化工公司存貨內部控制的研究

齊淑霞

上海華誼（集團）公司（上海　200025）

化工管理

化工公司存貨內部控制的研究

齊淑霞

上海華誼（集團）公司（上海200025）

結合華誼集團下屬B公司存貨管理現狀，系統分析了B公司存貨內部控制缺陷，提出了具體的改進意見，并就如何構建科學、合理的存貨內部控制體系進行系統研究。

內部控制存貨B公司

1　存貨及存貨內部控制簡述

存貨是指企業在日常生產活動中持有以備出售的產成品或商品、處于生產過程中的產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料、物料等，主要包括原材料、在產品、產成品、半成品、商品及周轉材料等。企業代銷、代管、代修、受托加工的存貨雖不歸企業所有，但也要納入存貨管理的范疇。存貨是企業一項重要的非貨幣流動資產，存在減值的可能性。

根據會計準則的規定，企業的存貨一般分為外購的存貨、加工取得的存貨以及其他方式取得的存貨。本文中存貨指外購原材料。

存貨內部控制是企業內部控制中非常重要的一個環節，其主要通過對存貨管理的各個環節（例如采購、倉儲保管、領用發出等）進行嚴格的管理和控制，達到提高存貨管理水平和效率的目的。存貨內部控制的水平直接關系到企業流動資金的占用水平以及資產運作能力，并且最終會影響企業的盈利能力、風險管理能力以及流動性等綜合水平，對于企業的生產和管理起著不可忽視的作用。[1]

2　華誼集團B公司存貨現狀及原因分析

2.1B公司存貨現狀

華誼集團下屬B公司的存貨現狀見表1（數據截止日期為2013年12月底）。

器材存貨主要包括機電儀類物資備品備件，鋼材、閥門、管配件等物資，庫存金額為3298萬元。器材存貨的成因主要有：一些供應商的送貨單中沒有標注訂單號，無法確認提出需求的車間，導致貨物積壓在倉庫中；車間申報需求后，采購的器材未及時領用，時間一長導致遺忘，然后又重新提報申購計劃，因重復采購導致之前采購的貨物積壓在倉庫中。化學品倉庫庫存金額為2482萬元，庫存物資主要為長期不用且占用大量空間的化學品、塔配件、鐵桶等，形成原因主要為采購計劃錯誤導致采購的化學品無法使用或長時間未領用導致化學品過期。勞防用品庫存金額為39萬元，主要由重復請購導致。賬外物資為由于工藝改變等原因而造成的部分閑置物資。閑置物資種類較多，需分開存放，故占用面積較大，由于時間久遠，部分已無法辨別物料，且已查無帳存。

表1　B公司存貨現狀

從采購業務流程對B公司存貨原因進行分析。采購業務流程主要涉及請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環節。

（1）請購環節

請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要提出采購申請。B公司勞防用品存在重復請購、化學品存在請購錯誤等現象，導致存貨增加。B公司在該環節的主要問題是缺乏采購申請制度，請購未經適當審批或超越授權審批導致采購物資過量。具備相應審批權限的部門或人員在審批采購申請時，未能對采購申請內容是否準確、完整，是否符合生產經營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內等問題進行核查；對不符合規定的采購申請，未能要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。

（2）驗收環節

驗收是指企業對采購物資的檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。

B公司器材類物資采購業務在該環節的主要問題是：驗收標準不明確、驗收程序不規范。驗收人員未能根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等的一致性，對驗收中存在的異常情況未作處理，造成存貨增加。

（3）倉儲保管環節控制

因倉儲保管方法不適當、監管不嚴密等導致部分貨物損壞變質，不能使用。

服務管理平臺的開發、建設和應用，不僅有效提升了信息中心IT基礎環境的管理水平，也顯著改善了信息中心在開展服務外包時的管理能力，主要功能和作用如下：

（4）存貨處置

對于由于裝置關停等原因而不再使用的設備備件、原材料，過期變質的化學品以及賬外物資未能及時進行處置，導致存貨增加。

3　B公司存貨內部控制方案設計

針對B公司存貨存在的問題，制訂存貨業務流程。主要控制環節為采購、驗收入庫、倉儲保管、領用發出、盤點清查、存貨處置。控制重點和目標為采用先進的存貨管理技術和方法，充分利用SAP信息系統，強化會計、出入庫等相關記錄，確保存貨管理全過程的風險得到有效控制；建立考核機制，對存貨原因進行分析，并對造成存貨增加的責任方進行處罰，對積極消耗存貨的部門進行獎勵。

（1）健全企業存貨內部控制制度

B公司總金額逾6000萬元的存貨積壓情況比較嚴重，不僅影響了企業的正常周轉，還給企業帶來了巨大的存貨管理壓力，提高了資金的使用成本。針對存貨內部控制比較薄弱的情況，B公司應建立科學高效的存貨內部控制制度，并根據其內部存貨變化的具體情況不斷予以完善，以提高存貨管理的效率，降低企業的成本，提高企業經濟效益。在日常管理和控制過程中，采用分級管理責任制，使存貨的管理效率進一步提升。使用部門要根據實際需要提報采購計劃并及時領用；采購部門根據采購計劃采購滿足要求的物資；倉儲部門對驗收合格的物資做好入庫工作；財務部門應結合公司存貨本期的情況，參照歷史數據，將存貨資金指標予以統計分析，并將相關的指標下達給其他部門，從而協調企業各個部門做好內部控制工作。另外，B公司應該建立定期的存貨稽核制度，同時財務部門要參與存貨稽核工作，對于存貨的實物變動、盤盈、盤虧等情況進行詳細的記錄，做到賬實相符。

