]。李騏等從用戶角度出發，介紹了命題信息平臺的設計與實踐過程[2]。王瑞分析了網上評卷需要重點解決的關鍵問題和合理步驟，探討網上評卷在自學考試中實施的必要性與可行性[3]。由于歷史分工的原因，各省（市）自考辦的管理信息系統基本上均未將學位授予事宜納入其中。在與兄弟院校的交流中了解到，當前對于自考本科畢業生的學位授予仍然是依靠人工來辦理。通過檢索相關文獻可以發現，前人對于這一項具體工作的研究極少，僅見的一篇文獻也局限于加強組織與管理的層面[4]。

學位證書正越來越受到人們的重視，許多自考生為了獲得學士學位而推遲辦理畢業。我校自考本科畢業生2014年授予學位3688人，比上一年度增長29.5%。自考學位授予工作大致可以分為考生申報、成績審核、收取費用、上報數據與證書發放等步驟，具體流程見圖1。在不斷增長的學位申請人數面前，傳統方式的缺陷形成了放大效應：①工作量大。審核考生各種成績、收取現金與手寫開票、整理材料與制作數據，都是非常紛繁復雜的具體事務。②易出差錯。審核成績出現疏漏、收費遇到假幣、材料與錢數不符、上報數據是否準確等等。③加重考生負擔。從申請學位到拿到證書，考生要來我院現場兩次。既耽誤時間精力，又在路費上造成額外支出。

圖1傳統方式的自考學位授予流程示意圖

綜上所述，當前主考學校對于自考本科畢業生學位授予的管理手段比較落后。如何改進這項工作？本研究在長期實踐的基礎上，通過各種信息化措施的整合，旨在解決三個問題：一是如何精確的采集數據，無差錯的給出授予學位的考生數據是關鍵。二是如何便捷的收取費用，簡化流程是節約社會成本的現實要求。三是如何有效的控制風險，盡管信息化利大于弊，但也要避免出現新問題。本研究著重闡述自考學位授予工作的信息化解決方案，以期為全國高等院校自學考試工作一線的同仁提供有價值的參考。

二、信息化方案流程

我校設計的信息化自考學位授予流程如圖2所示，期望絕大多數考生都能實現在網上辦理，此類考生僅需在領取學位證書時來我校現場一次即可。有以下幾點需要說明：

①凡是申請學位的考生，必須先在網上填報信息，這是采集信息的需要；

②只有系統判定為符合條件的考生，才能在線支付。不符條件的考生不能在線支付；

③對于系統判定為不符條件的考生，擁有一次申述的機會。考生可以帶齊材料再到現場來進行人工復審，復審通過者在現場繳費。究其原因，主要在于課程免考、外省市轉考或是多證成績有時不能在省考試院提供的畢業生成績中體現。

④學位申請以繳費為依據，未繳費者在網上填報的信息做無效處理。

⑤網上辦理成功的考生來領取證書時，需要補交書面申請材料。這既是出于材料歸檔的需要，更是因為材料首頁“學位申請表”上面的考生編號在發放學位證書時可以用來檢索。

圖2信息化自考學位授予流程示意圖

表1自考本科專業管理示例

三、管理者視角的功能設置

依托我院網站的教務管理平臺，在自學考試工作方面開發了教務、考務、考籍以及學位等諸多模塊來實現各項業務功能（以下簡稱繼教院系統）。就自考學位授予而言，采集數據的功能主要由繼教院系統來實現。

1．基礎數據

（1）畢業生信息

江蘇省自考畢業生每年上、下半年各一次，省考試院自考處在每次辦理畢業生之后提供給我校的自考畢業生庫、畢業生照片與畢業生成績，是整個系統功能得以實現的基石。管理大量考生的信息，目前都是采用二維表的形式來構成數據。畢業生庫主要包括畢業證書號、準考證號、姓名、身份證號、性別、專業代號、專業名稱、畢業時間等字段。畢業生照片則是與畢業生庫以一一對應的關系導入系統。

