高校學籍檔案遠程服務模式

文| 呂輝

高校學籍檔案遠程服務模式

文| 呂輝

學籍檔案和遠程服務的意義

成千上萬的青年學子在大學里度過了最寶貴的青春年華，也留下數量龐大的檔案。根據數據統計，利用服務中需求量最大的是學籍檔案，其中包括中英文成績單、學歷學位查證。傳統的檔案利用模式是利用者現場到檔案館提出查檔申請，依照登記、檢索、調檔、繳費、閱檔或者出具證明的流程辦理。辦理過程一般比較耗時，多數需要排隊等待。檔案遠程服務則利用計算機網絡，任何時間和地點都可以登錄檔案館服務平臺，提出查檔申請并通過網絡獲取服務。國家檔案局提出各級檔案館要以服務民生為重點，加快推進檔案信息資源整合和數字化建設，逐級實現區域內檔案部門的信息共享并共同向社會提供遠程服務，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。推動并開展“就地查詢，跨館出證”遠程協同服務機制，就采用了遠程服務，受到廣大人民群眾的歡迎。然而在高校檔案服務系統中，采用遠程技術服務的單位往往停留在理論階段。

檔案遠程服務對象特征。高校服務對象遍布國內國外。最遠的是已經留學或者移民國外的畢業生。對他們來說，親自到母校辦理學籍檔案證明，需要請長假，花費高昂機票。辦理學籍檔案可能僅需一天，但是往返的時間成本和經濟成本則太高。總的說來，路途越遙遠，親自來館辦理的成本高、難度大，對遠程服務的需求越迫切，而且期望值和人數成反比。可以看出，遠程服務涉及的地域廣泛，系統設計時需要考慮得更加周到，也更加復雜。

遠程服務的流程模式

開展遠程服務是廣大利用者的心聲，然而在其具體實踐設計中，依據服務涉及的遞進性、擴展性，可分為遠程預約登記服務模式、遠程辦理服務模式和全程遠程服務模式。

遠程服務預約登記環節是服務對象遠程提交申請，檔案館檢索發現沒有相應庫藏，則反饋不受理通知，如果能受理，則反饋預約時間來館辦理。這樣可以避免無檔可查的人員空跑，也能合理安排服務對象有序來館辦理業務。

遠程服務登記、受理、辦理環節是服務對象遠程提交申請后，檔案館根據申請，直接查檔或者出具證明，計算費用后，通知申請者來館繳費。更加方便了服務對象，首先遠程預約，檔案館即可開始辦理業務，業務辦理結束后反饋通知申請者來館時間。這樣服務對象只需來館一次，繳費，當場核對取件。無需等待辦理的時間。需要指出的是，當場核對環節既包括檔案館人員檢查核對辦理者的身份證件，也包括辦理者親自核對檔案館開具各類證明的正確性。

全程遠程服務是遠程服務的最高階段。所有的環節，包括登記、辦理、繳費、核對、傳遞文件全程都是遠程服務。這也是服務對象最希望達到的程度，特別是國外的畢業生尤其盼望能實現這種模式下的遠程服務。

遠程服務流程的難點及解決方案

付費問題。遠程業務申請提交成功、辦理、費用計算完成，通知服務對象遠程付費。國內用戶可以采用郵局匯款等傳統方法，也可以采用網上銀行付費、支付寶等更加電子化的方式。跨國申請者可以采用Paypal賬戶、西聯匯款等方式。雖然付費的方式多種多樣并且很便捷，但是目前該方法的主要障礙來自高校內部。檔案館屬于高校內部的下屬機構，財務依賴于學校財務部。如果要實現上述種種遠程付費接受，也需要對應開設賬戶，是個需要高校內部統一規劃協調并進行監管的財務問題。

證明等文書的核對和傳遞問題。各類業務辦理結束后，服務對象的成績單、各類證明需要提交給申請者。傳統的現場辦理業務中，常常會有現場核對出內容的差錯，例如身份證號錯漏、畢業證號錯漏或者學號差錯等問題。遠程服務中，無法現場糾錯，如果直接快遞出證明文書后再發現錯謬，則對雙方都造成事情延誤和經濟損失。解決辦法是檔案館服務人員掃描全部預備提交的證明文書，遠程傳送給申請者，對方審核確認無誤后，再進行快遞。

身份驗證問題。遠程服務的優點是遠距離溝通，遠距離傳輸信息，便捷的同時帶來的問題是如何防范個人隱私泄露，如何防范身份偽造。解決辦法也是依靠遠程技術。檔案館開通QQ在線客服系統。申請者需要通過QQ傳遞身份證、畢業證、學位證。通過比對檔案材料中的照片和申請者本人QQ視頻，核實過后才能通過申請。

遠程網絡服務平臺的建立問題。以上3個問題的解決都需要統一嵌合在遠程網絡服務平臺中綜合解決。因此軟件的設計和硬件的配套必不可少。遠程網絡服務平臺中首先是服務優先，然后依照不同的遠程服務模式設計網絡頁面。三種模式下都需要設立在線QQ客服。

網絡安全問題。由于檔案具有無可替代的憑證作用，具有高校簽章的檔案證明材料是很多用人單位或者海外高校審核申請者是否足夠優秀的重要依據。因此防偽和避免個人隱私的泄露非常重要，特別是網絡環境下信息的竊取和泄露變得更加隱蔽和不易察覺。因此要倍加重視和防范。當前主要采用VPN技術進行檔案內部系統登錄和管理。同時檔案利用的申請者既需要進行身份照片比對，同時也需要設計問題驗證。

對將來工作的建議

本文中討論的是對已經形成的歷史成績單的利用，在本系統中，最困難的是已經畢業的學生散布世界各地，身份驗證困難。如果要解決這個問題，最好的辦法是學生從入學開始就擁有自己的賬號和密碼，當學生畢業離開后，該賬號自動轉入校友系統，成為校友賬號。即使時間流逝，學生和母校始終保持著不可分割的聯系，以后一旦申請出具成績單或者其他檔案證明，母校都可以很方便地給予支持。

可以看出，遠程服務的實行既方便了廣大檔案利用者，同時也必將引起檔案服務部門的內部變革。從遠程預約登記服務模式到全程遠程服務模式，是一個服務不斷提升的過程，是一個應用遠程工具更加廣泛的過程，是一個對檔案服務提出更高要求的過程，也是促進檔案服務部門管理更加精細的過程。對于我們處于不同基礎的高校檔案館，需要依據自己所處的實際水平，逐步提高遠程服務的范圍，最終實現全程遠程服務的目標。

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