淺談紙質檔案保管的方法

袁曉坤

黑龍江省重競技運動管理中心 黑龍江哈爾濱 150040

淺談紙質檔案保管的方法

袁曉坤

黑龍江省重競技運動管理中心 黑龍江哈爾濱 150040

文章首先分析了影響紙質檔案保管的因素，總結為紙張與字跡成分容易氧化、光照影響、檔案室中空氣環境不達標等方面。其次重點介紹了解決此類問題的有效措施，對具體的保管方法進行總結，采用科學的方法對紙質方案進行管理，可以提升檔案的安全性。

紙質檔案；檔案管理；檔案使用

一、影響紙質檔案保管質量的因素

檔案管理需要對紙質資料進行整理，存放在制定的檔案室內，按照檔案的科目來進行。統一管理能夠避免檔案丟失的問題發生，使用階段也更安全便捷。但在紙質檔案管理過程中，也存在一些風險隱患。由于是原始資料，一旦損壞很難重新搜集整理，下面將對影響檔案管理安全的因素進行總結。

1、紙張和字跡的成分

檔案自身材料質量得不到保障。紙張是由木漿制作而成的，長時間保管顏色會出現變化，原因在于紙張中含有的成分發生氧化反應，顏色變化會影響到閱讀內容。因此保存年限久遠的紙質檔案，字跡會逐漸的模糊，最終影響到閱讀，對使用造成影響。檔案中的大部分信息都是打印而成的，油墨的成分也不能完全抗氧化，長時間保存性質也會發生變化，如果紙張的厚度較大，使用期間不容易損壞。但在檔案中，含有大量的復寫紙，不但容易破損，并且字跡也會逐漸模糊。

2、光照

檔案室內要保持通風，滿足這一性質光照自然也避免不了。紙質檔案長時間受到陽光的照射，表面字跡會逐漸模糊。在光照環境下，紙張的氧化程度也會逐漸增大。保存一段時間后觀察陽光照射一端的檔案，質量會有明顯下降。

3、庫房的溫度濕度

檔案存放期間室內的溫度也是影響安全性的主要因素之一。如果室內的溫度過高，檔案內部記錄信息的紙張會變得脆弱，在使用檔案時需要對紙張進行翻閱，一旦損壞很難復原。在潮濕的環境下，檔案受潮很容易發霉變質，出現明顯的粘連現象。紙張也容易遭受到蟲蛀。檔案信息中手寫記錄的文字在潮濕環境下字跡會逐漸褪去，影響后期的使用查看。

4、環境中的有害氣體和灰塵

檔案資料存放的環境中，空氣潔凈度達不到標準，造成嚴重的安全隱患。潮濕的空氣中含有大量的懸浮顆粒物質，并且水分含量也嚴重的超出了安全標準。短時間內這種隱藏的風險并不能展現。檔案室室內環境問題，在使用期間常常會出現，常規的干燥方法很難徹底解決。原因在于檔案自身也會產生一些有害灰塵物質。在灰塵的影響下檔案發霉幾率會有明顯增大。影響紙質檔案材料耐久性的有害成分主要是酸性有害氣體和氧化性有害氣體。酸性有害氣體被紙張吸附后，進而使檔案紙張材料的酸度增加，而酸是促使紙張中纖維素水解的催化劑，其含量增加會使檔案紙張材料強度下降，耐久性降低。氧化性有害氣體所產生的初生態氧和臭氧都具有氧化性，會使檔案紙張材料中的纖維素被氧化而使紙張強度降低，進而降低其耐久性，一些字跡材料中的色素也會因氧化而發生褪色。

5、人為損壞

對檔案的保護需要各職能部門的密切配合，特別是在整理和利用的環節，操作的不當很可能對檔案原件造成重大毀壞。紙質檔案從在檔案室的保管開始，到歸檔、整理直至鑒定的過程，是檔案的最原始面貌得以展現的過程，也是檔案原貌最易受損的階段。這個時期許多不規范操作和人為損壞給檔案原件造成致命性損傷，無形中增大了日后檔案保護工作的負擔[3]。因此，需要加強檔案工作人員的保護意識，以減少對檔案文獻的人為損壞。

