黨校檔案信息化管理的相關問題探討

李媛媛

中共黑河市愛輝區委黨校 黑龍江黑河 164300

黨校檔案信息化管理的相關問題探討

李媛媛

中共黑河市愛輝區委黨校 黑龍江黑河 164300

隨著信息時代的來臨，在黨校檔案管理中實行信息化建設勢在必行，檔案信息化管理對于黨校各項工作的開展具有重要的意義，可以有效的提高工作效率。黨校檔案信息化管理是網絡技術發展到一定階段的必然產物，是檔案管理工作的主要發展趨勢，所以需要及時創新黨校檔案管理方式，提高檔案管理工作效率。文章對于黨校檔案信息化管理的相關問題進行了分析，對于提高黨校檔案管理工作水平具有重要的意義。

加強；基層黨校；檔案；信息化；管理

黨校檔案是在黨校開展日常教學以及各項工作中總結出來的寶貴的資料，所以加強檔案管理工作尤為重要。檔案管理的一系列工作比較繁瑣，每個環節都需要嚴格把控，確保檔案信息資料的準確性和全面性。檔案信息化管理能夠充分的利用計算機網絡的優勢，從檔案的記錄到整理整個過程都非常的便捷高效。信息化管理模式不僅提高了工作效率，同時為檔案信息的開發利用提供了有利的平臺。現階段，黨校檔案信息化管理還沒有全面普及，所以管理體系還不夠完善，需要不斷的改進，為黨校各項工作的開展創造有利的條件。

一、當前黨校檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）檔案信息材料收集管理工作不完善

檔案資料的收集是開展檔案管理信息化建設的重要環節，只有完整而準確的信息資料，才能夠為后續工作的開展提供先決條件。而在實際開展工作的過程中，由于檔案信息化建設各項體系還不夠健全，所以在資料的收集以及整理方面還不夠完善，對于信息資料的收集錄入還不夠熟練，所以導致信息資料的缺失，不利于后續工作的順利開展。

（二）管理手段落后

合理的管理方式是開展檔案信息化建設的重要基礎，能夠確保檔案信息化建設的順利開展。但是部分單位的管理手段落后，無法適應時代的發展需求，由于檔案的保管條件不符合規定，所以以前的大部分紙質檔案保存不完整，嚴重影響到信息錄入的質量和效率。在檔案管理工作中對于檔案的分類整理不明確，所以在信息錄入時，容易出現漏錄，影響到信息化建設的進程。

（三）檔案信息化管理制度不夠完善

完善的檔案管理體系是開展檔案信息化建設的重要依據，為整個流程的順利進行創造有利的條件。但是由于部分單位開展檔案信息化建設的起步較晚，經驗不夠豐富，所以相關的體系建設不夠完善，在規章制度的制定上還存在漏洞。由于管理體系不夠健全，所以從檔案信息資料的收集、分類、匯總、錄入到后期的整理，都存在一定的缺陷，加之監督管理機制的缺失，導致信息化建設進程緩慢。

（四）檔案管理人員信息化意識比較薄弱

檔案管理工作的開展依賴于檔案管理人員的專業知識以及工作態度，在開展檔案管理信息化建設的過程中，由于檔案管理人員缺乏信息化建設的意識，沒有認識到信息化建設的重要性，所以工作態度比較散漫，對于信息資料的整理不夠認真，導致信息資料不夠完整。此外，由于部分管理人員缺乏信息化方面的專業知識，對于信息化工作流程不夠熟練，所以影響到檔案管理信息化建設的步伐。

二、加強基層黨校檔案信息化管理的若干對策

（一）完善檔案資料的收集管理方式

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應信息化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案如教學、科研等進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為黨校教學、科研等等發展提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能真正成為未來信息社會基層黨校發展的寶貴戰略資源。

（二）建立有效的檔案管理信息系統是關鍵

要實現檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統。為此，要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到：一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化具有公開化的屬性，所以要做好網絡環境下病毒的入侵等防范技術，確保電子檔案的安全性。二是電子檔案的真實性問題。從檔案信息的收集整理到錄入都需要嚴格把關，確保信息的真實性、準確性和全面性。三是電子檔案的法律效力問題，一定要明確檔案的所有權，并且對于信息的公開要嚴格執行等級機密制度。

（三）提高檔案管理人員的素質是基礎

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，同時加強檔案專業知識的學習。現代科學成果在檔案管理中的大量運用迫使檔案工作人員要學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識。從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

（四）加強重視程度，加大經費投入是保障

處于信息化時代，黨校作為我黨干部教育培訓輪訓的主陣地，理應加快檔案信息化建設的步伐，建立健全與之相適應的現代化檔案管理基礎設施。所以，黨校領導要加大對檔案管理的基礎設施投入，配備計算機等現代化設備，對傳統的以紙質形式存在的檔案進行掃描、錄入等形式進行數字化處理，從而為管理、教學、科研服務，真正實現檔案信息化管理。

三、結束語

在新的歷史條件下，黨校檔案管理工作應該與時俱進，為了提高工作效率，應該創新管理模式，充分利用計算機網絡技術，實行檔案信息化管理。檔案信息化管理能夠有效的提高工作效率，通過網絡技術，創建檔案信息共享平臺，加速檔案信息的流通和傳遞，為進一步加強檔案信息的開發利用創造有利的基礎。為了完善黨校檔案信息化管理模式，應該建立完善的管理體系，健全各項規章管理制度，創新管理方式和管理理念，培養高素質的檔案管理人員，加大經費的投入力度，從而為檔案信息化管理奠定堅實的基礎。

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