（2）專業管理

除了專業代號、專業名稱、層次等常規字段以外，“專業管理”引入了學位類型、學位類別碼、學位專業代號、學位專業名稱等字段。前2項是上報數據給校教務處（教育部）時被要求填寫①。后2項則是因為當前全國考委與教育部的專業設置不盡相同，上報學位數據時必須遷就教育部的系統。這4項數據由繼教院系統根據專業代號自動進行匹配，避免人工制表易出差錯。至于代號則是為了提高工作效率而簡寫專業名稱。如系統在學位申請表上編號時，將顯示為“社會自考-法律-1-1”、“社會自考-工商管理-2-1”等，最后一位為考生流水號。這樣對于在現場繳費的考生，在繳費收據上手寫編號時，只需寫為1-1、2-1即可。

（3）專業考試計劃

專業考試計劃是根據成績來判斷考生是否符合學位授予條件的依據。以自考法律本科專業為例，與授予學位相關的課程可見表2②。所謂歷史課程代號，是為了應對某專業的課程設置在歷史上發生過變動的情況。即凡是出現存在于歷史課程代號中的課程成績，均視為該課程有成績。如果同一門課程出現多次成績，則取高分。

（4）學位英語成績

對于自學考試本科段課程“英語（二）”免考的情況，我校要求再參加江蘇省成人學士學位英語考試，選考其它語種的參照執行。教育部要求凡是參加該項考試的考生需要填報準考證號、成績與考試日期，于是再加上姓名與身份證號共計5個字段形成本表。這里用身份證號進行匹配，如有多次成績則取高分。

表2自考法律本科專業考試計劃示例

2．學位申請

（1）申請學位開關

在每次辦理自考學位申請時，用來設定考生網上填報申請信息的開始時間與結束時間。

（2）畢業生成績導入

由省考試院提供的畢業生成績導入系統時，以畢業證書號為主關鍵字（primary key，簡稱主鍵），即用它的值來唯一標識表中的某一條記錄。而姓名、身份證號等字段不能成為主鍵③。成績導入后，將按照所對應的專業考試計劃，根據我校自學考試授予學士學位的三項要求來進行計算，即外語成績≥70分、五門學位課總成績≥350分④、畢業論文成績為優秀或良好，同時符合這三項要求的考生將被系統判定為符合條件。

省考試院提供的畢業生成績與畢業生庫也是一一對應的。即畢業生庫中有考生x，那么畢業生成績里面也應該有考生x，哪怕考生x的成績不全甚至是沒有，但考生x這一條目必須存在。按照省教育廳與我校的相關文件要求，自考本科畢業生必須在畢業之日起一年內辦理學位申請手續，逾期視作自動放棄。在導入畢業生成績的同時，也確定了能夠參與本次學位申請的考生集合。比如我校2014年10月的自考學位申請，就僅需導入2014年上半年、2013年下半年的兩次畢業生成績，這樣就避免了超出時間限定的考生信息再填報進來。

（3）畢業生學位申請

每次的學位申請，總會有個別符合條件的考生因為各種原因忘記在網上填報，而延后到下次辦理就將超出時間限定。此類考生往往會來到現場軟磨硬泡，不給予解決既會造成矛盾，也不利于人性化管理。此時面向考生的申請界面不能再次開放，否則容易造成混亂。于是在這里預留功能，管理人員可以幫助此類考生完成補報信息。

（4）學位申請名單

學位申請名單，將形成自考學位申請模塊的最終數據。要注意以下三點：一是注重實際打印學位證書、校教務處審批備案以及上報教育部數據的需求，所需的字段都要能在導出表格中得以體現；二是繳費情況、系統判定、申請時間以及考生的通訊方式都是必需的字段；三是需要能夠導出照片，要求可以按照學位申請名單導出以身份證號命名的照片。為了使讀者更加清楚這幾張數據表之間的邏輯關系，特以圖3加以說明。

圖3學位申請相關數據之間的邏輯關系示意圖

（5）已授學位查詢

將歷年我校授予學士學位的自考畢業生信息匯總形成該表，與畢業生庫一樣，在日常工作中可以滿足查詢的需要。但更為重要的是，“已授學位查詢”還要實現一個黑名單的功能。即凡是存在于這張表中的畢業證書號，都不能再次用來申請學位。也就是要求一張自考本科畢業證書，最多只能對應一張學士學位證書，從而避免個別考生重復申請學位的情況。