（2）加強采購環節的控制

采購環節導致存貨積壓的主要風險是具體采購計劃不合理、采購錯誤。主要管控措施為：第一，建立采購申請制度，依據購買物資的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。第二，具有請購權的部門對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理的采購申請；對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容是否準確、完整，是否符合生產經營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預算范圍內等，對不符合規定的采購申請，應要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。最后，需要建立采購計劃審核制度，對于采購計劃的提報和領用進行績效考核。

（3）加強驗收入庫環節控制

驗收入庫環節的主要風險為驗收程序不規范、標準不明確，可能導致采購物資數量克扣、以次充好、賬實不符。企業應當重視存貨驗收工作，規范存貨驗收程序和方法，對入庫存貨的數量、質量、技術規格等進行查驗，驗收無誤方可入庫。主要管控措施為：第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定該類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等，對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部門。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性較強，大宗和新、特物資，還應進行專業測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。第三，對于驗收過程中發現的異常情況（如無采購合同或大額超采購合同的物資、超預算采購的物資、毀損的物資等），驗收機構或人員應當立即向企業相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理；對于不合格物資，采購部門應依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜；對延遲交貨造成生產建設損失的，采購部門要按照合同約定索賠。

（4）倉儲保管環節控制

倉儲保管方法不適當、監管不嚴密等導致B公司化學品損壞變質，無法使用。倉儲物資需要按照所要求的儲存條件妥善貯存，并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質等管理規范；生產現場的在加工原料、周轉材料、半成品等要按照有助于提高生產效率的方式擺放。倉儲部門應當詳細記錄存貨入庫、出庫及庫存情況，做到存貨記錄與實際庫存相符，并定期與財會部門、存貨管理部門進行核對。

（5）盤點清查環節控制

B公司的存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導致盤點清查工作流于形式、無法查清存貨真實狀況。應當建立存貨盤點清查制度，結合企業實際情況確定盤點周期、盤點流程、盤點方法等相關內容，定期盤點與不定期抽查相結合，分類盤點與全面清查相結合，應至少于每年年終開展一次全面盤點清查，盤點清查結果應形成書面報告；盤點中發現的盤盈、盤虧、損毀、閑置以及需要報廢的存貨，應當查明原因、落實并追究責任，按照規定權限批準后處理。

（6）存貨處置

存貨報廢處置責任不明確、審批不到位等可能導致企業利益受損。B公司應定期對存貨進行檢查，及時充分了解存貨的存儲狀態，對于存貨變質、損毀、閑置、報廢或流失等狀況，要分清責任、分析原因，編制存貨處置單，報批后予以處置。此外，對于帳外物資也要進行相關處置。

（7）提高存貨內部控制的信息化水平

B公司要充分利用SAP系統，根據需要對采購計劃、采購訂單、入庫單、領料單等相關信息設定權限，使存貨信息能夠及時顯示并被各部門共享，從而有利于企業根據信息及時地作出決策。[2]

目前B公司SAP系統中MRP（自動平衡庫存）功能未能啟用，因為MDM（主數據管理）物料主數據存在一物多碼現象，導致存貨數據不準確，不能自動平衡庫存，而人工平衡庫存工作量很大，因此存貨不能很好地被利用。針對該問題，公司已經組織相關人員對MDM進行修正。存貨數據修正后，利用MRP功能可以很大程度上提高存貨控制水平。

4　結論與展望

存貨內部控制是企業內部控制的重要組成部分，直接關系到企業流動資金的占用水平和資產運作能力，對企業的生產和管理起著不可忽視的作用。企業應重視存貨內部控制中存在的問題，采取措施加強存貨的內部控制。結合華誼集團下屬B公司的存貨現狀，提出加強存貨內部控制的有效措施，即通過制訂規范的工作程序和控制重點來加強存貨的內部控制，在明確分工、落實責任的基礎上，從采購、驗收入庫、保管等環節入手，建立完善的內部控制體系，同時在具體執行中實施嚴格的控制和監督，確保內控體系得到有效執行，只有這樣才能真正建立科學、合理的存貨內部控制體系，堵塞管理漏洞，實現存貨管理精細化。

[1]李繼梅.如何實現企業存貨有效管理[J].商場現代化, 2010(26):23-24.

[2]趙團結.ERP環境下存貨的內部控制要點[J].國際商務財會.2011(2):71-73.

Study on Inventory Control of A Chemical Company

Qi Shuxia

Combined with the status of inventory management of Company B,a subsidiary of Huayi Group,the paper systematically analyzes the internal control defects of inventories,puts forward specific improvements,and researches on how to build a scientific and rational internal control system for inventories.

Internal control;Inventory;Company B

F 27

齊淑霞女1980年生本科會計碩士在讀工程師目前主要負責集中采購工作

2015年6月