二、紙質檔案保護的策略及方法

1、加大對紙質檔案保護的宣傳力度

加強管理人員對檔案的保護意識，要使他們意識到紙質檔案的“前端保護”工作的重要性，在紙質文件歸檔保管之初就必須積極介入，從源頭開始有效確保檔案全程的安全。尤其是在檔案整理和利用的環節，操作的不當很可能對紙質檔案原件造成重大損壞，因此每個檔案工作人員必須從自己做起，樹立起良好的檔案保護意識。對檔案的保護不單單是檔案工作人員的責任，還需要全社會的共同參與，對檔案利用者也需要進行檔案保護教育，以降低用戶對檔案損壞的可能性。

2、堅持“有效保護，合理利用”的原則

在檔案的保存與利用上，必須意識到沒有保存就沒有利用，拒絕利用就失去了檔案保存的價值。因而“有效保護，合理利用”是檔案保護的基本原則，對紙質檔案尤其如此。我們應當處理好檔案保存與利用的關系，在檔案利用中應當處理好長遠利益與眼前利益的關系，不能只顧眼前利益濫用檔案，致使檔案載體過早劣化。如對于重要的檔案或珍稀檔案應以保護為主，搶救第一；對于傳世的珍貴檔案，原則上以藏為主，限制其原件的使用。

3、以防為主，防治結合

以防為主，防治結合的指導思想是紙質檔案保護工作的基本策略，要從基礎設施、保管環境以及保管方法三方面做好預防工作。①良好的基礎設施.檔案庫房的建筑設計要從保護檔案的角度考慮，不僅要重視庫房的避光、防潮、防塵及通風等問題，還要注重內部裝修、設備的環保性，以減少有毒氣體對檔案的侵蝕。②最佳的保管環境。合理控制庫房溫濕度，庫房溫度變化范圍在14℃-24℃之間，相對濕度在RH45%-50%之間，必要時可采用空調機、除濕機等設備保持庫房內適宜的溫濕度，以延長檔案紙張和字跡的壽命；應采取防光措施，避免陽光直接照射，以降低光對紙質檔案的影響；搞好庫房內的環境衛生，以減少空氣污染物以及霉菌等微生物、害蟲等對檔案文獻的危害。③恰當的保管方法。根據紙質檔案的性能特點有針對性地進行保管，如對酸性較強的紙張，應密封保管，對圖紙等紙張材料特殊且易磨損破碎的檔案，應折疊或攤平開放保管。

4、做好紙質檔案的數字化管理工作

對紙質檔案進行數字化管理，是檔案信息化建設的重要內容。所謂紙質檔案數字化，就是利用數據庫、數據壓縮、高速掃描儀等技術手段將紙質文件系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化網絡建成后，利用者可通過網絡訪問檔案信息庫的資源，除非情況特殊，否則不需要原件，這樣不僅可提高檔案的利用率，而且可以避免原載體檔案因頻繁使用帶來的損害，從一定程度上延長了紙質檔案的使用壽命。但要注意的一點是，對于數字化后的紙質檔案原件的處置要慎之又慎，不能隨意銷毀，尤其是那些具有內在價值(指文件固有的文化或藝術價值)的紙質檔案，必須保存原件。

5、加強檔案保護技術的研究和創新

在新時期會出現很多新的情況，比如新的電腦打印機文件，其字跡材料的耐久性如何，又比如每年都會發現檔案害蟲的新品種等等，這些新情況、新問題要求我們在沿用傳統的檔案保護技術方法的同時，更要注重推陳出新，進一步完善紙質檔案的保護技術和方法。

小結：納米技術是近年來被應用于檔案保護的一種新技術，納米技術可以改進紙張和檔案字跡的耐久性，可以改進檔案庫房的空氣質量和防治有害微生物，甚至可用于對檔案的修復工作。

[1]仝艷鋒，羅茂斌.紙質檔案修復中的負面損害及防治對策研究[J].檔案學通訊，2012(07).