3.繳納費用

通過繼教院系統與我校在線支付平臺（由校財務處維護，以下簡稱支付平臺）的數據接口，依然是以畢業證書號為主鍵，來實現考生在線繳納學位評審費。在其它業務中也將用到在線支付，繳納費用是繼教院系統中的一個獨立模塊。

（1）收費項目管理

收費項目管理主要包括收費的項目編號、項目名稱與金額。

（2）繳費項目開關

考生在支付平臺生成訂單后可能并不繳費。如果不限制繳費時間，將會導致無法確定最終數據。繳費項目開關就是用來設定考生可以進行在線支付的開始時間與結束時間。為簡便起見，一般應與考生網上填報信息的時間節點相同。

（3）考生繳費清單

顧名思義，考生繳費清單應該列出所有已經成功在線支付的考生，該表與上面的學位申請名單中的字段“繳費情況”是完全對應的關系。已經繳費的為是，尚未繳費的為否。為了確保數據準確，系統設定凡是“繳費情況”為是的考生條目，將不能進行刪除操作。

（4）繳費信息提示

繳費信息提示主要包括兩個部分，即繳費成功提示與尚未繳費提示。前者告知考生已經繳費成功，并通知考生按照規定時間、地點來領取學位證書的具體事宜。后者則是對考生尚未填報信息、考生已填報信息但尚未在線支付、考生不符條件而無法在線支付這三種情況給出說明來供考生參考。

（5）打印繳費票據

我校在線支付平臺自帶的網頁打印功能，可以實現批量打印繳費票據。將考生編號做為打印票據的備注信息導入該平臺，備注信息將打印在票據上端的居中位置。需要注意的是，打印票據、打印學位證書以及整理申請材料時，采用統一的順序將使得事半功倍。

四、考生視角的申請界面

我校的繼續教育學院網站，是我校自考生重點關注的網站之一。對于自考生的重要事項都由此網站發布，長期以來考生已經形成了路徑依賴。自考學位申請功能在繼教院網站首頁預留了入口，在網上填報信息的開放階段點擊進入將看到圖4所示界面，在關閉階段則只能看見該界面下部的“其它輔助功能”。

考生在辦理學士學位申請時，填報信息與繳費主要將經過以下幾個步驟：

①登錄。考生必須正確輸入“畢業證書號”與“身份證號”，才能繼續下一步操作；

②展示。向考生展示其個人信息以及學位相關課程成績，由系統內的數據自動調出，考生不能進行修改；

圖4自考本科畢業生學位申請界面示意圖

③填寫。由考生填寫民族、政治面貌、電話號碼、地址、郵編與email這六項信息。

④打印。提交后系統將自動生成“學位申請表”，要求考生必須打印該表。學位申請表上除了考生的各項信息外，還區分類型、專業并按照申報時間的先后順序給每位考生編號。

⑤繳費。系統判定為符合條件的考生，頁面將出現繳納“學位評審費”的按鈕，點擊將跳轉到我校在線支付平臺開始繳費操作。系統判定為不符條件的考生，不能在線繳費。

“其它輔助功能”不受申請學位開關的起止時間控制，始終面向考生開放。只要能正確輸入“畢業證書號”與“身份證號”，就可以調用以下四個功能。

①下載畢業生照片。教育部要求上報的電子照片與學士學位證書上面所貼照片的版式一致。允許考生自行上傳照片將使得情況變的錯綜復雜，毫無疑問不可行。于是我校簡化為要求考生必須使用自考本科畢業證書上面的照片，并在這里提供給考生自行下載。

②打印學位申請表。考生網報時可能并不具備打印條件，在這里可以重新調出該表。

③繳納學位評審費。考生網報時可能并不具備繳費條件，在這里可以重新進入繳費流程。為了避免重復繳費，系統設定僅能成功繳費一次。

④申請狀態查詢。根據考生不同的申請狀態，給出不同的提示，使得考生了解該如何處理自身情況。特別是對于已經成功辦理的考生，可以避免其再次來電詢問。

五、控制風險的方法

完全信任繼教院系統的判定結果，存在兩個風險：一是基于瀏覽器/服務器的系統可能會在網絡上被篡改數據；二是不排除系統可能會出現不可預計的錯誤。為了減輕工作量而取消人工審核后，一旦出現問題，就可能會造成錯發學士學位證書的嚴重后果。

如果有一個運行于本地計算機上的復核軟件，通過設置、導入與導出等功能，同樣基于由省考試院提供的畢業生數據，采用完全一致的邏輯，那么兩次獨立判定應該得到相同的結果。在這個復核軟件上可以預留比較功能，將該復核軟件以及繼教院系統的導出數據進行比對，那么數據有出入的地方就可以立刻被發現。為了安全起見，繼教院系統與復核軟件應該請不同的公司進行開發，兩批軟件工程師是互不相識的陌生人。事實上，由于復核軟件的使用本身就是處于物理上的隔絕狀態，判定結果的準確性可以得到充分保障。

六、實證研究

我校2014年10月的自考學位申請，首次采用了前文所述的信息化流程。管理手段的改進，使得來到現場進行人工審核的考生比例約為2.4%，不來現場的考生基本沒有工作量。后期上報數據時，只需將網上有填報申請信息而最終未繳費的18人刪除，就可以方便準確的生成所需表格。整個流程的極大優化，得到參與工作各方的一致好評。本次學位申請各類考生的具體人數如下：

①前期網上填報申請信息的考生為2473人；

②系統判定符合條件并在線支付的考生為2343人；

③系統判定符合條件但沒有在線支付的考生為65人，其中有59人為辦學單位人員來現場一次性集中繳費；

④前期沒有在網上填報申請信息，后期由管理人員現場追加考生4人；

⑤預期來現場審核的考生為71人（不包括集中繳費的59人）；

⑥實際來現場的考生為60人。有3人未通過人工審核，其余57人在現場繳費；

⑦最終完成辦理學位申請的考生共計2459人。

七、結論與討論

我校的自考學位申請每年上、下半年各一次，以每位考生來回路費百元、耗時半天粗略估算，采用信息化流程后每年可節約各項社會成本約百萬元。任何工作都會形成既定的利益格局，如果做出改進會損害到某一部分人的利益，那么就會遭遇阻力，這種改進也就不是一個帕累托改進⑤。值得慶幸的是，我校對于自考學位申請流程的改進，使得參與各方均受益的同時而無人受損，在現有條件下近乎接近了帕累托最優。

如果要進一步優化，可以考慮由省級自考辦的業務系統來實現這一功能并進行整體推廣，既可以跳過每次提供畢業生數據給主考學校的步驟，又可以避免各個主考學校重復建設或是不具備開發條件。遺憾的是，目前絕大多數省級自考辦均未把學位授予視為份內事務，實現這樣的構想還需要多方面的溝通與協調。

軟件工程師擅長代碼而不熟悉業務，理清邏輯關系并提出需求只能依靠管理人員來完成。正所謂離問題越近，離答案也才越近，任何工作的改進都離不開具體從事這項工作的人。創新來源于對事物細微見解的不斷積累，來自于每一個用心工作的普通勞動者。古人云：“不積跬步，無以至千里”，每個人都拋卻妄自菲薄的心態，都能積極改進自己的本職工作，就是在最好的踐行實現中華民族偉大復興的中國夢。

注釋：

①可參見國務院學位委員會辦公室《學位授予信息年報數據結構及代碼手冊》。

②為方便頁面顯示，本表做了精簡處理。實際構建數據庫時各張數據表格應做全做細，比如再加上辦學點、年級、層次、類型等信息，為實現其它業務功能奠定基礎，這一點在后文不再贅述。

③比如同名同姓的情況，又如同一個人獲得多個自考本科專業畢業證書的情況，都不能確保一一對應。

④按照省教育廳文件，主考學校對各個本科專業確定3-5門學位課程，這里可以根據實際情況進行調整。

⑤帕累托改進，即在沒有任何人受損的前提下，使得至少有一個人受益。

[1]陳漢華.福建省自學考試管理信息系統的建設[J].教育與考試,2010(4):13-19.

[2]李騏,柳博.高等教育自學考試命題信息管理平臺的設計與實踐[J].中國考試,2010(10):34-38.

[3]王瑞.網上評卷與自學考試信息化建設:以甘肅省為例[J].中國考試,2014(5):46-51.

[4]王同順.淺談成人教育高自考學士學位授予工作的體會[J].成人教育,2006(6):67.